A projekt kockázatai és a projekt problémái – mi a különbség?
A projekthez kapcsolódó kockázatok megfelelő kezelése és a felmerülő problémák aktív megoldása érdekében mindenekelőtt tudni kell megkülönböztetni egyiket a másiktól.
Csak megfelelő előkészítéssel - amely magában foglalja a kockázatelemzést és a projekt egyéb aspektusait is, optimálisan olyan dedikált eszközökön keresztül, mint például az Easy Project - kerülhetők el a nem kívánt következmények, például a túlórák, a félig megoldások vagy a csapaton belüli konfliktusok. Vessünk egy pillantást a kockázatokra és a problémákra.
Mi a kockázat és mi a probléma?
A Projektmenedzsment Útmutató (Project Management Body of Knowledge, PMBOK) szerint, amelyről korábban írtunk, a projektkockázat "bizonytalan esemény vagy körülmény, amely megtörténése esetén negatív hatással lesz egy vagy több projekt céljaira". Nézzük közelebbről ezt a meghatározást a kockázatok jobb megértése érdekében. Íme egy példa:
A csapatnak nem sikerült beépítenie a felhasználói visszajelzéseket, ezért előfordulhat, hogy a termék nem felel meg a felhasználói követelményeknek, ami elégedetlenséget eredményez.
- Ok: Nem sikerült implementálni a felhasználói visszajelzéseket.
- Kockázat: A termék nem felel meg a felhasználói követelményeknek.
- Hatás: A felhasználók nem lesznek elégedettek a termékkel.
Mint látható, a kockázat továbbra is hipotetikus esemény. Ha bekövetkezik, akkor negatív hatást vált ki a felhasználó elégedetlensége formájában. Lehetséges azonban, hogy a csapat kezdeti áttekintésének sikertelensége ellenére olyan terméket szállítanak le, mellyel a felhasználók elégedettek lesznek.
A kockázat ezért tehát egy lehetséges forgatókönyv képe, amely vagy bekövetkezik, vagy nem. A probléma egy olyan esemény, amely már megtörtént, és az eredménye egyfajta kockázat. Egyesek azonban azt állítják, hogy még ha a kockázat be is következik, nem feltétlenül teljesül automatikusan az összes várható hatás.
Kockázatkezelés az Easy Project programban
Miért számít a különbség?
A két fogalom megkülönböztetésének képessége elősegíti a proaktív projektmenedzsmentet. Elemzések és előrejelzések révén mind a kockázatok, mind a problémák előre jelezhetők és elkerülhetők.
Hasonlóképpen, képesnek kell lenni arra, hogy a kockázatokat és problémákat természetük szerint közelítsük meg. A kockázatok megkövetelik a megfelelő stratégia kiválasztását, például a kockázat elkerülését, elfogadását, továbbadását vagy csökkentését. Másrészt a problémákat kompromisszumok nélkül kell kezelni annak érdekében, hogy minimalizálják a projektre gyakorolt hatásaikat.
Ha Ön vagy a projektmenedzser nem tudja elkerülni a problémákat és a kockázatokat a megfelelő előkészítés és a felelősségteljes projektmenedzsment révén, ezek a szempontok hasznosak lehetnek a felettesek számára is a projekt és a teljesítmény értékelése során. Röviden: ha túl sok lehetséges probléma valósul meg a projektjeinél, akkor azokat legközelebb kockázatként kell értékelnie.
