6 dolog, ami stresszeli a projektmenedzsereket (és mit lehet kezdeni velük)

A stresszkezelés a munkához tartozik

Amikor először tette be a lábát a projektmenedzsment világába, bizonyosan az Ön vállait is nyomta az „újdonsággal járó stressz”. Szükségtelenül kellemetlen volt? Segítségére lehetett abban, hogy figyelmesebb legyen, és minél több információt magába tudjon szívni. Később, ahogy PM-ként is fejlődött, a munkája lényege ugyanaz maradt, Ön viszont megváltozott: értékes tapasztalatot gyűjtött, ami többek közt a stressz könnyebb legyűrésében is segítette.

Bizonyosan egyetért velünk abban, hogy projektmenedzsernek lenni nem egy leányálom, ugyanakkor a megfelelő eszközökkel, funkciókkal és folyamatokkal nem csak projektjét, de az azzal járó stresszt is kezelni tudja majd. Az interneten sokfelé olvashat tippeket arról, miként űzzük ki a stresszt a munkánkból; mi nem hiszünk ebben. Azt tanácsoljuk, hogy ahelyett, hogy legyőzendő ellenségként tekintene a stresszre, inkább tanulja meg kezelni azt.

Sok tipp és trükk létezik arra vonatkozóan, hogy miként kezelje a munkavégzéssel járó nyomást. Attól kezdve, hogy egy órával előbb beér a munkahelyére, hogy még üres legyen az iroda; hogy napközben boxedzésre kell mennie; egészen addig, amikor már inkább egy egész évet kihagy. Ebben a blogbejegyzésben azonban a PM-praktikákra helyezzük a hangsúlyt. Kombinálja ezeket az egyszerűbb tanácsokkal (pl. menjen el futni) és seperc alatt megszabadulhat minden stressztől.

Mit csináljon, amikor előjön a stressz

Projektmenedzserként nyilván volt már része stresszes szituációkban, több okból is: akár a jelenlegi projektje egyedisége, akár a cégen belül uralkodó negatív hangulat, akár egy feszült szituáció miatt a csapattagok magánéletében. Nézzünk meg néhány gyakran előforduló esetet, amikor a stressz együtt jár a projektmenedzsmenttel. Ismét hangsúlyozni szeretnénk, hogy a stressz „megölése” helyett inkább a kezelésére szeretnénk megtanítani.

„A projektmenedzsmenttel járó stresszt
 nem lehet elpusztítani: csak kezelni.”

1. Költségvetés, pénzügyek

Ha több pénzt kell kérni a projektjéhez, az mindig stresszel jár. Készüljön tehát előre a Költséglebontási struktúrával, hogy meg tudja védeni költségvetési ötleteit az érintettek előtt. Segítségével áttekintést kaphat a projektköltségvetésről (beleértve az alvállalkozók által végzett munkát). A vizuális és személyre szabható jellege is Önnek fog kedvezni, hiszen segítik az adatok érthetőségét. Így, ha az ügyfél előtt állva be kell számolnia igényéről, hogy mennyivel növeljék a költségvetést, nem kell tippelgetnie, minden becslés a lehető legpontosabb lesz.

Hogy még hatékonyabbá tegye a folyamatot, kombinálja a CBS-t azzal, hogy szemmel tartja pénzügyeit az Easy Project Figyelmeztetések segítségével. Állítsa be miről, és mikor akar értesítést kapni, és figyelmeztetni fogjuk, amikor közeleg a limit.

2. Kaotikus felelősségek

A projektmenedzserek sokszor kellemetlen helyzetben találhatják magukat, amikor félkész munkákat, helytelenül feldolgozott feladatokat kapnak a csapattagoktól, és túl sok kérdéssel bombázzák őket, amik lelassítják a munkafolyamatot. Ezek a hibák általában akkor fordulnak elő, amikor a csapattagok a nagyobb projektképen belül nem látják át vagy értik meg a munka rájuk eső részét.

A rendszeres csapatértekezletek során Gantt-diagram segítségével vázolja fel a projekt jelenlegi állását. Így könnyedén elmagyarázhatja, hogy 1) miért úgy történnek a dolgok, ahogy, hogy 2) a csapattagok munkája miért van egymásra kölcsönösen hatással, és 3) mit kell először elvégezni, és miért. Ha már az egész csapat sínen van, a teljes munkalégkör javulni fog, és az eredményekkel kapcsolatos bizonytalanságai is megszűnnek.

3. Rossz döntéshozatal

Teljesen normális rosszul dönteni. Ha azonban egyetlen projekten belül sorozatosan rossz döntéseket hoznak, az arra utal, hogy probléma van a döntéshozatallal. Bár a döntések alapból ellent tudnak mondani egymásnak, egy projektmenedzsmenthez megfelelő agilis eszköztár segít, hogy döntéseit mindig megalapozottan, támadhatatlan tények alapján hozza meg. Így jelentősen csökkentheti annak a kockázatát, hogy döntésekkel kapcsolatos konfliktusok terheljék a csapatát.

4. Erőforrásbeli konfliktusok más projektekkel

Sajnálatos módon a projektmenedzseri lét azzal jár, hogy gyakran mutogatnak az emberre, amiért az „minden rossz forrása”. Fő feladata az, hogy mindenkit megszervezzen, hogy a munka a kívánt eredmény felé haladjon. Ez időnként azzal jár, hogy több projekten átívelő konfliktust kell generálnia – főleg, ha csapattagjai a cég egyéb projektjein is dolgoznak (ami egyáltalán nem ritka). Használja a Globális Gantt funkciót, hogy tisztában legyen a cég összes projektjének az állásáról és a csapattagok reális kapacitásáról.

5. Helytelen projektmenedzsment-szoftver

Több száz megfizethető PM-eszközt találunk a piacon, a projektek vezetését pedig valahogy mégsem könnyítik meg. Miért van ez? Hiába a minőség, ha egy Önnek nem megfelelő eszközt vagy szoftvert használ, ami nem illik vállalkozásához, munkafolyamataihoz, munkastílusához, vagy az egész csapat légköréhez.

Ha például egy kis céget vezet, amelyben egyszerre több projekt fut (pl. „Új weboldal”, „Üzleti ajánlatról sablon”, „Toborzókampány a közösségi médián”), akkor ahelyett, hogy egy chatalkalmazáson (!) vagy e-mailen keresztül kommunikálna a munkatársakkal, használjon inkább megosztható Kanban-táblákat, melyeken közvetlenül hozzáadhat és kioszthat feladatokat.

Ha Ön egy projektmenedzser, aki egyszerre több projektet is vezet, esetleg projektmenedzserek csoportvezetője egy közép- vagy nagyvállalatban, használja a Projektportfólió-funkciókat. Segítségével központosíthatja projekttervezését, láthatja a készpénzforgalmat, a népszerű Globális Gantt funkciónak köszönhetően pedig a jelenlegi vs. a tervezett teljesítményt.

Bár számtalan PM-funkció létezik, ne kövesse el azt a hibát, hogy mindegyiket egy külön szolgáltatótól/szoftvertől/eszköztől szerzi be. Ha komolyan veszi a projektvezetést, akkor válasszon egy teljes körű eszközt, melynek segítségével mindezt hatékonyan, egy helyről végezheti el: ideértve a pénzügyeket, a munkalebontási struktúrát, a tervezést és egyéb, elkerülhetetlen feladatokat.

Végezetül pedig, van valami, ami biztosan növeli a PM-ekre nehezedő nyomást, mégpedig egy olyan eszköz, ami lefagy, amikor működnie kéne. Az Easy Project legújabb, 11+-os verziójával egy gyors, átlátható szoftvert kap, amely Rails 6-on és Ruby 3.0-án fut. Mert a PM-szoftver semmivel nem kevesebb, mint egy partner, akire számíthat. Ilyen egyszerű.

„Szeretné legyőzni a stresszt? Kombináljon
pszichológiai taktikákat okos PM-funkciókkal,
hogy csökkentse a stressz mértékét.

6. Az irodai székhez szögezve

A projektmenedzseri léttel járó nyomás gyakran óriási, ami még inkább hatványozottabb, mikor a magánéletében felmerülő egyéb projektekkel is foglalkoznia kell. A megfelelő PM-alkalmazással legalább nem kötni magát az irodai székéhez. Bármi, ami lehetővé teszi, hogy „területileg rugalmas” legyen, miközben projektjét is előreviszi, megfizethetetlen. Így hát mindenképp olyan szoftvert válasszon, amely rendelkezik egy praktikus, könnyen kezelhető, hatékony projektmenedzsment-alkalmazással.

Konklúzió

Nem lesz nyugodtabb, ha megpróbálja leküzdeni vagy ignorálni a munkájával járó stresszt. Tanulja meg inkább, hogyan kezelje azt! Ennek érdekében a magánéletében számtalan stresszcsökkentő tevékenységet kipróbálhat, de ne felejtse el ötvözni őket a megfelelő PM-funkciókkal a mindennapi munkája során. Egy jó PM-szoftverrel – Ön, és csapata is – tisztábban átláthatja és rendszerezheti a tudnivalókat. Ez az áttekintés pedig tökéletes kezdet lesz a projektmenedzsment kevésbé stresszes napjaira.