A leggyakoribb hibák egy új projekt indításakor

Miért becsülik alá a projektmenedzserek és a csapatok a projekt kezdeti szakaszát?

Nem arról van szó, hogy a projektmenedzserek lusták vagy következetlenek lennének (igen, ez is megtörténhet, de úgy gondoljuk, az Ön célja, hogy a legjobbak között legyen). A helyzet az, hogy a legtöbb projektmenedzser átél legalább egy „egyik projektről a másikra ugrás” helyzetet. Ha nem volt ideje bezárni a „mentális kaput” az éppen leadott projekt mögött, MIKÖZBEN már nyomás alatt áll, hogy elkezdje az újat, nagy valószínűséggel kudarcot fog vallani – vagy legalábbis hibákat és rossz döntéseket hoz majd. Ezért mielőtt elkezdené új, nagy projektjét, kérjen egy kis időt a felkészülésre, majd haladjon lépésről lépésre tanácsaink szerint.

“Jobb, ha egy-két napot hagy, mielőtt belekezdene
egy új projektbe – így a gyakorlatban és
mentálisan is magáévá teheti azt.“

A kezdés előtt

Van némi munka, amit el kell végezni, mielőtt egy új projekt kezdetét közölné csapatával. Először is beszéljen ügyfelével és az érdekelt felekkel az alább említett témákról! Készítsen egy új gondolattérképet, amelyben minden információt, jegyzetet és ötletet logikus szerkezetben írhat le, így minden egy helyen lesz, ami elengedhetetlen a későbbi értékelésükhöz.

• Mi történik, ha ez a projekt soha nem valósul meg?
  
  Persze, kérdezhetné udvariasabban is: „Mi a projekt célja?”, de többre van szüksége – az ügyfélnek jobban át kell gondolnia a projekt valódi hatását és célját. Ezért sokkal jobb kérdés: „Hogyan segíti elő ez a projekt stratégiája sikerességét?”. Meglepődne, hogy az ehhez hasonló kérdések végül milyen gyakran változtatják meg magát a leírást!

• Igaz történet: Egy tejtermékeket gyártó cég felvette a kapcsolatot egy reklámügynökséggel, hogy dolgozzon ki egy új reklámkampányt az eladások fellendítése érdekében. Az ügynökségtől kapott mélyebb kérdések sorozata és több egyeztetés után a kérelem megközelítése teljesen megváltozott. A probléma nem a reklám hiánya volt, hanem egyszerűen a túl nagy joghurtos poharak – túl nagyok voltak az adagok a gyerekeknek, így soha nem ették meg az összes joghurtot, ami aztán elégedetlenné tette a szülőket, mert ki kellett dobniuk a maradékot. Az első feladat tehát az volt, hogy a termékek csomagolását az aktuális méretről kisebbre kellett cserélni. Miután az ügyfél beleegyezett ebbe a változtatásba, eljött az ideje egy reklámkampány létrehozásának, amely a termék praktikusabb méretét kommunikálja.

• Mennyi pénz áll rendelkezésre a projekthez?
  
  Ez megint nem csak magáról az összegről szól. Próbáljon utánajárni, hogy van-e tartalék erőforrás (ha valamilyen speciális megoldást találna ki), vagy fix költségvetéssel kell dolgoznia. Ne féljen beszélni olyan témákról is, mint a számlák esedékessége, a fizetés módja, a többletértékesítésből származó részesedés stb. Értékelni fogja a válaszokat, ha az érintettek megkérdezik Önt az új projekt Költséglebontási Struktúrájáról és pénzforgalmáról.

• Mikor kell leszállítani a projektet?
  
  Próbálja rávenni ügyfelét, hogy lehetőleg minél pontosabb legyen. Az „októberben” nem jó válasz. Mivel nagy valószínűséggel több projekt is fut cégénél (és a csapattagok egy része akár többen is dolgozik), az időzítést nem csak az ügyfele kívánságaihoz kell igazítania, hanem cége aktuális projektportfóliójához is.

• Határozza meg a kommunikáció módját
  
  Kímélje meg magát sok stressztől, és mind saját, mind ügyfele oldalán határozza meg azokat a személyeket vagy csapatokat, akik kommunikálnak a projekt előrehaladásáról. Így összegyűjtött és strukturált visszajelzéseket kap ahelyett, hogy rengeteg kaotikus e-mailt kapna különböző személyektől. Egyezzen meg a lehető legkevesebb kommunikációs csatorna használatában! A projektmenedzsment-szoftver kiválasztásakor figyeljen arra, hogy zökkenőmentesen működő alkalmazás legyen, okos e-mail értesítésekkel.
  
  TIPP: Sok projektnél (különösen a digitális és szoftverfejlesztési projekteknél) ajánlott agilisan dolgozni, ebben az esetben használja a Scrum vagy a Kanban táblát! Ezt akár be is mutathatja ügyfelének, és elmagyarázhatja a sprintek elvét.

Eredmény? A kezdés előtti megbeszélést követően készen áll arra, hogy meghatározza saját vasháromszögét, amely a költségvetésből, a terjedelemből és az időkorlátokból áll. Remek, igaz?

“Egy új projektet mindig kétszer kezdjen el: egyszer
a PM és az ügyfél szintjén, majd a csapatával is!“

Hogyan kezdje el a projektet csapatával?

Most, hogy ismeri ügyfele válaszait, elkezdhet dolgozni a projekten. Ne stresszeljen rá, dolgozzon szervezetten, és vonja be csapatát!

1. Építse fel csapatát
   
   Ahhoz, hogy egy álomcsapatot építsen fel projektjéhez, először ellenőriznie kell erőforrásait. Tekintse át a késésben lévő feladatokat és az időfoglalási problémákat ¬– vegye figyelembe a csapattagok szabadságát és tényleges munkaterhelését is! Ha egy speciális szerepet kell betölteni, ne habozzon felvenni egy szakembert a cégen kívülről!
   
   Eredmény: Egy teljes körű csapat az idő- és munkaterhelés alapján, ami a PM-eszközben van rögzítve.
   
   
   
2. Szervezze meg a projektindító értekezletet
   
   Hívjon meg mindenkit, aki dolgozni fog a projekten! Mutasson be mindent, amit megtudott az ügyfélről, és engedje kérdezni a csapattagokat! Ne legyen csalódott, ha nem tud válaszolni néhány kérdésre, annak ellenére, hogy alaposan felkészült a projektindítóra – éppen ellenkezőleg: örüljön, ha felfedez egy aknát, mielőtt beleesne!
   
   TIPP: A projekttől és az ügyféllel való kapcsolatától függően fontolóra veheti, hogy meghívja-e ügyfelét a projektindító értekezletre.
   
   Eredmény: Egyeztessen az ügyféllel, vagy folytassa a Munkalebontási Struktúrával.
   
   
   
3. Az ötletek áttekintése
   
   Ha rendszeresen olvassa blogunkat, bizonyára észrevette, hogy gyakran felhívjuk olvasóink figyelmét a gondolattérképre. A gondolattérkép-eszköz segítségével kihasználja annak előnyét, hogy az egész csapat egy szobában (vagy egy hívásban) van. Írjon le mindent, aminek segítségével lehetséges az egész projekt megvalósítása, így létrehoz egy listát az összes ötletből, amiket később rangsorolhat, és néhányból feladatot készíthet.
   
   Eredmény: Az összes lehetséges feladat vizuális listája, amit a projekten dolgozó összes csapattag hozott létre.
   
   
   
4. Rendszerezze a feladatokat Gantt-diagramon!
   
   Ha már tudja, milyen feladatokat kell végrehajtani, időkeretben rendszerezheti azokat. Ennek legegyszerűbb módja a fogd és vidd Easy Gantt használata. Adjon hozzá mérföldköveket, részfeladatokat, és kapcsolatokat a feladatok között. Ha elkészült, megoszthatja csapatával, így minden tag láthatja, munkájuk hogyan függ egymástól, és kapcsolódik össze.
   
   Eredmény: A feladatok vizuális szervezése az időkeretben.

“Ha ismétlődő típusú projektje van, a projektsablonok
használatával időt takaríthat meg.“

Összegzés

A projekt kezdete határozza meg annak teljes előrehaladását és a végső átadást. Egy új projekt elején előforduló legtöbb hiba elkerülése érdekében használjon olyan eszközöket, amelyek megkönnyítik a csapat kezdését, de legfőképpen szánjon időt az ügyfelére, és gyűjtsön mély és részletes információkat a projekt céljáról és az elvárásokról!