Projektmenedzsment: Hogyan juthat előrébb karrierjében anélkül, hogy megrekedne? Néhány jótanács egy vezető PM-től

Ez hat évvel ezelőtt történt, a kérdezett jelölt pedig már tapasztalt vezető projektmenedzserként dolgozik nálunk a legújabb projektmenedzsment-szoftverrel, a legösszetettebb projekteken. Most pedig összeszedett néhány jótanácsot, amik valóban hasznos útmutatóként szolgálnak a projektmenedzsmentben való előrelépéshez.

Az interneten sok jó és rossz cikk található arról, hogy mit kell elsajátítania egy projektmenedzsernek. Ha könyvekben vagy e-könyvekben szeretne segítségre lelni karrierjéhez, akkor valószínűleg már rájött, hogy az elérhető szakirodalom feldolgozása legalább egy munkahetet venne igénybe.

Ezért ebben a cikkben összeállítottunk egy bevált tippekből és eszközökből álló listát, amely valóban segíthet abban, hogy munkáját jobban – gyorsabban, hatékonyabban, több örömmel és kevesebb stresszel – végezze. Csapjunk bele!

Mennyire fontosak a puha készségek?

Nagyon is. A projekt végén mindenki a számokra kíváncsi, de a projekten végzett munka során az érdekel mindenkit, hogyan éri el azokat a számokat. Az értékesítésben azt mondják, hogy senki sem akar negatív emberekkel üzletelni, és ugyanez vonatkozik a projektmenedzser munkájára is.

A lényeg nem az, hogy átalakuljon valaki mássá, hanem hogy fejlessze azokat a puha készségeket, amelyek a természetéből fakadnak, és fokozatosan dolgozzon a többin. A következők az alapvető puha készségek:

1. Kommunikáció

Éljen soká az egyszerű, tényszerű és hatékony kommunikáció! Higgye el, egyetlen ügyfél, csapattag vagy menedzser sem fogja ellenezni ezt a három tulajdonságot. Ugyanakkor elengedhetetlen, hogy mindnek teret adjon.

De figyeljen arra, hogy ha egy beszélgetés, videohívás vagy csevegés már az elején vontatott, akkor az eredmény mindig időpazarlás lesz. Ezért tűzzön ki egy célt, amelyet el akar érni minden kommunikáció során!

2. Vezetés

Számtalan vezetésről szóló videó, könyv és blog létezik, de a mindig és mindenhol működő aranyszabály a régi, jól ismert „Mutasson példát”. Ezért gyakran előfordul, hogy a „projekt körüli légkör” (és gyakran maga az eredmény) a projektmenedzser hangulatát tükrözi. Kövesse nyomon a projektet, érjen be időben, legyen az első a megbeszéléseken.

Legyen figyelmes, motiváljon, dicsérjen, jelentsen, és kezdeményezzen párbeszédet. Amikor valóban érdekli egy projekt és az azon dolgozó emberek, mindenkit „megfertőz” az érdeklődésével. Ha pedig valaki immunis marad, az valószínűleg annak a jele, hogy nála van a probléma, nem Önnél.

3. Kompromisszumok

A projekt egy élő teremtmény, amiért meg kell küzdenie. Nemcsak az ügyféllel folytatott költségvetési megbeszélések során, hanem házon belül is. Lehet, hogy több erőforrásra vagy időre lesz szüksége, vagy meg kell tudnia indokolni döntéseit a sprintekkel kapcsolatos visszajelzésekkel szemben.

Alapszabály: minden csatát könnyebben megnyerhet, ha adatokkal van felfegyverkezve. Az adatokkal mosolyogva és vérontás nélkül nyerhet.

Mely eszközöket kell kezelnie, és miért?

Ahhoz, hogy a projekttervezést és -menedzsmentet az ellenőrzése alatt tartsa, és így haladhasson, el kell sajátítania a projektmenedzsment eszközeinek használatát. Szerencsére számos kifinomult szoftver és alkalmazás áll rendelkezésre, amelyek lehetővé teszik ezt.

A munkavégzéshez a legjobb eszköz az, amely minden fontos funkciót egy fedél alatt egyesít – ez rengeteg időt takarít meg a szervezésben és a kommunikációban. Az Easy Project pontosan ezt teszi.

Az elején mindent egy átlátható és könnyen navigálható személyes Projektmenedzser Irányítópulton állít be. Ezután további négy alapvető készségre készülhet fel.

1. Munka- és erőforrás-szervezés

Amikor belekezd egy projektbe, készítsen vizuális elmetérképet a munkalebontási struktúrában (WBS)! Készítse el az egész csapattal együtt – így mindenki láthatja a rá váró feladatokat. Ezzel Ön a kezdettől fogva erősíti kollégáiban a felelősség érzetét.

Az Erőforrás-menedzsment eszközzel könnyen ellenőrizheti kollégái vagy erőforrásai kapacitását.

Beszélje meg kollégáival a feladatok elvégzéséhez szükséges időt – így mindenkit arra ösztönöz, hogy felelősséget vállaljon. Megjelenítheti a projekt időzítését egy Gantt-diagramban, és megoszthatja azt a csapattal.

2. Időgazdálkodás és időkövetés

A projekt időben történő leszállítása nagyon jó mutatója az Ön munkájának. Tekintettel a változások, kockázatok, késések és előre nem látott események mennyiségére, a megfelelő időgazdálkodás megmentheti Önt. Kövesse nyomon, csapata mennyi időt tölt el a projekttel, és állítson be értesítéseket, ha túllépik a projektterjedelemben meghatározott korlátokat.

A vezető projektmenedzserek értékelni fogják a projektellenőrzés és jelentéskészítés speciális eszközét. A Megtermelt érték menedzsment eszköz azonnali összehasonlítást nyújt a létrehozott érték és a naptár és költségek között.

Az Ön feladatához tartozik az is, hogy észszerűen megszervezze a csapat teljes idejét. Használja az értekezlettervezőt! Aranyat érő tanács: ha valamelyik csapattagnak nagyon zökkenőmentesen kell dolgoznia, egyszerűen töltsön ki neki egy egész napot a közös naptárban – így általában a tervezettnél gyorsabban fejezi be a munkát.

3. Irányítóeszközök az agilis projektmenedzsmenthez

A Scrum vagy Kanban módszerrel végzett agilis menedzsment nagyon trendi mostanság. Sok cikk született már erről, és még több készül (íme a miénk). A legtöbb IT-cég az agilis projektmenedzsment elveit alkalmazza, valószínűleg az Ön (leendő) ügyfeleit is beleértve. Az Easy Projectben paneleket készítettünk az Scrum és a Kanban számára, melyek között gyorsan és egyszerűen válthat.

4. Több projekt kezelése egyszerre – portfóliómenedzsment

Ha több projektért felel, akkor nyilvánvaló, hogy már bizonyította rátermettségét. A portfóliómenedzsment azonban a felelősség egy másik szintje, és speciális eszközöket igényel. De kezdjük azzal, hogyan könnyítse meg munkáját – mi lenne, ha rendelkezne sablonnal a projektjéhez?

Azokkal a projektsablonokkal, amelyeket fokozatosan hozhat létre és oszthat meg a vállalaton belül, sok időt takaríthat meg – még a nagy projektekben is!

Több projekt vezetőjeként az Easy Project három fő eszközéhez is hozzáférhet:

• Teljesen testreszabott portfólióáttekintés, amit átalakíthat egy teljes értékű, prezentációra kész jelentéssé.
• „Portfólió fa” a projektek gyors áttekintéséhez első pillantásra.
• Új Globális Gantt, ami támogatja a részletes projektmenedzsmentet.

Összegzés

A projektmenedzsment fejlődésével változnak az általunk használt eszközök is. Ezért az a projektmenedzser, aki képes olyan eszközökkel dolgozni, amik tükrözik ezeket a változásokat, mindenképp versenyelőnyre tesz szert.

Bár a puha készségek elengedhetetlen részei a projektmenedzsmentnek (is), csak akkor fejlődnek, ha a projektmenedzser támaszkodhat azokra az adatokra, melyeket ezen eszközökön keresztül szerzett meg.

Ha előre szeretne jutni projektmenedzseri karrierjében, kezdjen bele fokozatosan, és tűzzön ki részleges célokat: gyorsabban, hatékonyabban és olyan eszközökkel szállítsa le következő projektjét, amelyek világosabbá és könnyebbé teszik munkáját!