Projektmenedzsmenttel kapcsolatos tanácsok gyorsan növekedő kis- és középvállalkozásoknak

Aztán kezdődik a véget nem érő küzdelem, hogy milyen új ötletekkel rukkoljon elő, amivel nem veszíti el meglévő rajongói táborát, és új rajongókat is szerez. Ha valaki hirtelen válik középvállalkozássá, az kétségkívül egy rocksztár, emiatt pedig érdemes megfogadnia néhány jótanácsot.

A növekedés mindig jó – amikor tudják kezelni

Általában a legelső, sok felhasználó által hamar megkedvelt, konkrét megoldást leginkább ahhoz a slágerhez lehet hasonlítani, amivel befut, és ismertté válik egy rockbanda. Ennek a sikernek köszönhetően gyakran egy új, nagyobb hallal lehet leszerződni. Ilyenkor csak természetes, hogy nem akar lemaradni, nehogy a konkurencia kapkodja el a új, potenciális szerződéseket és növekedési lehetőségeket. Azonban egy jól kidolgozott menedzsment nélkül saját maga elé fog akadályt állítani. Nézzük meg, mire kell figyelnie!

“Úgy közelítse meg üzleti növekedését,
mintha az is egy projekt lenne.“

Először is szerezzen jobb hangszereket!

Addig felel meg a használt, be nem hangolt gitár, amíg csak a garázsban játszik. Egy igazi koncerthez azonban profi felszerelésre lesz szüksége. Az üzleti növekedés menedzseléséhez már nem elég egy táblázat, vagy egy papír és toll. Válaszolja meg az alábbi kérdéseket:

• Tudjuk, hogyan szervezzük meg a növekedésünket?
  
  Sok üzleti sikertörténetben hallhat arról, hogy milyen fontos az előrelátás. Ehhez nem is fér kétség – tudnia kell, hogy a rock and roll csarnokába, vagy a helyi falusi búcsúba akar-e bekerülni. Ennek a víziónak a létrejöttét hatékony tervezéssel és szervezéssel kell megtámogatni, hogy ne tévedjen el félúton.
  
  Az eszköz, amely mindezt lehetővé teszi: Projekt ütemterv
  

• Rendelkezünk elengendő erőforrással?
  
  Teljesen áttekinthető kapacitásokkal kell dolgoznia, hogy fel tudja mérni, mikor kell folytatnia, megállítania, lelassítania vagy felgyorsítania növekedését. Újabb kihívások elé állíthatja új munkaerő felvétele: tudja mennyi és milyen képzettségű munkavállalóra van szüksége, és őket milyen fizetésért kell foglalkoztatnia?
  
  Az eszköz, amely mindezt lehetővé teszi: Erőforrás-menedzsment
  

• Rendelkezünk megfelelő anyagi fedezettel?
  
  A fejlődés minden bizonnyal további bevételhez fogja juttatni, azonban könnyen meglehet, hogy a növekedési folyamat elején be kell fektetnie oktatásba, felszerelésbe, térbe, toborzási kampányba stb. Tervezze meg előre pénzügyeit, hogy fel tudja mérni, milyen lépéseket kell megtennie, és mikor. Vegyen számításba olyan tényezőket, mint az új ügyfél számláján szereplő fizetési határidő, illetve az Ön megoldásának leszállítási ideje.
  
  Az eszköz, amely mindezt lehetővé teszi: Pénzügymenedzsment

Másodszor, szerezzen egy tehetséges projektmenedzsert!

Amikor egy rockbanda növekszik, arra kell koncentrálnia, amiben a legjobb – a zenére. Így hát nagyon okos lépés felvenni egy menedzsert, aki minden mást elintéz, teret hagyva a zenekarnak, hogy a turnéköltségvetés helyett az új slágerekre koncentráljon. Vállalkozóként több opciója van, amellyel kontrollálhatja növekedését. Azonban nem mindegyik annyira egyszerű, mint amilyennek elsőre tűnik:

1. Egy nemzetközi üzleti tanácsadó óriás felvétele – van értelme, csak éppen nagy valószínűséggel nem egyezik ki a költségvetéssel.
   
   
   
2. Mindent saját maga próbál megoldani – sokkal költséghatékonyabb, de mikromenedzsmenthez, kiégéshez, és végül bukáshoz vezet. (A rock and roll világa tele van példákkal!)
   
   
   
3. Egy adaptív menedzsmenteszköz beszerzése – jó esetben ez egy teljes körű szoftver, ami testre szabható a vállalkozásához, és aminek a support csapata személyes konzultációval, képzésekkel és gyors válaszokkal láthatja el Önt.

TIPP: Ha választott egy projektmenedzsment-eszközt, ne feledkezzen meg a képzett projektmenedzserről sem, akire nyugodt szívvel rábízhatja üzleti növekedésének irányítását. Pont úgy, mintha ez is egy feladat lenne! A PM először is a Projektportfólió-eszközök segítségével megvizsgálja a futó projektek jelenlegi állapotát. Következő lépésként megváltoztatja a növekedési folyamatot azáltal, hogy kis részékre osztja azt a Munkalebontási struktúra segítségével, ami jobb áttekintést nyújt az Ön előtt álló feladatok számáról és típusáról. Végül, de nem utolsósorban, a Gantt-diagramban időhöz viszonyítva láthatja ezeket a feladatokat.

“Mivel az üzleti növekedés egy projekt, saját tulajdonossal
kell rendelkeznie: egy képzett projektmenedzserrel,
aki gond nélkül kiigazodik a PM-eszközök világában.“

Harmadszor pedig, dolgozzon okosabban, ne keményebben

Befejezés előtt engedje meg, hogy megosszuk Önnel azokat a hibákat, amiket a cégek – és a rockbandák – a leggyakrabban elkövetnek, mikor kicsiből (garázsbanda) középméretűvé (fesztiválon fellépők) válnak. Ebben a folyamatban eltérő prioritású kihívásokkal kell megküzdeni. Az a titok, hogy okosan kell kezelni őket, ahelyett, hogy mindegyikhez külön megoldást keresnénk. Ha minden feladatot, tervet, költségvetést, erőforrásokról szóló információt és egyéb eszközt megtalál egy teljes körű projektmenedzsment-szoftverben, akkor nincs miért haboznia. Minden simábban megy majd, ha nem 5-nél több, más és másra jó eszközt használ.

(Más szóval biztos, hogy nem szeretne külön szakértőt a hangszórókhoz, a gitárokhoz és a mikrofonokhoz. Csupán egy megbízható hangosítóra van szüksége, hogy a zene a lehető legjobban hangozzon.)

“Minél kevesebb eszközzel rendszerezi üzleti
növekedésének munkafolyamatait, annál jobb.“

Konklúzió – személyes hangvételben

Jó sok idő eltelt mára azóta, hogy mi, vagyis az Easy Project, a „garázsban gyakoroltunk”. A nehezebb úton jutottunk el odáig, hogy az első slágerünkkel egy középvállalkozássá váljunk. Menet közben minden szükséges funkcióval felszereltük saját projektmenedzsment-eszközünket. Ezért hát elég valószínű, hogy segítségére lesz az átalakulás és az utána következők során: a tervezéstől és a kezdeti lépésektől kezdve az elsőosztályú megoldások folyamatos végrehajtásáig, kihasználva az agilis menedzsment legmodernebb metódusait. Alig várjuk, hogy hozzánk is eljusson első slágere!