Kiváló minőségű projekt ütemterv készítése az Easy Project segítségével
A sikeres projekt mindig egy hatékony tervvel indul. Az egyik alkotóelem, amelynek elsőnek kell lennie ebben a tervben, az ütemezés. Projektmenedzserként kísértésbe eshet, hogy csak gyorsan kezdje el a munkát és majd menet közben kitalálja az ütemtervet.
Ez a megközelítés veszélyesen kiszolgáltatottá teheti Önt, és egy idő után alig vagy egyáltalán nem tudja majd, hogy a projekt időben van vagy késik. Az ütemezés a projekt természetétől függ. Ez a feladatok egyszerű kronológiájától az egymással összefüggő tevékenységek kusza hálójáig terjedhet.
Projektjétől függetlenül megbízható ütemtervet dolgozhat ki néhány konkrét lépés betartásával és a megfelelő eszközök használatával. Az Easy Project segítségével online ütemezheti projektjeit, feladatlistákat hozhat létre és erőforrásokat kezelhet, mindezt egyetlen platformon.
Az alábbiakban lépésről lépésre bemutatjuk, hogyan készíthet hatékony projektütemezést az Easy Projecttel.
1. Bontsa le projektjeit a legfontosabb feladatokra!
Minden projekt végrehajtásának első lépése annak kitalálása, hogy mit kell tennie. Nyilvánvalóan hangzik, de nem meglepő módon a legtöbb ember itt elfelejt néhány alapvető dolgot. Miután elkészült a projekt ütemterve, ritkán emlékeznek arra, hogy visszamenjenek és hozzáadják a kihagyott tevékenységeket.
Az átfogó feladatlista elkészítésének legjobb módja az egész csapat bevonása. Kezdje azokkal, amikről tudja, hogy szerepelniük kell az ütemtervben, és kérje meg a csapat többi tagját, hogy tegyenek hozzá, amit gondolnak. Szakértői tudásuk biztosítja, hogy a projekt minden eleme meg legyen tervezve.
Az együttműködés kétségkívül hatalmas csapást szenvedett el a jelenleg zajló koronavírus járványban. Ennek ellenére, csak néhány rövid virtuális megbeszélésre van szükség, hogy megbeszélje csapatával az ütemezést.
A projekt önálló feladatokra bontása közben ügyeljen arra, hogy ne tévessze szem elől a teljes terjedelmet és a célt. Az Easy Project segítségével dinamikus ellenőrzőlistákat hozhat létre, és kiküszöbölheti egy lépés elmaradásának valószínűségét. Az új módosításokat el is mentheti, hogy csapata világos képet kapjon arról, mi kerül bele az ütemtervbe és mi kerül ki onnan.
2. Szervezze meg a feladatokat!
Miután kiválasztotta a szükséges feladatokat, a következő lépés a sorrend kialakítása ezekre a tevékenységekre. Végül is nem ütemezhet mindent úgy, hogy egyszerre kezdődjön, hacsak nem rendelkezik nevetségesen sok erőforrással.
A Gantt diagramok már egy ideje népszerűek, és hatékonyságuk páratlan a feladatok szervezésében. A Gantt vizuálisan reprezentálja a projekt ütemezését, és nem csak a feladatokat mutatja be, hanem a közöttük lévő kapcsolatokat is.
Az Easy Project Gantt diagramja megrajzolja a kapcsolatokat az Ön számára, így jobban láthatja a függőségeket - különösen azokat, amelyek külső csapatokhoz kapcsolódnak.
3. Állítson fel mérföldköveket!
A projekt mérföldkövei a projekt életciklusának adott pontjai, melyek egy jelentős feladat teljesítését jelzik az ütemtervben. Ez lehet egy fejlesztési fázis vége, a terméképítés kezdete vagy egy új gyártóüzem megnyitása. /p>
A mérföldköveket megfelelő helyeken kell elhelyezni, és össze is kell kapcsolni őket a vonatkozó feladatokkal. Ugyanilyen fontos, hogy a mérföldkövek ideális esetben rendszeresen felbukkannak az ütemtervében, így Ön meg tudja ítélni, hogy továbbra is jó úton halad-e a feladat elvégzése felé.
4. Állítsa be az időskálát!
Miután kiválasztotta és megszervezte feladatait, és meghatározta a mérföldköveket, a következő lépés néhány dátum hozzáadása.
Az Easy Project Ütemező eszközével zökkenőmentesen ütemezheti projektjét egy fogd és vidd naptár segítségével, amely megmutatja, hogy mi kezdődhet el még ma, és mi indulhat el csak később. Az időtartamot bármikor manuálisan is megváltoztathatja, hogy minden feladat a megfelelő ideig tartson.
5. Ossza ki az erőforrásokat!
Az ütemezés ebben a szakaszban elkészült, hatékony működéséhez azonban el kell gondolkodnia azokon az erőforrásokon, melyekre szüksége van az ütemezett feladatok elvárt végrehajtásához. Ellenkező esetben előfordulhat, hogy túlterhel vagy nem használ ki néhány erőforrást.
Menjen végig a feladatlistán, és allokáljon erőforrásokat a rendelkezésre állás és a kompetencia alapján! Az Easy Project az Erőforrás menedzsment megoldását kínálja, melyben a megfelelően kell szétosztania a feladatokat, és a megadott időn belül nyomon is kell követnie azokat. Akár az Erőforrás irányítópultot is felhasználhatja az erőforrás-felhasználási szintek vizuális áttekintéséhez.
6. Vizsgálja felül!
A fenti lépések kétségkívül bíztatók, első próbálkozásra azonban nem hozhatja létre a tökéletes ütemtervet. Az ütemterv a projekt fejlődésével változik, különösen, ha módosítja a projekt terjedelmét.
Ezért tartson legalább havonta egy formális felülvizsgálatot! Győződjön meg arról, hogy az érdekelt felek tisztában vannak az ütemterv bármilyen változásával, hogy annak megfelelően alakíthassák elvárásaikat.
Hozza létre ütemtervét az Easy Projectben ma!
A projektmenedzsment ütemezése kritikus dokumentáció a projekt tulajdonosának és a csapatnak. Felvázolja a legfontosabb tevékenységeket, valamint azt, hogyan és mikor kell elvégezni őket.
Reméljük, hogy a fenti lépések elősegítették a következő projekt szilárd ütemtervének kialakítását. Regisztráljon az Easy Projectre még ma, és alakítsa át projektmenedzsment tapasztalatait!
Ütemterv létrehozása néhány kattintással? Easy.
A leghatékonyabb projektmenedzsment eszközök egyetlen szoftverben.
