3 alapvető PM eszköz, amit mesteri szinten kell tudnia, hogy valóban senior projektmenedzserré váljon

Ideális esetben ez egy teljeskörű integrált szoftverben, vagy több különálló rendszerben történik.

WBS (MUNKALEBONTÁSI STRUKTÚRA): ELŐNYE, HOGY ELMETÉRKÉPKÉNT LÁTHATJA A PROJEKTET

Nem tudja elkerülni azokat a napokat, amikor egyszerűen túl sok van mindenből, de elegánsan kezelheti a WBS-sel – egyfajta terápiával a projektmenedzser számára.

Az egész arról szól, hogy az elmetérkép segítségével egy nagy projektet kezelhető részekre – teljesítésekre – bonthat. Amint ez helyesen megvalósul, tisztázódnak a prioritások, és Ön biztosan arra fog koncentrálni, ami valóban fontos. Ráadásul ezzel Ön készen áll arra, hogy megtervezze a projekt feladatait (a Gantt diagramban) és erőforrásait (az Erőforrás menedzsmentben).

1. tipp: Bontsa részekre a projektet az összes érintett segítségével, így elkerülve a hirtelen hiányosságokat a munkafolyamatban. Amint kész a WBS, az összes csapattagnak kell rendelkeznie hozzáféréssel, és egyet kell értenie vele.

2. tipp: A projektmenedzsment néha a feladatok zajos piactérévé változhat, de ha nem megy le túlságosan a részletekig, amikor részekre bontja a projektjét, a teljesítendők érthető listáját kapja. Az ezt követően kapott részfeladatokat aztán a Gantt diagramon kell megterveznie.

ERŐFORRÁS MENEDZSMENT: ÉRJE EL, HOGY AZ EMBEREK SZERESSÉK MUNKÁJUKAT

Mi a leggyakoribb hiba, amit az átlagos projektmenedzserek elkövetnek? Az, hogy egyszerűen figyelmen kívül hagynak egy alapvető PM eszközt – az Erőforrás menedzsmentet.

Itt kezdődnek a problémák – a kapacitásokat nem tervezik, hanem becsülik, és a teljesítendők gyakrabban szólnak a „reméljük”-ről, mint a „biztosan”-ról. Az erőforrás kezelés a kapacitások optimalizálásáról szól, így a terv szerint a megfelelő erőforrások (emberek) szállítják le az adott eredményeket teljesíthető idő alatt. Amint készen van ezzel, elkezdheti a feladatok tervezését a Gantt diagramban.

1. tipp: Vegye számításba az egyediségeket! A csapattagok munkastílusának ismerete nélkül nem tudja helyesen megtervezni munkaidejüket. Ha viszont ez rendben van, akkor el tudja kerülni a fölösleges holtidőket és elhavazódásokat.

2. tipp: Hagyjon teret az embereknek! Ne tervezzen erőforrásainak teljes munkaidős feladatokat (pl. napi 8 órát), különben úgy járhat, hogy minden csapattag elfárad és kiég. Ha előre lefoglal némi időt, azt később felhasználhatja egy-egy nem várt probléma megoldására, ami valljuk be, része a munkánknak.

Új Erőforrás jelentések – Easy Project 10.6

GANTT DIAGRAM: LEGYEN ÁTFOGÓ KÉPE ARRÓL, HOGY MIKOR MIT KELL ELVÉGEZNI

Néha ki kell zoomolnia a projektekről, hogy tiszta képet kapjon a dolgok állásáról – ekkor jött el a Gantt diagram ideje.

Ez segít vizuálisan áttekinteni a projektje feladatainak kapcsolatát, valamint az elkészülésük elvárt idejét. Milyen lenyűgöző dolog egyértelműen látni, minek kell most elkészülnie, és mi várhat!

1. tipp: Először ismerkedjen meg a projektje főbb feladataival, és az ezek elkészüléséhez szükséges becsült idővel! Aztán használja a Gantt diagramot arra, hogy vizualizálja a munkafolyamatot! Plusz előnyként látni fogja a kockázatokat és a lehetséges ütközéseket, így jobban priorizálhat.

2. tipp: Vonjon be mindenkit! Mivel a Gantt diagram a feladatok becsült idejét és fontosságát is mutatja, engedje meg csapatának, hogy bejelentkezzen és megtekintse azokat! Ezzel a csapattagok sokkal könnyebben megértik majd egymás szerepét a projektben.

ÖSSZEGZÉS

Ahhoz, hogy valóban időt és energiát spóroljon, valamint gördülékenyebbé tegye a projekt munkafolyamatát, a legjobb PM eszközök - WBS, Erőforrás menedzsment és Gantt diagram – használatát javasoljuk egyetlen, közös platformon. Sokkal jobban fogja érezni magát, hogy nem kell megnyitnia újabb és újabb programokat, ablakokat. Nézze, az Easy Project most 30 napig ingyenes, és lehetővé teszi:

➔   projektje felosztását kisebb lépésekre a WBS eszköz segítségével, és a teljesítendők lehető legjobb vizualizálását;

➔   az elvégzendő feladatok és a teljesítésükhöz szükséges idők egymás mellé helyezését a Gantt diagram használatával;

➔   kapacitásai valószerű megtervezését, ezáltal elkerülve az ütközéseket, a túlterheléseket és a csapattársak baljós tekinteteit;

➔   az adaptációktól mentes manuális módosításokat – amit az Erőforrás menedzsmentben változtat, az tükröződik a Gantt-ban is, és visszafelé;

➔   annak áttekintését, amin valóban dolgoznia kell, és annak elrejtését, ami nem szükséges az adott pillanatban (például mérföldkövek, kiemelt feladatok).

Sok sikert kívánunk a projektjéhez legjobban illő szoftver kiválasztásában!