Projekteket vagy nagyobb terjedelmű feladatokat irányít?
Bár az összetettebb feladatoknak vannak hasonlóságaik a saját projektjeikkel, mégis alapvetően különböznek egymástól. Különböző módszerek léteznek a megközelítésükhöz, ezért tudnia kell, hogy a munkahelyén melyik kategóriával találkozik. A több projektből álló projekt portfólió kezelése kihívást jelentő feladat.
A projekt portfólió menedzsereknek képesnek kell lenniük a feladatok közötti priorizálásra, a csapat teljesítményének követésére és a megfelelő erőforrás elosztásra. Mielőtt azonban a projekt portfólió menedzsment módszertanainak és eljárásainak részletes tanulmányozásába kezdene, győződjön meg arról, hogy valóban problémával néz-e szembe.
Kisebb feladatokra bontás
Néha nehéz meghatározni, hogy meddig tart a feladat és hol kezdődik a teljes projekt. Bizonyos értelemben minden projekt kisebb projektekből áll. Végül is maga a projektmenedzsment is egy nagy egység kisebb részekre bontásának elvén alapul, mely részeket fel lehet osztani egy teljesítendő feladatsorra. Az eredmény a teljes projekt befejezése.
Az ilyen feladatok a projekttervezésen belül szakaszokra vannak felosztva, és ezek a szakaszok projektként is felfoghatók. A különbség tehát abban áll, hogy egy projektet irányít-e számos összetett, projektnek tűnő feladattal, vagy a projektek teljes portfólióját. A tényleges projekt elsősorban a terjedelmében tér el a részfeladatoktól.
Ha projektmenedzserként több, az ügyfélnek vagy cégen belül teljesítendő dologért felel, amelyek egymástól teljesen függetlenek, akkor Ön projektekért felel. Ezek ráadásul általában több csapat bevonását igénylik, amit figyelembe kell vennie az alkalmazottak kapacitásának megtervezésekor.
A projektmenedzsment magában foglalja a pontos terv és az ütemterv elkészítését a határidőkkel, a kockázatelemzést és az erőforrás menedzsmentet. A feladatok nem lehetnek annyira összetettek, hogy igényelnék a csapatok közötti együttműködést és a részletes tervezést. Másrészt, amikor projektekkel dolgozik, bevált projektmenedzsment eszközökhöz kell nyúlnia, mint amilyen a projekt- és erőforrás menedzsment modullal rendelkező Easy Project. Mindazonáltal értékelni fogja ezeket a lehetőségeket az egyes feladatok kezelésekor is.
Amikor már nem elég egy lista
A feladatoknak és a projekteknek rögzített kezdete és vége van. Gyakran mindkettő teljesítendő pontok listájaként kezdődik, de amíg a projektek összetettebb koordinációt igényelnek, például egy Gantt diagram segítségével, a feladatokat egyszerű „tennivalók“ listával is elvégezhetjük. Ha Ön már a feladatok teljes portfóliójáért felelõs, akkor inkább a globális Gantthoz nyúlna.
A feladatok egyénileg is megközelíthetők, de a projekteknek struktúrával kell rendelkeznie, amely feladatokból áll. Erre alapozva előre eloszthatja kapacitásait, legyen szó emberi, pénzügyi vagy technikai erőforrásokról.
Tehát, ha feladatokkal dolgozik, akkor nem is kell azonnal kockázatkezelési tervet készítenie. Bár a feladatok bizonyos kockázatokat hordoznak, csak egy projekt esetében szükséges ezeket tágabb kontextusban vizsgálni. A kockázatok és veszélyek ezen a ponton mutatnak túl az egyes feladatok határain, és széles körben megmutatkozhatnak a projekt más részein vagy a szervezete folyamataiban.
Így, bár vannak nagyobb léptékű feladatok, ezek jelentősen eltérnek maguktól a projektektől. Ha Ön ténylegesen egyszerre több összetett projektet irányít, melyeket fel kell osztania és építenie, akkor itt az ideje megismerni a projekt portfolió kezelési technikákat. Itt a feladatlisták már egyszerűen nem lesznek elegendőek a teljesítéshez.
Portfólió kezelés áttekintéssel? Easy.
A leghatékonyabb projektmenedzsment eszközök egyetlen szoftverben.
