Top 7 trend a projektmenedzsment felmérésünkből: Mi változott 2020-ban?

Ha mégse, biztosak vagyunk benne, hogy ebben a cikkben olyan kérdéseket járunk körül, amelyek Önben is felmerültek a tavalyi év során. Tekintse meg a 7 leggyakoribb trendet!

Mire voltunk kíváncsiak?

Home office, csapatfegyelem, a költségvetés gyors változásai, kilépők és új belépők, nyitás hatékonyabb projektmenedzsment szoftverek felé és a gyakran hangoztatott “motivációval kapcsolatos problémák”. Ismerje meg a kihívásokat, akadályokat, illetve a pozitívumokat, melyeket 2020 hozott a projektmenedzsment életébe!

“Legjobban az ügyfelek felől érkező, árcsökkentéssel kapcsolatos nyomás zavart, mely folyamatosan projekt jövedelmezőségi újrakalkulációra kényszerített.”

Tekintse meg a 7 legérdekesebb – és néha legmeglepőbb – kérdéseket és válaszokat.

1. 2020 - jobb, rosszabb?

Kezdjük néhány pozitív eredménnyel. A borús tavalyi év ellenére minden 3. projektmenedzser a várakozásai ellenére jobban értékelte 2020-at. Körülbelül a válaszadóink 25%-a azt kapta, amire számított. Ez nem feltétlenül rossz! Az igazság kedvéért azonban be kell vallanunk, hogy a kitöltő projektmenedzserek jelentős része az IT-szektorban dolgozik, mely általánosságban jobb eredményekkel zárt, mint például a nehézipar.

Eredmény: Csak a projektmenedzserek 12%-ának volt rosszabb üzleti éve, mint amire számítottak.

2. Home office kontra termelékenység

Őszintén, ebben a kérdésben teljesen másra számítottunk. A legtöbb projektmenedzser ódzkodott a távmunkától. Főleg azok, akiknek ez volt az „első alkalmuk”. Ezzel ellentétben, azok a vállalatok, ahol a munkacsoportok korábban már dolgoztak otthonról, pozitívan nyilatkoztak a hatékonyságról. Körülbelül a válaszadók 1/3-a nem számolt be jelentős termelékenységi ingadozásról a távmunka során.

Eredmény: Előrejelzéseink ellenére, a távmunka nem okozott jelentős hátrányt a munkacsoportok termelékenységén.

“Nehezen tudtam megszokni, hogy a felettesi ellenőrzés helyett csupán a határidőkre támaszkodhattam.”

3. Hogyan értékelik az otthoni projektmenedzsmentet

Nos… nem rossz, nem túl jó. A valászadók nagyjából 40% nem volt elégedett. Több válasz is felmerült a rossz értékelés magyarázatául, de elsősorban a csoportmunka számonkérésének nehézségét említették. És mivel egyelőre úgy néz ki, hogy nem mostanában térünk vissza az irodai élethez, érdemes elfogadni ezt a kihívást – épp, ahogy a válaszadók 22%-a tette.

Eredmény: Az otthoni csoportmunka kezelése egy tapasztalt vezető kompetenciái közé kell, hogy tartozzon. Ennek okán mindannyiunknak az ebből fakadó problémák kiküszöbölésével kell foglalkoznunk. Éppen erről és 3 + 1 bevált tippről írtunk korábbi cikkünkben.

4. Határidők és Pénz

Kérdés: Hogyan hatott a koronavírus profitjai jövedelmezőségére? A projektmenedzserek 1/3-a szerint sehogyan. Ennek ellenére egyetlen cég sem jelentett legalább 50%-os növekedést a projekt-jövedelmezőség terén a tavalyi évben.

A határidők és egyéb projekt problémák még „békeidőben” is gondot okozhatnak. Ennek ellenére, szerencsére, csupán a projektmenedzserek 8,5%-a jelentett jelentős csúszásokat.

Eredmény: Természetesen mindenre nincs kihatásunk, azonban a projektek jövedelmezősége legalább részben köszönhető a jó tervezésnek és határidőn belüli leszállításnak. A következő kérdésre való válasz kapcsolódik a projektmenedzsment komplex szituációihoz.

“A távmunka hirtelen két másik projektet hozott: az egyik 2, a másik 5 éves.”

5. Félig üres, félig teli

A kérdés, hogy a COVID-járvány hozott-e valamilyen pozitív változást vállalata életében, például új, nem várt üzleti projektet, talán néhányunknak provokációnak tűnhet. De vessünk egy pillantást az eredményekre! Csak a válaszadók 1/3-a nyilatkozta, hogy nem sikerült új üzletet kötnie a tavalyi évben.

Továbbá, amikor üzleti veszteségekről esik szó, a projektmenedzserek több mint 40%-a optimistán állítja: „Nem, nem vesztettünk projekteket a járvány okán.”

Eredmény: A projektek törlésének félelme természetesen megalapozottnak tűnt. Azonban végeredményben nagyobb kihívást jelentett a meglévő és új projektek leszállítása. Minden harmadik vállalat jelentett új projekteket új vagy meglévő megrendelőktől.

6. A „2020 Legelfoglaltabb Osztálya Díjat” kapja...

A HR. Valószínűleg. Csak a válaszadók 1/4-e jelentette, hogy a kaotikus tavalyi év nem hatott ki a munkatársakkal való együttműködésre. Körülbelül 2/3 jelzett fontos változásokat belépések és távozások terén.

De hogyan hatott mindez a bónuszokra és fizetésekre? Kicsivel több, mint 50% szerint nem történt változás.

Eredmény: A HR-menedzserek nem csak elbocsátásokkal és új belépőkkel foglalkoztak. A munkájuk jelentős részét képezte a kapacitás-tervezés, átképzés és oktatás.

“Általában személyesen szeretek egyeztetni. Az üres e-mailre tekintve úgy éreztem, hogy egy könyvet kell írnom.”

7. Bajban ismerszik meg a jó PM-szoftver

Higgyék el, projektmenedzsment-szoftvert fejlesztő vállalatoknak sem volt könnyű a tavalyi év. Ezt észrevehettük ügyfeleink növekvő funkcionalitás igénylistájából. Márciusban megjelent az új Kockázatkezelés modulunk, ezt követően pedig az eddigi leghatékonyabb Gantt-eszköz, illetve a Riportok fejlesztés, mely a HR folyamatokat hivatott megkönnyíteni. Mindez az Easy Project Autumn Editionben adtuk ki, mely még könnyebb távoli munkavégzést tett lehetővé.

Szívesen adtunk tapasztalati tanácsot projektmenedzsereknek hogyan válaszoljanak a COVID okozta változásokra és hogyan őrizzék meg a projektek költségvetési terveit.

A cégek és vállalatok világszerte sok, különféle PM szoftvert használnak. Ennek ellenére, csupán 50%-uk maradt a jelenlegi eszközüknél, a másik fele teljesen új szoftvermegoldás után nézett.

Eredmény: A távmunka és a piaci körülmények nem csak a projektmenedzsereket, hanem az általuk használt eszközöket is próbára tették. Sok kevésnek bizonyult, a válaszadók jelentős része lecserélte vagy kiegészítette meglévő szoftvereit. Ebből következőleg érdemes olyan szoftver után nézni, mely tartalmazza az összes projektmenedzsment funkcionalitást egy megoldásban.

Konklúzió

A felmérésünk 18 kérdésére érkezett válaszok néhánya okozott meglepetést számunkra. Ha ki szeretnénk emelni a szituáció „jó oldalát”, akkor ez akár a vállalati folyamatok gyengepontjaira való rámutatás lehetne. Azok bizonyulnak nyerteseknek, akik nyugodtabb időben próbálnak ki új megoldásokat, például azok a vállalatok, melyek már a járványt megelőzően támogatták a home office-t vagy külsős munkatársakat alkalmaztak.

Amit továbbra is biztosan tudunk javasolni, az a megfelelő projektmenedzsment szoftver kiválasztása vállalata részére. Ennek nagyfokú pozitív hatása van csapata készenlétére, a hatékony munkavégzésre és a projektek időben való leszállítására.