Milyen változásokra számítson a projektmenedzsmentben 2021-ben: Néhány gondolat a home office-ról, a stratégiáról és a vízesésekről

Mókás, mivel a projektmenedzsment folyamatosan fejlődik, és ez az év kimondottan felgyorsított több változást is. Míg bizonyos módszereket hasznosabbnak találunk, mint valaha, más módszerek már egyáltalán nem hatékonyak. Tudjon meg többet a várható változásokról és arról, hogyan készülhet fel rájuk!

1. Többen „hómoffiszolnak” – ez jó vagy rossz?

Gyakran halljuk, hogy az otthoni munkavégzés egy új trend, ez azonban nem teljesen igaz. Sok cég évek óta alkalmazza a home office (vagy részben home office) gyakorlatát alkalmazottai számára. A trend inkább az, hogy elfogadjuk a Covid-19 miatt szükségessé vált otthoni munkavégzést.

Jelenleg sokan örömmel fogadják ezt a változást, de legyünk őszinték! Egy év után meglehet, hogy egyre több ilyen típusú hirdetést látunk majd: „Kiváló feltételek! A jó öreg klasszikus irodai munka, ahol tényleg személyesen találkozhat másokkal!” Továbbá, a projektmenedzserek az otthoni munkát más nézőpontból látják, és azt kérdezik maguktól: Hogyan tudom hatékonyan koordinálni a csapatomat, és időben teljesíteni? Nos, íme néhány ötlet:

• Kövesse az első kézből származó ötleteket – mint ahogyan a projektmenedzserünk megoldotta a problémákat a csevegések rendszerezésével és a megbeszélések újra szervezésével,
• Szüntesse meg aggályait tökéletes időmenedzsmenttel és időszervezéssel – pontos időkövetéssel és részletes időjelentésekkel,
• Használja a naptárat megbeszélései tervezésére – tekintse meg, ki mikor elérhető, és előre tervezze meg a fontos meetingeket (mint a mérföldkő meetingek),
• Csökkentse a zavaró e-mail, chat és mobil értesítések számát – intézze minden kommunikációját egy helyen! Használjon olyan chat eszközt, amely integrálva van PM szoftverébe!

Mi van tehát a távmunkával? Figyelmen kívül hagyása nem lenne bölcs dolog, de az sem, ha magától értetődő előnyként venné. Fontos, hogy a projektmenedzserek felelősen készüljenek fel rá. Ehhez használja a megfelelő eszközöket, állítson fel egyértelmű (és esetleg új) szabályokat a csapaton belül, és egységesítse a kommunikációt a lehető legkevesebb csatornán!

2. Amint vízesésben találja magát, kezdjen sprintelni

A projektmenedzsment szempontjából jobb-e rugalmasnak lenni, vagy inkább ragaszkodni a tervhez, bármi is történik? A projektmenedzsment „stílusok párbaját” – Agilis kontra Vízesés – már megírtuk korábban, döntetlen eredménnyel.

Mégis a legtöbb szakértő az agilis menedzsment felé húz. Abban hiszünk, hogy a két megközelítés kombinációja jelzi az irányt.

“A vízesés nem fog eltűnni. A trend a vízesés

és az agilis megközelítés kombinációja lesz.”

Agilis – amikor nem ismeri részletesen az egyes követelményeket és a projekt terjedelmét, vagy a termék végső formáját, rugalmasnak kell lennie.

• Sprintekre osztja fel a projektet, melyek mindegyike különálló feladatokból áll. Ezeket prioritás szerint rangsorolja, majd a csapat elkezdi a munkát;
• Folyamatosan kap visszajelzést az egyes eredményekről/teljesítésekről, így azokat közvetlenül bele tudja építeni a fejlesztési fázisba;
• Egyre több ügyfele szokja meg az agilis projektmenedzsmentet;
• A személyek közötti kommunikációra épül, ami magát a projektet is gyorsabban viszi előre.It's based on interpersonal communication, which moves the project itself forward.

Vízesés – amikor előre adott, hogy miből áll a projekt, mennyi munkát igényel és mi a terjedelme.

• Ismeri a projekten belüli egyes teljesítendő pontokat = ismeri a fix terjedelmet;
• Az erőforrások kölcsönösen függnek egymástól (ha A feladat nincsen kész, nem kezdődhet el a munka B feladaton, ha B nincsen kész, nem kezdődhet el C, stb.);
• Egyértelműen definiált projektek esetén alkalmazható;
• Ideális alany a népszerű Gantt diagram használatához.

Az egyveleg – amikor a projekt egyes részei egyértelműen meg vannak határozva, míg mások nem.

• Tökéletesen alkalmazható tapasztalt projektmenedzserek által, akik ismerik a felsorolt két stílus előnyeit;
• Alkalmazható nagyobb projektekre, melyek több kisebb feladatból állnak, mint például a reklámkampányok – a vízesés módszer használható a gyakori formátumokhoz (online bannerek, rádióreklámok), az agilis pedig a kevésbé gyakoriakhoz (személyre szabott különleges ajándék a versenyre);
• Ezek a megközelítések tökéletesen kombinálhatók olyan erősen vizuális technikákkal, mint amilyen a Kanban vagy a Scrum.

3. Távmotiváció? Integráció! (Avagy a projekttől a portfólióig és a stratégiáig)

Mivel egyre több cég és ember dolgozik távmunkán keresztül, elkerülhetetlenül felmerül az alkalmazottak motivációjának kérdése. A céges reggeli és a kutyabarát iroda már a múlté – sokkal nagyobb érték lesz egymás meghallgatásának képessége, és a kollégák bevonása a cég számára fontos folyamatokba.

“A ’kutyabarát munkahely’ típusú előnyök kora véget ért.”

A senior projektmenedzsereknek és a portfólió menedzsereknek (legalább egy bizonyos szinten) a céges stratégiai tervezés részévé kell válniuk. Köszönhetően a modern szoftverbe foglalt, egyértelmű eszközöknek és funkcióknak, most már ki lehet olvasni az adatokból, hogy mik az aktuális szálak, és milyen lehetőségek érhetők el. Vegyük például a Globális Ganttot vagy a Pénzügyi irányítópultot – ezek objektív áttekintést nyújtanak az erőforrások, projektek és a pénzügyek állapotáról, alapot szolgáltatva a további projektek és a vállalat fő irányvonalának tervezéséhez.

Vonja be kollégáit! Adják meg egymásnak az esélyt arra, hogy valami nagyban vegyenek részt együtt, és vonja be a portfólió menedzsereket is – ők maguk is új ötletekkel állhatnak elő!