Hogyan lehet megmenteni egy szoros határidejű projektet? 5 + 1 tanács a hatékony projektleszállításhoz

Leggyakrabban annak a kockázata áll fenn, hogy nem tudja időben leszállítani a projektet. Mit lehet tenni ilyen esetben? Nézze meg, hogyan közelíthető meg a projekt és menthető meg a lehető legkevesebb áldozat árán!

Miért van késésben a projekt?

Számos oka lehet annak, hogy egy projekt rossz irányba halad (főleg a határidők szempontjából). Leggyakrabban azonban a projektvezető a felelős – vagy nem képes fenntartani az időzítést, vagy alábecsüli az előkészítési fázist. Íme egy rövid összefoglaló a projekt elkezdése előtti tennivalókról:

• WBS – Munkalebontási struktúra a csapat összes tagjával; így átlátja, miből áll a projekt, és mennyi időbe telik majd az egyes tételek teljesítése.
• CBS – Költségbontási struktúra, amely megalapozza a projekt költségvetését, majd annak kezdeti és folyamatos összehasonlítását a tényleges költségekkel.
• Erőforrás-menedzsment – Használja a munka megtervezéséhez és az erőforrások lefoglalásához azok valós idejű kapacitása

Tereljen vissza egy projektet a helyes vágányra: Ütemezéstömörítés

Ha pontosan meg van határozva a projektleszállítás ideje, ami semmilyen esetben sem halasztható el (pl. egy adott dátumhoz és időponthoz kapcsolódó vállalati esemény, hivatalos szállodanyitó parti vagy egy új gyártási modell bemutatása egy szakkonferencián), akkor elérkezett az idő az ütemezéstömörítés (project crashing) néven ismert technika alkalmazására.

Az ütemezéstervezés bár ijesztően hangozhat, valójában nincs mitől félni. Épp ellenkezőleg, ez egy nagyon jó megoldás, amire azonban fontos megfelelően felkészülni.

Az ütemezéstömörítés azt jelenti, hogy lerövidíti az egy vagy több feladatra szánt időt, ami csökkenti a projekt teljes teljesítési idejét is. Logikus azonban, hogy számíthat az erőforrások mennyiségének megnövekedésére, ami az összköltség növekedését eredményezi.

Annak érdekében, hogy végül időben leszállíthassa a projektet, és minden a lehető legkisebb hatással legyen a költségvetésére, járjon el az alábbiak szerint:

1) Frissítse a WBS-t – Hívjon össze egy megbeszélést a csapattal, és ismertesse, miért kell új projekttervet készítenie! Tudja meg, hogy a feladatok relevánsak-e az aktuális munkalebontásban, esetleg egyesíthetők egy feladat alatt, vagy akár teljesen elhagyhatók-e.

2) Frissítse a Gantt-diagramot – Helyezze át a frissített gondolattérképet egy Gantt-diagramba, hogy lássa a feladatok és az idő kapcsolatát! Takarítson meg időt az Easy Projectben azáltal, hogy a gondolattérkép változásai automatikusan átkerülnek a Gantt-diagramba.

3) Ismerkedjen meg a projektek állapotával a szervezeten belül – Nézze át a projekt állapotát a globális Gantt-diagramban a portfóliómenedzserrel, és derítse ki, hogy vannak-e átcsoportosítható erőforrások az ütemezéstömörítéshez, vagy esetleg külső szolgáltatókat kell megbíznia.

4) Tervezze meg az új erőforrások költségeit – függetlenül attól, hogy belső vagy külső erőforrásokat használ, legyen világos képe arról, hogy mennyibe kerülnek, és mennyivel növelik a költségvetést.

5) Készítsen egy új és naprakész projektet, amely tartalmazza a következőket:

• Korrigált személyzeti kapacitás-tervezés – új erőforrások, amelyekkel a projektet le fogja szállítani
• Frissített munkalebontási struktúra és költségvetés
• Újratervezett Gantt-diagram az előző két pont alapján

Ez minden? Nos, majdnem.

Előbb-utóbb minden projektmenedzsernek „tűzoltóként” kell fellépnie, és azonnal tüzet kell oltania egy késésben lévő vagy rosszul futó projekten. Néhány projekt egy ponton kigyullad, míg mások hibátlanul fognak lezajlani. A projektmenedzsment arról is szól, hogy képes legyen lekommunikálni egy problémát, szembesülni vele, majd meg tudja oldani azt. Tévedések előfordulnak, de sokkal rosszabb, ha nem tanul azokból.

Így hát ne felejtsen megbeszélést tartani a projekt leszállítása után (úgynevezett utómunka)! Készítse el a kérdések, válaszok és megoldási javaslatok listáját, majd ossza meg ennek eredményét a vállalaton belül – a projektmenedzsereknek segíteniük kell egymást!