Miért fontos a jó projektmenedzser?

Sok vállalaton belül – sajnos – ez a PM munkájának a megítélése. De mi az igazság? Egy tehetséges projektvezető tudja, hogy a háttérben kell dolgoznia, hogy a szükséges dolgokra való rávilágítással időt és pénzt spóroljon Önnek, és optimalizálja a csapattagok teljesítményét. Bár mindez evidensnek tűnhet, sok cég mégis elköveti azt a hibát, hogy nem fektet be a „PM részlegébe”. Miért is van szükség egy ügyes PM-re a csapatban?

Mert a csapattagoknak szükségük van az iránymutatásra

Nyilván tehetséges szakértők vannak a csapatában – legyenek akár szoftverfejlesztők, építészek vagy kreatívosok. Ahhoz, hogy a lehető legjobb eredményeket érjék el, világosan meg kell érteniük a felelősségeiket, tökéletesen megszervezett munkabeosztással kell rendelkezniük, és lelkesedniük kell a csapat közös céljáért. A projektmenedzser feladata elvezetni őket idáig. Ha ez nem sikerül, akkor könnyen megeshet, hogy bekövetkezik az alábbi forgatókönyvek egyike:

• Lesz egy csapatnyi frusztrált tehetsége, akiknek elegük van a projektből – és sajnos nagy valószínűséggel Önből is. Ezek után a későbbi projekteknél nagyon nehéz lesz felépíteni a bizalmat és a tiszteletet ugyanabban, vagy egy másik csapatban.

• A másik lehetőség, hogy mindenki teszi, amihez kedve van, és fellép a „nem tudja a jobb kéz, mit csinál a bal” helyzet. Mivel azonban a csapat egy test, a létrejövő koreográfia elég kontrollálatlan lesz. Talán tényleg kapni fog egy jó ötletet a csapat kreatívosától, de ha a kivitelezéséhez szükséges költségek és idő háromszor több, mint amennyiben megállapodtak az ügyféllel, egy ponton össze fog omlani az egész.

Így hát egy kompetens vezető minden projekt agya, aki már az elejétől fogva kézben tartja a dolgokat: egészen az erőforrások kiosztásától és az első elmetérkép létrehozásától a projekt legeslegvégéig. Egy ilyen projektmenedzsernek köszönhetően büszkén nyújthatja át nagyrabecsült ügyfelének a projekt utolsó hiányzó darabját.

„A jó projektmenedzser a különféle tehetségeket
hibátlan szervezéssel és hatékony motiválássál
vezeti a közös cél felé.”

Mert valakinek rendet kell tennie a káoszban

A projektek kaotikusak, de ez rendben van. Az viszont már nincs rendben, ha a kaotikusból átmegy zűrzavarosba. Ez az, ami elválasztja az átlagos PM-et a jó PM-től. A jó projektmenedzser idő és erőforrások vonatkozásában látja a munkatervet (Gantt-diagram alkalmazásával), és mindig szemmel tartja a megvalósult és a tervezett költségvetés állását (a Projektköltségvetések eszközzel), illetve – főleg nagy, sok embert magába foglaló projekteknél – figyeli a kockázatokat. Mielőtt biztosítaná az érintetteket arról, hogy minden rendben van, egy igazán jó projektmenedzser megismerteti Önnel az adatalapú információkat, melyeket fel fog használni.

„Nem azzal irányítja a káoszt, ha lehalkul,
hanem azzal, ha rendelkezik egy kivitelezhető tervvel, amiben
a csapattagok és az érintettek egyaránt hisznek.”

Mert Önnek kell irányítania a PM-eszközt – nem fordítva

Hányszor tette fel magának a kérdést: Jó az a PM-eszköz, amit használunk? Az átlagos projektmenedzser kényelmesebbnek és takarékosabbnak gondolja a „jó öreg szoftvernél” maradni, ugyanazokat a hibákat elkövetve. Néhányan hozzáadnak kettő-három (bármennyi) plusz eszközt, de ez általában csak arra jó, hogy elterelje a csapattagok figyelmét, és idegesítse őket. Ha azonban van egy nagyszerű projektmenedzsere, ő minden bizonnyal egy olyan eszközt fog javasolni, amiben minden funkció megtalálható, és amit a vállalata méretéhez és szükségleteihez igazíthat. A más szoftverre váltás durvának hangozhat, valójában azonban csak a minőségi támogatáson múlik.

„Ha a PM kitalálta, hogy váltsanak
egy teljes körű PM-szoftverre, biztos lehet benne,
hogy egy elszánt partner került a csapatba.”

Mert a puha készségek csupán a siker egyik fele

A neten sok mindent írnak a puha készségek fontosságáról az emberek és a projektek kezelésekor. És ezzel mi egyet is értünk: a PM-nak valóban jó diplomatának, kommunikátornak, és empatikus személynek kell lennie. Van azonban még egy, megkerülhetetlen tulajdonság. A puha készségek mellett ugyanis nagyon fontos, hogy kitűnően tudja kezelni a PM-eszközben található funkciókat. Egy hatékony, agilis PM-nek pl. képben kell lennie az alábbi kérdésekben:

• A Scrum vagy a Kanban illik jobban a csapathoz?

• Mik a digitális projektek kezeléséhez szükséges funkciók?

• Hogyan igazítsa saját igényeihez a PM-szoftvert?

• Hogyan kezeljen és lásson át egyszerre több projektet a csapaton/vállalaton belül?

• Hogyan dolgozzon bárhonnan, csupán néhány érintéssel az okostelefonján?

• Hogyan hozzon létre munkaterveket a Gantt-diagram segítségével?

„Sokaknak még mindig nehézséget okoz elsajátítani
a bizonyítottan hatékony funkciók használatát
a projektmenedzsment-eszközön belül.”

Konklúzió

Fektessen be projektmenedzsereibe (és fejlődésükbe). Miért? Ha segít egy PM-nek, hogy a maximumot hozza ki magából, új ötletekkel fogja meghálálni a törődést. Segít, hogyan egyszerűsítse a munkafolyamatait, tartsa fent a munkamorált, és tegyen meg mindent annak érdekében, hogy a lehető legjobb eredményeket szállítsa le ügyfeleinek. Így hát ne hezitáljon, nyújtson teljes körű projektmenedzsment-eszközt tehetséges dolgozóinak ahelyett, hogy több alkalmazás és eszköz használatára kényszerítené őket.