Táv-projektmenedzsment: Legyen a virtuális események és videókonferenciák mestere!
Folytatódik tematikus sorozatunk a távoli projektmenedzsmentről. Ma a virtuális megbeszélésekre, eseményekre és konferenciákra fókuszálunk. Fel van már szerelkezve a megfelelő technológiával és tudással, hogy megszervezzen ilyen eseményeket?
Egy projekt távoli menedzselése során – főleg, ha egy teljesen virtuális projektről van szó – általában problémaként merül fel a csapattagok közt az elkötelezettség és a lelkesedés hiánya. Bár az online eszközök segítségével mindenki képbe hozható, hálózati kommunikáción keresztül néha nehéz egy teljes csapatot hosszú távon ösztönözni, a más részlegeken dolgozó kollégák figyelmét felkelteni vagy megosztani a híreket a nagyközönséggel.
Ezért tehát, ha továbbra is el akarjuk érni céljainkat (nem csak a home office-ban történő kemény munkával, hanem a teljes emberi erőforrásunk és támogató morálunk kihasználásával), a virtuális kommunikáció bizonyított eszközeit - mint a webinar-ok, virtuális szobás meetingek vagy videókonferenciák – választhatjuk.
Akármelyik megoldást is tervezi használni, a legfőbb cél a hallgatóság bevonása és folyamatos támogatásának megszerzése a projekt előre haladása során. Íme tippjeink a virtuális események kezelésére.
Ne szégyellje előléptetését
Nem mindenki olvassa a rendszeres vállalati hírlapot vagy a hirdetőfalat a harmadikon. Még csak arról sem beszélünk, hogy mennyire lelkendezik a kolléga a Facebook-on vagy a LinedIn-en. Ne féljen hát magabiztosan, minden adandó alkalommal felhívni a figyelmet az Ön által rendezett virtuális eseményre! Ha a cégnek van belső weboldala vagy egyéb projekt kommunikációs eszköze, Önnek szerepelnie kell rajta. Röviden: használjon minden elérhető csatornát! Ne felejtse el megosztani az esemény részleteit, adja meg a pontos napirendet, használja a regisztrációs űrlapot, és kommunikáljon a regisztrált résztvevőkkel (de ne túlozza el az emlékeztetőket).
Kapcsolódó tartalmak
Szeretne meggyőzni minden lehetséges résztvevőt arról, hogy lépjen be a videókonferenciába? Mutassa meg nekik, hogy mire számíthatnak! Ha a munkájáról. vendégeiről vagy más prezentációiról vannak mintái, vagy akár videó anyagai, ne feledjen mindent felhasználni és helyes linkekkel megosztani az információt. Röviden: vonzza be a közönséget a megfelelő tartalommal, de próbálja nem felhasználni az összes ütőkártyáját.
Finoman irányítsa az eseményt
A távoli együttműködések, videókonferenciák és webinar-ok során állandóan magas a figyelem elvesztésének kockázata. Pontosabban Önnek mindennel harcolnia kell a hallgatóság figyelméért, ami számukra elérhető az eszközeiken, miközben Önt hallgatják. Ezért kerülje azokat a hosszú beszélgetéseket, melyek elterelnek a fő témáról, és szigorúan kövesse a korábban kihirdetett menetrendet! A legjobb, ha a megjegyzéseket és beszélgetéseket a saját csatornáira tereli, amiken tovább dolgozhat a kérdezőkkel, és figyelemmel követheti az esemény visszajelzéseit.
Gondoljon a biztonságra
Ha érzékeny adatokkal vagy információkkal dolgozik egy videómeeting vagy konferencia során, ne feledjen mindent megtenni az esemény biztonsága érdekében. Ez alatt nem csak a lehetséges biztonsági kockázatok értendők, hanem a titoktartással kapcsolatos veszélyek is. Gondolja át körültekintően, hogy milyen eszközöket akar használni a virtuális megbeszélésen, és bizonyosodjon meg arról, hogy azok megfelelő biztonsági védelemmel vannak ellátva, mint az új Easy Project.
