Készítsen projekt kockázatkezelési tervet
Ismét visszatérünk egyik kedvenc témánkhoz, a kockázatkezeléshez. Ezúttal közelebbről áttekintjük a teljes kockázatkezelési folyamatot, beleértve annak alapvető elemeit.
A kockázatkezelés révén a projektmenedzserek nyomon követhetik az egyes projektekkel kapcsolatos veszélyeket. Ez az egyik legfontosabb projektmenedzsment tevékenység annak megakadályozására, hogy a fenyegetések problémákká váljanak, és így negatív hatással legyenek a projektre vagy az egész vállalat teljesítményére.
Néhány projektkockázat sohasem következik be, de mások - például a szabadságok - közismert módon befolyásolják a projektek minőségét. Mivel azonban a projektek mindegyikéhez számos kockázati tényező rendelhető, a megfelelő irányításukhoz szükséges egy terv elkészítése.
Mi a kockázatkezelési terv?
1. A kockázat azonosítása
A projekt elején gondosan át kell gondolni az összes olyan kockázatot, amely a projekthez kapcsolódik, vagy a projekt során felmerülhet. Vannak ismétlődő/rendszeres kockázatok, amik a vállalkozásra jellemzők, mások projektenként változnak. Ezért azt javasoljuk, hogy hozzon létre egy kockázat-archívumot, ahol az összes, valaha felmerült kockázatot nyilvántartja.
A kockázatok sikeres azonosításához figyelembe kell vennie a csapat és az ügyfél perspektíváját is. A kommunikáció és az olyan projektmenedzsment eszközök, például az Easy Project révén az egész csapattal megoszthatja a strukturált kockázatlistát.
2. Hatás és valószínűség értékelése
Egy részletes kockázatelemzési szakasz következik, mely a projekt során esetlegesen bekövetkező kockázatok által okozott hatások kvalitatív és kvantitatív tényezőire összpontosít, és meghatározza ezek előfordulásának valószínűségét is.
Itt is jó ötlet olyan eszközöket használni, mint például a megosztott táblázatok, ahol minden érintett fél részt vehet az egyedi kockázatok nyomon követésében, beleértve a valószínűségüket és hatásaikat is.
3. A reakciók előkészítése
A harmadik szakasz szimbolikusan három alapvető lépést tartalmaz: a kockázatok kiküszöbölését (a kockázat leghatékonyabb elhárítása a proaktív kiküszöbölés), a kockázat valószínűségének csökkentésé, illetve a kockázat lehetséges hatásainak csökkentését. Ezeknek a lépéseknek plusz időre és egyeztetésekre van szükségük - legalábbis az olyan közismert módon visszatérő kockázatok esetében, mint például a kapacitáshiány -, de segítségükkel a későbbi problémák elkerülhetők.
4. A felelős személy kijelölése
A veszélyek kezelésének leghatékonyabb módja az egyéni kockázatokkal kapcsolatos felelősség egyértelmű meghatározása. Világosan meg kell határozni, kik felelősek a harmadik fázis kockázataiért, és nekik megfelelően kell reagálniuk. Ezeknek a "kockázattulajdonosoknak" ismerniük kell a szerepüket, valamint a csapat többi részét és szerepüket.
5. Az aknák észlelése
Bizonyos kockázatokat nem lehet kiküszöbölni, de már egyszerűen a kiváltó okok megismerésével is elkerülheti, hogy ezek a fenyegetések valódi problémákká váljanak. Ezért ha lehetséges, térképezze fel a kockázatok ezen aspektusait, számszerűsítse őket vagy keressen más mutatókat, és kísérje figyelemmel változásukat a projekt során.
6. Biztonsági terv
Az egyedi kockázatok, valamint azok hatása és valószínűsége a projekt során változni fog. A kockázat-előrejelzés folyamat részeként tervezzen meg alternatív irányokat, lehetőségeket az útközben felmerülő kockázatok esetére a projektmenedzsment eszközökkel.
7. A kockázati határértékek figyelemmel kísérése
Egyes projektek alapvető, egzisztenciális kockázatokat hordoznak. Ha ezek bekövetkeznek az a projekt végét is jelentheti. Ezekhez és a hasonlóan súlyos kockázatokhoz a többi érdekelt féllel együtt egyértelmű határértéket kell meghatározni, melynek túllépése esetén a projekt megszakítására vagy alapvető átalakítására van szükség.
A kockázatkezelés proaktív és reaktív tevékenységet is jelent. Ennek a tervnek és a kockázatelemzésnek köszönhetően előre jelezhetjük a potenciális veszélyeket, illetve reagálhatunk a projekt során felmerülő veszélyekre.
