Az öt leggyakoribb hiba a kockázatkezelésben
Ha projektmenedzserként dolgozik, akkor létfontosságú, hogy prioritásként kezelje a kockázatok azonosítását és kezelését is. Ha nem kezelik megfelelően a kockázatokat, akkor azok jelentős pénzügyi problémákat okozhatnak a vállalat számára. Ismerje fel a gyakori hibákat, hogy hatékonyan végezze a kockázatkezelést.
Tartalomjegyzék
Miért fontos a kockázatkezelés
1. Nem mérlegelik, hogy a kockázat lehetőséggé is alakítható-e
2. A kockázatkezelés nem egységes szemléletben zajlik
3. Jellemző a kockázat valószínűségének alábecslése
4. Jellemző, hogy csak a mérséklésre összpontosítanak
5. Nem előre tervezett módon történő, folyamat a kockázatkezelés
Easy Project segít elkerülni a kockázatkezelési hibákat
Miért fontos a kockázatkezelés
A kockázatok száma és összetettsége növekszik. Olyan tényezők, mint a gyors technológiai változások, a megnövekedett összekapcsoltság és az olyan válságok, mint a járvány, az Ukrajnában folyó háború, nehezebbé teszik a kockázatok előrejelzését és kezelését. A projektmenedzserek munkájuk során nagyobb hibázásnak vannak kitéve, mint korábban.
Mások hibáiból tanulni felbecsülhetetlen értékű a kockázatkezelési készségek fejlesztésében. Íme öt gyakori hiba a kockázatkezelésben, amelyeket el kell kerülni egy projekt menedzselése során.
1. Nem mérlegelik, hogy a kockázat lehetőséggé is alakítható-e
A projektmenedzserek is emberek, és sokan közülük a kockázatokat csak negatívnak látják. Azonban még a legtapasztaltabb menedzserek is néha figyelmen kívül hagyják a kockázatos helyzetekből adódó lehetőségek potenciálját.
A sikeres projektmenedzserek nem csak a kockázatok mérséklésére összpontosítanak. Alaposan megvizsgálnak minden egyes kockázatot, hogy felismerjék, ha átalakítható lehetőséggé. Például, ha egy jelentős kockázat veszélyezteti a folyamatban lévő projektet, ez lehetőséget adhat arra is akár, hogy újra priorizálják a projekteket és erőforrásokat szabadítsanak fel más életképesebb projektre, ami potenciálisan nagyobb sikerhez vezethet.
2. A kockázatkezelés nem egységes szemléletben zajlik
A kockázatkezelésben alapvető lépés a projektet érintő kockázatok azonosítása, de a csapatok gyakran összemossák a kockázatok okait, eseményeit és hatásait, elveszítve a fókuszt az aktuális kockázati eseményekről. Például egy kockázat oka lehet egy fejlesztő, aki több projekt miatt túlterhelt, ami a kockázati eseményhez vezethet, hogy a fejlesztő nem tud megfelelően foglalkozni az adott projekttel. Ennek az eseménynek a hatása lehet, hogy a projekt kudarcot vall a megfelelő figyelem hiánya miatt. Fontos, hogy ezeket az elemeket egyértelműen meghatározza a hatékony kezelés érdekében.
Másrészről, sok csapat túlzottan támaszkodik az ellenőrző listákra, különösen olyan környezetekben, ahol a projektek ismétlődőek, és a kockázatok ismétlődőnek tűnnek, például egy adatmigrációra specializálódott IT-csapat esetében. Bár egy kockázat ellenőrző lista hatékonyan egyszerűsítheti az azonosítási folyamatot, van veszély a megszokásban. A csapatok feltételezhetik, hogy csak az kockázat, amely már szerepel a listán, figyelmen kívül hagyva más lehetséges új kockázatot. Bár egy ellenőrző listával kezdeni hasznos, fontos ébernek maradni és nyitottnak lenni további kockázatok azonosítására is, amelyek felmerülhetnek az adott projekt kapcsán.
Kockázatfigyelés és ellenőrzés
3. Jellemző a kockázat valószínűségének alábecslése
A projektben rejlő összes lehetséges kockázat azonosítása után a következő lépés azok besorolása a bekövetkezésük valószínűsége szerint. A magas valószínűségű kockázatokat a projekt megvalósítása előtt kell kezelni. Azonban néhány projektmenedzser szándékosan alulértékeli ezeket, hogy elkerülje az ellenőrzést és megőrizze hírnevét.
Egyértelmű, hogy ha a valószínűséget alábecslik, akkor a kockázatokat nem értékelik pontosan, a csapat nem fogja így megtenni a szükséges óvintézkedéseket, ami a projekt kudarcához vezethet.
4. Jellemző, hogy csak a mérséklésre összpontosítanak
Bár sok projektcsapat elsősorban a mérséklésre összpontosít a kockázatkezelés módjának kiválasztásakor, fontos emlékezni arra, hogy a mérséklés csak egy a többi alkalmazható stratégia közül, és különösen a fenyegetések kezelésére használják. A kockázatok hatékony kezeléséhez elengedhetetlen egy átfogó válaszstratégia, amely magában foglalja a mérséklést, elkerülést, áthárítást és elfogadást is.
A mérséklés célja, hogy csökkentse az kedvezőtlen kockázati események valószínűségét vagy hatását. Egyes kockázatok esetében az elkerülési stratégia lehet megfelelőbb, teljesen megszüntetve a kockázatot annak eredetének kezelésével. Alternatívaként a kockázat áthárítása magában foglalja a kockázat harmadik félre történő áthárítását. És ha ezek a stratégiák nem megvalósíthatóak, szükség lehet a kockázat elfogadására és egy vészhelyzeti terv elkészítésére. Kizárólag a mérséklésre koncentrálva előfordulhat, hogy nem a legmegfelelőbb választ használják egy adott kockázat kezelésére.
Kockázati mátrix
5. Nem előre tervezett módon történő, folyamat a kockázatkezelés
Néhány projektvezető küzd a delegálással, gyakran olyan feladatokat is vállalnak, amelyeket a csapattagoknak kellene átadni, pedig ez elengedhetetlen a hatékony kockázatkezeléshez. A kockázatkezelés felelősségének központosítása helyett létfontosságú, hogy az egyes kockázatok esetében a megfelelő csapattagoknak delegáljuk a felelősséget a képességeik alapján. Ezután minden egyes kockázattulajdonosnak végre kell hajtania a reagálási tervet, folyamatosan figyelemmel kell kísérnie a kockázatot, és rendszeres állapotfrissítéseket kell nyújtania. Ez a megközelítés nemcsak az elszámoltathatóságot segíti elő, hanem a reagálási terv hatékonyságát is növeli.
Sajnos sok projektvezető a kockázatkezelést egyszeri feladatként kezeli a tervezési fázisban, és csupán kitölti a kockázati nyilvántartást, majd elhanyagolja azt. Ezzel szemben a kockázatkezelésnek folyamatos folyamatnak kell lennie, amelyet minden projektértekezletbe be kell építeni, ahol a kockázattulajdonosok beszámolnak intézkedéseikről, és foglalkoznak minden új potenciális kockázattal vagy kiváltó okkal, biztosítva, hogy a kockázatkezelés a projekt teljes életciklusa alatt fennmaradjon.
Easy Project segít elkerülni a kockázatkezelési hibákat
A teljes kép bemutatásához más, a kockázatkezeléssel kapcsolatos problémákat is meg kell említeni, beleértve a kockázati stratégia üzleti célokkal való összehangolásának hiányát, az emberi tényező figyelmen kívül hagyását, a felmerülő és összefüggő kockázatok figyelmen kívül hagyását, az elavult vagy pontatlan adatokra való támaszkodást, és a hibákból való tanulás elmulasztását. Hatékony kockázatkezelési megoldás megköveteli a hogy összehangolja a kockázati stratégiákat az üzleti célokkal, az emberi elemek hatásait figyelembe kell vegye, az új kockázatok lehetőségét folyamatosan mérlegelni kell, biztosítani kell az adatok pontosságát, és azt, hogy a múltbéli hibákból ténylegesen levonják a következtetéseket és tanuljanak belőle. Ezek mind fontosak a kockázatkezelési gyakorlatok finomítása érdekében.
Minden sikeres projekt erősen támaszkodik egy megbízható kockázatkezelési stratégiára, de meglepően könnyű hibákat elkövetni ezen a területen. Szerencsére az Easy Project segítségével nincs egyedül.
Kockázatkezelési modulunkat úgy terveztük, hogy tökéletesen illeszkedjen a konkrét projektigényeihez. Kockázatnyilvántartást, átfogó áttekintéseket, részletes jelentéseket, minőségi és mennyiségi elemzéseket, valamint testreszabható indikátorokat kínál. Ezekkel az eszközökkel hatékonyan azonosíthatja, elemezheti és kezelheti a kockázatokat, hogy biztosítssa projektjei sikerét.
Regisztráljon az Easy Projectre, amely olyan projektkockázat-kezelő szoftvert biztosít, amellyel sikeressé teheti a projektjei.
Kapcsolódó cikkek
Készítsen projekt kockázatkezelési tervet
Ismét visszatérünk egyik kedvenc témánkhoz, a kockázatkezeléshez. Ezúttal közelebbről áttekintjük a teljes kockázatkezelési folyamatot, beleértve annak alapvető elemeit.
A projekt kockázatai és a projekt problémái – mi a különbség?
A projekthez kapcsolódó kockázatok megfelelő kezelése és a felmerülő problémák aktív megoldása érdekében mindenekelőtt tudni kell megkülönböztetni egyiket a másiktól.
