Kapacitás tervezés: a sikeres projektek titka

A menedzsere javasolt neki egy erőforrást, de sajnos a személy nem volt elérhető még 3 hónapig. Neki viszont most van szüksége segítségre.

A problémát megvitatták a következő menedzsment csapat megbeszélésen. Ekkor már egy hónap eltelt. A projektmenedzser átdolgozta az éjszakákat és a hétvégéket, hogy befejezze a munkát, mert fontos volt számára ez a projekt.

Létrehozott egy projekt tervet és egy erőforrás tervet, és vezetett munkaidő nyilvántartást, hogy indokolja miért töltött el ennyi órát ezen a projekten. Felvázolta, hogy mit kell az extra erőforrásnak csinálna.

Újra a menedzserétől kért segítséget. Aki azt mondta, hogy biztos benne, hogy egyedül is eltudja végezni a munkát.

Belefáradt az extra erőforrásért való könyörgésbe, egy olyan projekthez, ami állítólag fontos volt a szervezet számára. Többet nem kért segítséget. Még három hónap, és nevetségesen sok átdolgozott óra után megtudta, hogy a „3 hónap után elérhető” erőforrást, akit neki ígértek, kijelölték egy másik projekthez.

A stressz és a nyomás alá helyezett projekt menedzserek sokszor a frusztráció hatására feladják a munkát.

És ezért fontos a kapacitást tervezés.

Easy Project 2019

Mi a kapacitás tervezés?

A projekt terv és a munkaidőtervező rendszer ötvözete.

Egy rövid definíció szerint:

A kapacitás tervezés az erőforrás iránti szükséglet (projekt tervek) és az ellátás (személyek, akik az állományban vannak) közötti kapcsolat.

Persze ez kissé egyszerű megfogalmazás, de röviden a kapacitás tervezés a gyors és könnyű megállapítása, annak hogy kik állnak rendelkezésre az adott projekthez és kinek fogjuk kiadni az óraszámok tekintetében a feladatokat.

Emberek képességeinek és elérhetőségének méréséről van szó, és még más erőforrásról, mint a tárgyalók, eszközök, gépek, de leginkább az emberi erőforrás menedzsment et teszi átláthatóvá.

Miért nem elég a munkaidő nyilvántartás és a menetrend?

A munkaidő nyilvántartás egy múltbéli képet ad, hogy mi történt a projektedben, de nem segítenek abban, hogy még mi várható.

A projekt táblázatok megadják, hogy milyen feladatok jönnek még, de nem kapcsolódnak semmi olyanhoz, amik mérik az erőforrások elérhetőségét. Tapasztalatom szerint, még a projektmenedzsment szoftvereknek is van erőforrás csoport funkciója, mint a Microsoft Project, ám ezeket bonyolult elkészíteni és fenntartani.

Az egyik eszköz, mely segíti a projekt kapacitás tervezést az a Resource Managment, összeköti a tervet és az embereket, akik a terven dolgoznak.

Easy Project 2019 - Erőforrás irányítópult

A kapacitás tervezés fontossága

Ha még nem használja a kapacitás tervezést, itt van 5 indok, ami meggyőzheti Önt.

Első indok: maximálja a kihasználtságot

Több munkát végez el ugyanannyi emberrel, növeli az esélyét, hogy a munkát időben, sikeresen befejezze.

Működő stratégiára van szükség, amikor sok a kiemelt prioritás a munkában, és szükség van a munka megtervezésére, hogy maximáljuk a kihasználtságot.

Andy Jordan megosztott egy példát, hogy hogyan tud egy erőforrás menedzsment eszköz túljuttatni egy vállalatot az erőforrás problémáin. Jobban belenéztek az erőforrásokba, amik a projektekhez voltak elérhetőek, a vállalat 11 százalékkal növelte a projekt kézbesítési kapacitását.

Ez nem új erőforrások bevonásával volt lehetséges, egyszerűen jobban átlátható lett, hogy ki elérhető, és így maximálni lehetett a kihasználtságot.

Andy ezt írja:

Amikor erőforrás menedzsment re kerül sor, rengeteg szervezet a legkönnyeb utat választja, a leghatékonyabb helyett.

A kapacitás menedzsment eszközök betekintést adnak, hogy mely erőforrásaid elérhetőek. Segít, hogy kihozd a maximumot a rendelkezésre álló embereidből, ez kifejezetten fontos, ha órabérben dolgoznak.

Második indok: valós idejű informácíót kapsz

Elkerülheted a kellemetlenségeket, amikor olyan embereket osztasz be, akik egyáltalán nem elérhetőek számodra, ezzel növelheted az esélyt az időben szállításhoz.

Szeretem a valós idejű projekthez tartozó adatokat, mert túl sok időt töltöttem olyan rendszerekkel, amik olyan információt adnak, amik már elavultak amikor használnom kell őket.

Most kell tudnom, ha Claire péntekről kiírta magát, nem aznap reggel amikor megkapom az üzenetét.

Tudom, hogy ha szemetet raksz a rendszerbe, szemetet is fogsz kapni. Minden eszköz csak annyira lehet hatékony, mint az emberek, akik azt használják. Szóval a kapacitás tervező szoftver mellett szükséged lesz a munkamódszerek megváltozására, hogy rávedd az embereket, hogy pontosan mérjék az idejüket.

Easy Project 2019

Harmadik indok: jobban tervezel

Ha jobban tervezed az emberek elérhetőségét, nem lesznek olyanok, akik csak ülnek, és várnak a munkára. Hatékonyabban követheted az ütemterved és ezzel ismételten nagyobb esélyed van a munka határidőn belüli befejezéséhez.

A projektmenedzserek sok időt töltenek tervezéssel, ez a munkánk. Jók vagyunk a dolgok megoldásában, ha például valaki más projektje lesz prioritásban és elvesztünk egy kulcsfontosságú erőforrást.

Csapatvezető vagy vállalat tulajdonosként a jó tervezés az erőforrásaid pontos előrelátását jelenti. Ez azt jelenti, hogy nyugodtan eltudom mondani a csapatomnak, hogy lesz elég munkájuk a jövő évre is.

Ha tudod az igényeket akkor tudsz előre tervezni.

Negyedik indok: megtudod védeni a csapatod

A rendes kapacitás tervezés megvédi csapatod a kiégéstől, növeli a csapat morált, és növeli az esélyét annak, hogy időben átadjátok a projektet.

A projektmenedzser, akiről még az előbb beszéltem nem volt megvédve a menedzsere által. Túlságosan elfoglalt volt. Egy kapacitás tervező eszköz időben rávilágított volna erre a problémára.

A Resource Manager-el nem kell aggódnod az ütközésektől. Ha valakinek próbálsz további munkát adni, lehetőséged van a munkát a várólistájukhoz adni. Nekem személy szerint nem tetszik az ötlet, hogy várólisták vannak a munkáimon, de nagyon jó a koncepció, hogy az elérhetőségeket egyéni szinten be tudom állítani, így nem terhelek túl senkit.

Easy Project 2019 - Erőforrás irányítópult

Ötödik indok: a kapacitás tervezés segít az embereknek beosztani az idejüket

Legyen a célja, hogy tagnak lenni a csapatában stressz mentes legyen.

A rendezett személyek jobban kezelik a rájuk bízott munkákat, ezzel segítik a határidőn belüli kézbesítést.

Én sokkal produktívabb vagyok, ha pontosan tudom, hogy min kell dolgoznom. Már írtam arról, hogy színes papírcetlikkel jelölöm ki a legfőbb 3 prioritásom, ezzel felkészülve a következő hétre.

És ezzel nem vagyok egyedül. Az idő megtervezésével erőforrásaid látják legfontosabb teendőiket. Nem kell az e-mailjeidre várniuk és neked sem kell a véletlenre bíznod, hogy tudják-e mi a fontos a projekt érdekében.

A kapacitás tervezés megszünteti a stresszt, amikor erőforrásokat keresel a projektedhez, kiemeli a problémákat és megoldhatod azokat, ahelyett, hogy azon gondolkozol egyáltalán fel fog-e merülni az adott probléma.