Távoli projektmenedzsment: A hatékony időmenedzsment alapelvei

A távmunka iránti megnövekedett igény – beleértve a teljes egészében távolról menedzselt projektekre -, mely az idei évben tapasztalható, egy sor munkamódszert és ütemtervet borított fel. A digitális eszközökkel folytatott távoli együttműködés új kihívásokat hozott a számos figyelemelterelő forrással, így az időnk megtervezése könnyedén kicsúszhat a kezünk közül.

A virtuális munkahelyre költözés változást jelenthet a munkaórákban, és legtöbbünknek legalább egy hét kellett ahhoz, hogy alkalmazkodjunk az új körülményekhez. Tapasztalataink alapján létrehoztunk Önnek néhány követendő alapelvet az ideje megszervezésére, valamint csapatának idejére is.

Rugalmasság

A munkaidő most minden, de mégsem a szokásos. Az otthoni irodisták, vagy akár a több időzónában közreműködő multinacionális csapatok esetén is azt javasoljuk, hogy ne ragaszkodjon a szigorú munkaidőhöz. Fontos, hogy rendszeres időablakokat alakítson ki csapatával, melyek alatt a csapattagok elérhetők, megkereshetők, vagy kimondottan a rendszeres videómeetingek számára vannak fenntartva. Miután véget ér egy időablak, mindenki a saját dolgával foglalkozhat, amennyiben elvégzi a szükséges munkát és szállítja annak eredményét.

Célok kialakítása

Ahhoz, hogy csapatában hasonló függetlenséget alakítson ki, követnie kell a részleges és fő célokat, illetve azok határidejét. Amikor tavasszal visszahúzódtunk otthoni irodáinkba, olyan gyorsan történt, hogy a napjaink összefolytak. Egy ilyen szituáció késések és elmulasztott határidők kockázatát okozza. Ebben a felállásban a sikeres projektmenedzsmenthez az szükséges, hogy az egyes csapattagok számára is egyértelműen definiálva legyen, mikorra várja a kimenetek és az eredmények elkészülését.

Ésszerű becslések

Amikor saját munkáját tervezi, valamint a csapat naptárát, beosztását szinkronizálja, ne becsülje túl az ambíciót! Sok otthonról dolgozó kolléga dupla kihívással néz szembe a munka és a család kereszttüzében, mások még mindig próbálják megszokni a távmunkát, amire ráadásul a nyári szabadságok és a kánikula is rátesz egy lapáttal. Ezért figyeljen arra, hogy elvárásai valóságosak legyenek, amikor projekteket és a teljes portfóliót menedzseli. Bizonyos cégeknek előnyöket hoz a távmunkás együttműködés, másoknak hátrányokat. A valótlanul és egészségtelenül ambiciózus dátumtervezéssel a második csoporthoz kerülhet közelebb.

Szünetek

Bár elsőre úgy tűnhet, hogy a távmunka és az egyes hívások, videókonferenciák közötti virtuális ugrásokkal megspórolja azt az időt, amit normál esetben a különböző tárgyalók közötti utazással töltene, mégis könnyen úgy alakulhat, hogy időbeli nyomást gyakorol önmagára. Tartson legalább rövidke szüneteket a meetingek között, melyek alatt megfelelően felkészülhet a következőre, vagy egy új platformra vagy eszközbe léphet be, amit még nem ismer.

Adminisztráció

Az idő megszervezése nem csak a pontos tervezést jelenti, de azt is, hogy időt áldoz magára a tervezésre, aminek köszönhetően nagyobb kontrollja lesz munkája vagy a vezetett csapat fölött. Amikor az idejét szervezi, hagyjon időt a kiértékelő meetingekre, valamint ne felejtse el arra motiválni csapatát, hogy következetesen vezessék saját adminisztrációjukat, beleértve idejük nyilvántartását. Nagyon jól tudjuk a gyakorlatból, hogy az idő könnyű követésére a legjobb megoldás, ha nem kell vele külön foglalkozni, hanem ugyanott történik, ahol a projekt többi része. Pontosan úgy, mint az Easy Projectben.

Adatok és tapasztalatok

Ebben az utolsó pontban a korábbi alapelvek ütköznek egymással, Amikor a csapata nem csak a saját feladataival foglalkozik, hanem az adminisztrációval is, Önnek rendelkezésére állnak majd a további tervezéshez szükséges adatok. Azonban egy projektmenedzser képessége arra, hogy megtervezzen egy projektet és megszervezze csapata idejét nem csak abból származik, hogy felügyeli a munkájukat. Ha megfelelő a kommunikációja csapatával, minden egyes csapattagot emlékeztet céljaikra és határidőikre, és szabad kezet ad nekik munkájukban, igazi mesterévé válik az idő menedzsmentnek a távoli projektmenedzsmentben. Ezt követően a tapasztalatai elsősorban abban köszönnek majd vissza, hogy hogy ezen információk kombinálásával helyesen becsülheti meg a projektek időintenzitását, még a távoli munka jelenlegi és jövőbeli körülményei között is.