Hogyan tartsa fent otthonról csapata fegyelmét: valós történet senior projektmenedzserünktől

Hogyan növelheti kollégái fegyelmét a „Covid home office” időkben? Itt megosztok 4 szabályt és eszközt, melyek segítettek abban, hogy mindenkit visszatereljek a helyes útra. Készen áll?

1. Állítson fel szabályokat a kommunikációra – használjon emlékeztetőket és megosztott naptárakat!

A kommunikáció gyorsan megy bent az irodában. Aki kérdez, megkapja a választ. Ha pedig nincs bent senki, aki válaszoljon, visszatér a munkájához, és később teszi fel a kérdést.

Nos, home office-ban ez teljesen máshogy fest.

Két csevegőeszközt használtam (igen, ÉS Facebook-ot), valamint a céges szoftvert és a telefonomat. Kérdésekkel, megjegyzésekkel és eltérő mértékben elkeseredett hangokkal bombázva nem volt könnyű megőrizni a hidegvéremet.

Egyik projektem sem került időben leszállításra – az, hogy több csatornán kellett mindenféle kérésekre, kérdésekre válaszolnom, kevés időt hagyott az elmélyült, gondolkodós munkavégzésre. Ez az a pont, ahol a projekted el fog akadni, és megnyílik a pokol kapuja.

Az eszközökkel semmi gond nem volt, de hiányzott a rend ezek használatában. Így hát az alábbi egyszerű szabályokat találtam ki:

• Fontos téma? Hívás. 
• Folyamatban lévő munkáról van szó? Easy Project (vagy a saját PM eszköz)
• Egy „Hol van?” / „Hogyan?” / „Mikor?” kérdés? Csoportos chat.
• Valami az értékeléssel/prezentációval kapcsolatban? Ütemezett videóhívás.
• Négyszemközti, személyes dolog? Chat. (Mivel minden PM pszichológussá is válik karrierje egy pontján.)
• Kérdés az erőforrások elérhetőségéről? Megosztott naptár. Írja bele, mikor kell orvoshoz mennie, mikorra vár szerelőt, vagy egyszerűen csak ne zavarja senki! Higgye el, ez sokat fog segíteni mind a tervezésben, mind ad hoc helyzetekben.

Felállítottunk egy fontossági sorrendet, és a munkafolyamatunkat kissé kaotikusból gördülékenyre fordítottuk. Ez az ötlet igazából nagy mértékben az egyszerű tiszteletre épül – a csapat minden tagjának ideje drága, ezért nem zavarunk, hanem együttműködünk. Mind ismerjük a „Van egy perced?” pillanatokat, amik aztán másfél órát vesznek el a napunkból (és egyszerűen megoldhatók lettek volna egy kis Google használattal).

Mi ebben a legjobb? Innentől fogva, ha csörgött a telefonom, tudtam, hogy valami komoly – vagy megjött a pizzám.

"Használjon logikus értesítéseket, kapcsoljon össze mindenkit a WBS-el, és igazítsa a megbeszélés menetrendet a home office valósághoz!""

2.Tartsa szinkronban és elkötelezetten minden csapattagját!

Én egy „elmetérkép fickó” vagyok. Szeretem az elmetérképeket, mivel azok segítenek abban, hogy strukturáltan átlássam ötleteimet. Amint készen vagyok egy elmetérképpel, belekezdek a munkába. Mit tanultam az elmetérképekről a Covid idején? Azt, hogy ossza meg azokat! Sőt, még jobb ötlet – használja háttérképként a videómegbeszéléseken!

Régebben egy WBS struktúrát készítettem a projektemnek, amit én egyedül használtam. Többé nem! Igen, továbbra is én késztem el a WBS alap verzióját, de ezt egy online csapatmegbeszélés követi, melyen együtt rakjuk össze a projekt részeit.

Hogyan növeli ez a csapat fegyelmét? Mindenki be van vonva a kezdetektől, így mindenki projekt tulajdonosnak érezheti magát, és ami még fontosabb: minden csapattag látja, mi van még előtte, és hogyan befolyásolják az ő feladatai a teljes munkafolyamatot.

3. Igazítsa a meeting időpontokat a valósághoz + két szabály minden meetingre

A hétfői meetingeket korábban 9:30-ra ütemeztük. Mi történt általában:

• Legalább egy csapattag hiányzott vagy késett sokat
• Legalább egy csapattagnak volt „internet problémája”
• A megbeszélés mindig rövidebb volt a tervezettnél, más ütemezett hívások miatt

Az eredmény? Elvesztegetett reggel | Időigényes egyéni egyeztetések | Káosz

A megoldásom? Egyszerűen töröltem a hétfő reggeli meetingeket, és létrehoztam a hétfő délutáni megbeszéléseket. Miért? Az emberek egyszerűen nem álltak készen rá, és mivel otthon voltak, több időre volt szükségük a saját dolgaik megszervezéséhez. Amint átálltunk a délutáni időpontra, mindenki időben megjelent, készen állt, és csodálatos módon az internettel sem volt gond többé.

Két szabály minden meetingre? Először, vegye rövidre és vonjon be minden résztvevőt – így lesz az ÖN meetingje mindenki kedvence, és ennek van értelme is. (Önnek is az összes kollégája csendben végig üli a 30 perces megbeszélést, majd utána elkezdi Önt kérdésekkel bombázni?).

Másodszor, foglalja össze az eredményt! Nem tudom, mennyire jó az Ön PM eszköze, de az Easy Project minden ötletünkből feladatot készít. Például: WBS vagy Gantt ötletek > feladatok a PM checklist-ben, így ezt nem kell manuálisan megtennem. Ja igen, és mindez valós időben történik.

A ráadás: Ne feledkezzen el a „Szép munka!” pillanatról sem!

Amikor megkérdeztem a csapatomat, hogy mi hiányozik nekik a legjobban a home office során, a válaszuk egy kicsit meglepett (bár azt hiszem, nem kellett volna). A visszajelzés, válaszolták. Milyen jó gondolat! Az, hogy valamit jóváhagy, egyáltalán nem ugyanaz, mintha megdicséri.

Vagy ahogy a grafikusom mondta: “Úgy éreztem magam, mint egy gép – sorra teljesítettem a feladataimat, és vártam a pipára vagy az x-re. Nem volt vállveregetés, vagy akár buzdítás arra, hogy jobban csináljam.” Ön a projektmenedzser, tudni kell, hogy mennyire erős fegyver a visszajelzés! Tapasztalatom alapján ez manapság fontosabb, mint valaha.