Projekt döntéshozatal: Hogyan csinálja jobban?

Íme jó néhány ötlet arra vonatkozóan, hogyan tárhatja fel a tényeket a nehéz helyzetek mögött, amelyekbe kerülhet, és hogyan használhatja fel ezeket előnyére. Végül pedig az, hogyan hozhat jó döntést ezek alapján.

Először is nyugodjon meg! Másodszor, szerezzen adatokat!

Egy döntés meghozatala gyakran idegtépő, és könnyen túlgondolásba, „negatív zoomolásba” terelheti, így egy ponton minden döntés rossznak tűnhet, és Ön elveszítheti az objektív értékelés képességét. Az igazság más – ha meghozta a döntést, újra levegőt vehet, és megszervezheti a következő lépéseket. A döntéshez mindig kapcsolódik egy kockázat, és - ahogyan azt mondani szoktuk - a kockázatkezelés a jó projektmenedzsment része. Legyen szó a csapatáról, a projekt pénzügyeiről vagy a projekten végzett munka előrehaladásáról, mindig gondoljon erre a négy dologra:

1. Határozza meg és mutassa be a helyzetet!

Gyűjtsön össze minden információt a problémájával kapcsolatban! Adjon az érintetteknek és a csapatnak világos áttekintést arról, hogy mi történik a projekttel! Magyarázza el, mi vezette Önt – és a projektet – ehhez a helyzethez, és mit tervez ezzel kapcsolatban.

2. Állítsa össze a kiértékelő csapatot!

Hozzon létre egy csapatot, amely megvizsgálja és kidolgozza megoldási javaslatait! Magyarázza el a csapat minden tagjának, hogy mi a szerepe ebben a folyamatban – valaki az Ön ötleteit erőforrások alapján értékeli, mások pénzügyi szempontból stb.

„Felbecsülhetetlen tanács – tegyen a kiértékelő
csapatba egy olyan projektmenedzsert is,
aki volt már hasonló helyzetben!"

3. Értékelje a lehetőségeit!

A kiértékelő csapat tagjaitól származó elegendő adat birtokában a végső döntés meghozatalához alkalmazhatja az értékelési modellek (pl. SWOT-elemzés, Maslow-piramis vagy 80/20 Pareto-elv) egyikét.

4. Helyezze át a nyertes megoldást a gyakorlatba!

Egyszerűen folytassa úgy, mintha egy vadonatúj projektet kezdene! Használja a WBS eszközt, osszon ki feladatokat közvetlenül, és ábrázolja az egyes feladatokat egy Gantt-diagramban! Kövesse nyomon, döntése következtében hogyan változott és fejlődött a kritikus helyzet!

A döntés meghozatala során döntőek a tipikus helyzetek

A legbefolyásolóbb – és sokszor a legnehezebb – döntések újra és újra a következők valamelyikéhez kapcsolódnak: erőforrások (emberi, anyagi vagy mindkettő), projekt pénzügyek (költségvetés) és a munka terjedelme. Valószínűleg mindegyiknél követni fogja a fent említett folyamatot, de előfordulhat, hogy az egyes lépésekben különböző eszközökre lesz szüksége. Íme ezek áttekintése.

1. Erőforrásokkal kapcsolatos döntéshozatal

Az erőforrások kulcsfontosságúak, ezért (majdnem) minden sikertelen projekt mögött a kompetencia és az erőforrások hiánya áll. Lehet, hogy nem sok blogon olvashatja ezt, de néha – különösen, ha erőforrás-hiányban szenved – jobb, ha nem kezd bele egy projektbe, mint ha elkezdené a munkát, ami csak csalódáshoz vezet. Hogyan hozza meg az IGEN/NEM döntést?

Nem számít, mekkora a cége vagy a csapata, először át kell tekintenie az erőforrásokat és azok időbeli felhasználását a közeljövőben. Amint látja a potenciális erőforrások munkafolyamatát, sokkal könnyebb lesz eldöntenie, hogy belevág-e az új projektbe vagy visszalép attól. Ugyanez vonatkozik arra a helyzetre is, ha egy vagy több erőforrás elhagyja a csapatot – amit előbb-utóbb minden projektmenedzser megtapasztal. Fontos, hogy gyorsan döntsön a továbblépésről.

Az Easy Project átfogó erőforrás kezelési áttekintésével gyorsan megtekintheti a színkódolt megjelenítést arról, hogy hány és milyen erőforrás áll rendelkezésre a vállalaton (vagy csapatokon) belül, milyen kompetenciával és mennyi ideig.

„Egy tisztességes projektmenedzsment eszköz
nem csak a munka megszervezésében segít.
A jó döntéshez vezető utat is feltárja.”

2. Projekt pénzügyekkel kapcsolatos döntéshozatal

A pénz bizony döntő jelentőségű. Annak megállapításához, hogy a projekt megtérül-e, átfogóan meg kell vizsgálnia az adatait. Jól jön ilyenkor a pénzügyi menedzsment eszközök egy csoportja – ilyen például a Gantt-diagram cashflow vizualizáció. Az adatokhoz való ragaszkodást akkor is meg kell tenni, ha olyan helyzet adódik, hogy folytatja-e a projektet vagy sem. Ebben óriási segítséget nyújt a Költséglebontási Struktúra (CBS).

3. A munka terjedelmével kapcsolatos döntéshozatal

A legtöbb projektmenedzser hasznosnak találja, hogy visszatérjen az alapokhoz a projekt kisebb részekre bontásával. Ez azért van így, mert minden projekt egy élő szervezet, és maga is kis projektekből áll. Tehát, ha a projektmenedzsment során egy olyan helyzet áll fenn, amely biztos döntést igényel, ne habozzon a) visszatérni a projekt legelső Munkalebontási struktúrához (WBS), hogy megtudja, elő tud-e szedni ötleteket az első gondolattérképből, és b) újra elkészíteni a WBS-t az aktuális helyzetnek megfelelően! Meglepődne, ez mennyire képes hirtelen megváltoztatni a nézőpontját a hátralévő munkákról.

Összegzés

A jó döntések tapasztalaton, intuíción és adatokon alapulnak. A jó projektmenedzserek pedig nem csak a döntést hozzák meg, hanem felelősséget is vállalnak azokért. Van idő a döntések meghozatalára egy új projekt megkezdése közben és még azelőtt is – Nekem/csapatomnak/cégemnek be kell-e szállni ebbe a projektbe, vagy sem? A helyes válasz érdekében egy sor projektmenedzsment kontrolling eszközt fog használni, melyek segítik a jobb döntéshozatalt. Ne becsülje alá a kommunikáció erejét, és magyarázza el döntését csapatának a projekttel kapcsolatos minden egyes döntés esetén!