Mit kell tudnia egy jó Kanban eszköznek

Egy sor eszköz és program található ma a piacon a kanbanhoz a projektmenedzsmentben, és az Easy Project is egy ezek közül. Akár úgy dönt, hogy egy egyszerű online eszközt keres, akár fejlettebb megoldást, mint amilyen az új Easy Project 10, az alábbi tulajdonságokkal feltétlenül rendelkeznie kell a választott kanban eszköznek.

Lehetőség az együttműködésre

Bár a munka vizualizációját a kanbanon keresztül személyes saját is használhatja, ennek a módszernek a potenciálját csakis akkor fogja megtapasztalni, ha csapatban dolgozik. Egy helyes kanban projektmenedzsment program alapja a lehetőség az együttműködésre. Pontosabban, érdekelnie kell Önt a feladatok megosztásának és kiosztásának (akár egyidőben több tulajdonosra), így egyszerre több ember tud beleavatkozni a feladatba. Másodszor pedig a hozzászólási lehetőségnek, amivel a csapata érthetően kommunikálhat a releváns feladatokról és témákról.

Személyre szabható oszlopok

A legegyszerűbb kanban eszközök beérik három oszloppal (Elvégzendő feladatok – Folyamatban lévő feladatok – Kész). Bár ez a felosztás gyakran elégséges, számos cég hamar rájön, hogy a munkafolyamataik sokkal összetettebb vizuális szétbontást igényel. Optimális esetben a programja kanban projektmenedzsmentje lehetővé teszi az oszlopok testre szabását, szerkesztését

Amint a testre szabható oszlopok belépnek a játékba, végtelen számú beállítási és fejlesztési lehetőséget kap a munkafolyamatában, a legapróbb részletekig. Egy ilyen eszköz segít a csapatában betekintést nyerni a folyamatokba, és jelentősen korszerűsíteni munkáján.

Fejlett feladatkártyák

Különösen a szervezet növekvő komplexitásával, értékelni fogja a feladatkártyák kiterjesztésének lehetőségét, vagyis hogy egy különálló feladat megnyitása után további információkat fog látni (mint a részletes leírás, a feladat előrehaladása, tulajdonosa, mellékletei és hozzászólásai). Főként a tény miatt, hogy ilyen fejlett beállítási lehetőségekkel a feladatkártyák sokkal több információt hordozhatnak, lehetősége nyílik arra, hogy minden munkát és kommunikációt egyetlen platformon végezzen. Persze csak akkor, ha az elegendő hellyel rendelkezik a fájlok feltöltéséhez.

Jelentések

A kanban munkafolyamata tökéletesítéséhez fokozatosan tanulnia kell hibáiból. A legjobb kanban eszközök lehetővé teszik az információgyűjtést a projektek alatt és után. A projektek nyomon követésekor értékelni fogja az olyan adatok elérhetőségét, mint a feladatok előrehaladása, a költségek vagy a csapattagok terheltsége, hogy sikeresen menedzselje azokat. Továbbá, ha kanban eszközében elérhető a Gantt diagram, azt használhatja a projekt idővonalak építésére és követésére.

A projektek lezárását követően is szüksége lesz az adatokra, hogy jelentésbe foglalhassa az eredményeket, és saját maga vonja le a szükséges következtetéseket. Egy minőségi eszközben ehhez rendelkezésére állnak riportok a portfólió, a projektek és a feladatok állapotáról, valamint a munkaidőkről.

Feltéve, hogy már megfontolta a kanban projektmenedzsment előnyeit és hátrányait, valamint úgy döntött, bevezeti ezt a szemléletet, rengeteg választási lehetősége van a programokból és eszközökből, melyekkel szervezete dolgozhat. Ne becsülje alá azonban a helyes kiválasztásának fontosságát, mivel az itt leírt alapvető oszlopok megléte nélkül nagyon hamar lelassulhat a potenciális előrehaladás.