Hogyan kezelhet egyszerre több projektet megőrülés nélkül: specifikus tanácsok és eszközök a portfólió kezeléshez

Ha egyszerre több projektet irányít, akkor valószínűleg rájött már, hogy különösen három dologra kell figyelnie - a feladatok rangsorolására, az erőforrások átgondolt elosztására és a csapatmunka irányítására. Feltételezzük, hogy már régen felhagyott a „post-it technikával”, és megfelelő szoftvert használ a portfólió kezeléshez. Nézze meg, mire kell figyelnie a projektek kezelésekor, és hogy az Easy Project egyes funkciói hogyan segítenek ebben.

1. Győződjön meg arról, hogy ismeri a projekteket alkotó összes feladatot

Blogjainkban elég gyakran visszatérünk a munkalebontási struktúrára, avagy WBS-re. Ha jól csinálja, akkor biztosan elkerüli, hogy meglepődjön az „elfelejtett” feladatokon – amiknek néhány extra ráncot köszönhet a homlokán, amikor projekteket vezet (ha portfóliót kezel, már rendelheti is a bőrnyugtató krémet). Készítsen őszinte „vébéest” a portfólió minden egyes projektjéhez.

2. Tudja meg, mennyi idő kell az egyes feladatokra, és ki fogja megcsinálni azokat

Az erőforrás menedzsment kulcsfontosságú készség a portfólió kezelésben. Projektmenedzserként optimalizálnia kell a kapacitást, hogy a megfelelő erőforrásoknak (embereknek) elegendő idő álljon rendelkezésre konkrét eredmények elérésére.

Az erőforrások tartalékolásához használja a vizuális erőforrás mestertervet. Ennek köszönhetően gyorsan megtekintheti a valódi kapacitásokat a napi, heti vagy havi horizonton, ami feltétlenül szükséges a munkavállalói kapacitások későbbi tervezéséhez.

Az Erőforrás irányítópult kiválóan alkalmas a portfólió kezelésen belüli tervezésre. Ez megkönnyíti annak értékelését, hogy mennyire hatékonyan működnek projekt csapatai. És ha Isten őrizz valami felrobban, és eljött az eseti tervezések ideje, akkor az átfogó erőforrás elosztások világos grafikonjai segítenek Önnek.

3. Mi a legnagyobb segítség? A Globális Gantt.

A projektek tervezése, különösen a nagyobb projektek esetében, Gantt diagram nélkül nem lehetséges. Fő előnye a könnyű használat - a projektfeladatok időbeli megjelenítésének köszönhetően kényelmesen megtervezheti az egész projektet.

A portfólió kezelők számára azonban a Globális Gantt lesz a legfontosabb eszköz. Ha a Gantt diagram lehetővé teszi az összkép megtekintését, akkor a globális Gantt az egész képgalériát jelenti. Segítségével követheti:

• Az összes projekt készenléti állapotát egy idővonalon megjelenítve, kattintási lehetőséggel az egyes Gantt diagramokra, ahol gyorsan látható, hogy mit kell (vagy kellene) elvégezni, és ki felelős ezért.
  
  
• Az összes projekt kimerült erőforrásainak áttekintését
  
  
• Az összes projekt cash flow áttekintését
  

Ezen kívül az Easy Project 10.6 legújabb verziójában bemutattuk a továbbfejlesztett Globális Gantt-ot, kényelmes fogd és vidd funkcióval. Szeretni fogja!

4. Ellenőrzés és jelentéskészítés

Tudja, mi a különbség a tapasztalt és a tapasztalatlan portfólió kezelő között? Amikor a hétfői megbeszélésen megkérdezi tőlük: „Na és, hogy állunk a projektekkel?”, az egyik beszélni kezd, a másik pedig jelentést tesz.

A tökéletes Portfólió beszámoló funkciónak köszönhetően néhány kattintással teljes értékű, prezentálásra kész jelentést készíthet. Könnyedén testre szabhatja a portfólió jelentéseket, és grafikonokon vagy diagramokban is megjelenítheti azokat.

5. Néhány jó tipp a végére (mind az elején, mind a közepén)

• Delegáljon - ha Ön az a típus, aki mindent maga szeret elvégezni, akkor valószínűleg minden projektben saját kezűleg is beleteszi a munkáját, de csak idő kérdése, és meg fogja égetni saját magát. Ezen kívül azzal, hogy nem ad teret másoknak, fokozatosan csalódottsági állapotba hozza csapatát.Hagyja, hogy az emberek megtegyék, amit kell, és ruházzon át rájuk olyan munkát, amelyben mások segíthetnek Önnek.Az Ön feladata, hogy átlásson mindent,és ez egyáltalán nem kevés.
  
  
• Tartson rendet – határozzon meg szabályokat a kommunikációra, a kimenetek szervezésére és a projekt portfólió fejlődésének nyomon követésére!Minél kevesebb alkalmazásra és különféle eszközre van szüksége, annál jobb.Ideális esetben minden fontos dolog elérhető egyetlen eszközben, beleértve az adatokat és a számokat is.
  
  
• Használja ki a mérföldkövek előnyeit - leülni egy csapattal és megtudni, hogyan mennek a dolgok, néha önmagában is nagyszerű eszköz.Például az egyik projektben azt tapasztalja, hogy bajban van, míg egy másik projekt a menetrendet is megelőzi.Ezen túlmenően, ha visszajelzést kap, például a projektek első szakaszának befejezése után, akkor erőit a valóságnak megfelelően csoportosíthatja át, és még hatékonyabban folytathatja a munkát.

Összegzés

Több projekt egyszerre történő elvesztésének elkerülése érdekében dolgozzon projekt portfóliókezelő eszközökkel! Fontos, hogy mindig legyen áttekintése az erőforrások felhasználásáról, például az Erőforrás mesterterv segít ebben. Ezután a Globális Gantt-ban nyomon követheti az egyes projektek állapotát és azok interakcióit. Amikor pedig kérdése merül fel projektjeivel kapcsolatban, készüljön fel a Portfólió beszámoló funkcióval. Tehát, ha még több projektje is van, hűvös fejjel és megfelelő szerszámokkal egy fedél alatt megteheti!