Mi a Munkalebontási struktúra (WBS) és hogyan készítsük elő a projektet
A Work Breakdown Structure (WBS) ismert és bevált eszköz a komplex projektek kezelésére. Nézzük meg fő előnyeit és szempontjait. Létrehozásakor gyakran úgy néz ki, mint egy fa diagram, amely a teljes projektet kisebb részekre osztva ábrázolja, azokat könnyebben áttekinthetővé és kezelhetővé téve.
A Munkalebontási struktúra (WBS) segít a csapatmunka megfelelő tervezésében, a szükséges döntések meghozatalában és a különböző forgatókönyvek elkészítésében.
Kinek segít a WBS?
La A WBS célja az egyébként összetett projektek könnyű kezelése, ami elősegíti az egyes részek átláthatóságát, így a csapat hatékonyan tud egyidejűleg a projekt több részén dolgozni, meggyorsítva a feladatok leadását.
A kreatív csapatok arra is használhatják a WBS-t, hogy a tervezők, művészek számára betekintést nyújtsanak egymás munkájába, így inspirálva egymást. A projekt részekre bontása segít az ötletek és a releváns tartalmak megosztásában. A tech csapatok klasszikus ütemtervként használhatják a WBS-t, ezzel elrendezve a komponenseket a fejlesztéshez. Azok a csapatok, amelyek tagjai távolról dolgozva működnek együtt, értékelni fogják a WBS-t, amiben követhetik ki mikor és min dolgozik.
A Munkalebontási struktúra előnyei
A WBS fő előnyei a következők:
- a projekt általános eredményére összpontosít
- felajánlja a projekt különálló részeinek szervezését
- áttekintést nyújt a projekt előrehaladásáról
- segít megjósolni a projekt fejlődését
- meghatározza a mérhető eredményeket
- biztosítja a felelősségi körök szeparálását és minimalizálja az átfedéseket
- javítja a csapat kreativitását
- segít leírni a projektterjedelmet más érintettek számára
- növeli a kommunikáció hatékonyságát
- megelőzi a zűrzavart
- lehetővé teszi a sikeres és bevált gyakorlatok megismétlését
A WBS kialakítása és legfőbb összetevői
A munkalebontási struktúrát leggyakrabban fa diagrammal, táblázatokkal vagy számozott listákkal ábrázolják. Tartalmaznia kell:
- az egyes lépésekért felelős személy vagy szervezet beazonosítását
- ütemezést (belefoglalva a kezdés és a leszállítás dátumát)
- az erőforrásokat
- a projektszerződés szükséges részleteit
- információkat az alkalmazott technológiáról
- az eredménytermék minőségellenőrzési utasításait
- költségelemzést
A munkalebontási struktúra létrehozása
Saját WBS létrehozásakor össze kell állítania a teljes csapatot és a szükséges dokumentumokat: minden szerződést, a projekt alapító okiratot, a probléma és scope meghatározást, a vállalatra jellemző folyamatleírásokat és utasításokat. Ezek segítségével fel tudja építeni a WBS-t, ezt követően pedig az alábbiak szerint járjon el.
1) Projekt leírás
A projekt alapvető természetének leírására elegendő lehet egy mondat vagy bekezdés, ami a projekt elképzelését végleges formájában megragadja. Ez a projekt nélkülözhetetlen eleme, amelyet az egész csapattal meg kell osztani.
2) A projekt fázisai
Egyszerűen határozza meg: ki, mikor, mi után és mit csinál. A projekt terjedelmétől függően a fázisok feloszthatók szakaszokra, az alapján, hogy mennyire függnek egymástól. A fázisok mérete a projekt típusától és a projektmenedzsment szemléletétől függ.
3) Kimenetek
Az egyes kimenetek - nem csak a projekt alapjául szolgáló végtermék, hanem minden alkotórészének - meghatározása. Gyakran ezek lesznek a korábban meghatározásra került fázisok eredményei.
4) Lépések
Az eredmények biztosításához a csapat tagjai közötti együttműködésre lesz szükség. Ezért a projekt kimeneteinek eléréséhez vezető, fázisokból álló utat különálló feladatokra szükséges felosztani.
5) Feladatok
Ezeket az egyes csapattagokhoz rendelik, akik felelősséget vállalnak értük. A munka elemzésének egyértelmű szerkezete van - látható, ki mikor mit csinál, és azt mi követi majd.
Manapság a WBS legegyszerűbben olyan projektmenedzsment szoftverekkel hozható létre, mint az Easy Project. Ez egyszerű hivatkozást biztosít a projekt többi információjához, valamint egy külön felületet is ad a WBS és más projektkezelő eszközök és módszerek létrehozásához.
