Pénzügyek összekötése a Zapieren keresztül a XERO és más könyvvezetési rendszerekkel

Easy Project költségvetés

A költségvetést alaposan meg kell tervezni majd a későbbi fázisban összevetni a valós bevételekkel . Az Easy Project Budget modulja a legmegfelelőbb megoldás a pénzügyek kezelésére. Ezzel a modullal a bevételeket, költségeket, a béreket és a projekt végprofitját is követheti.

A valós bevételeket az előre meghatározott terv függvényében figyelheti , profit/veszteség jelentéseket készíthet, valamint a jövőbeni és előbbi pénzmozgásokat is követheti, illetve előreláthatja.

A projektköltségvetés áttekintése

Az Easy Project költségvetés adatai

A figyelni kívánt adatokat nagyon sokféle módon lehet a rendszerbe behozni. Különösen a kiállított számlák díjairól és a bevételekről , amennyiben ezeket külön rendszerekben tárolják, kell különös gondot fordítani az átvitelnél és szétosztásnál minden egyes költségvetés megtervezésekor.

Az adatbevitel elvégezhető manuálisan a számla kiállítása után, de ez kevésbé hatékony és teret hagy a beviteli hibák megjelenésének. A másik mód a kötegelt importálás lenne a nap vagy hét végén, de ekkor számolni kell azzal, hogy a rendszer adatai nem a valós állapotot mutatják.

A valós költségek áttekintése

Integrált megoldás

A legjobb megoldás a könyvvezetési szoftver integrálása, amely lehetővé teszi az automatikus adatátvitelt, illetve az információfolyamok teljes elkülönítését a projektek között. A könyvvezetési rendszerben előkészített adatokat a lehető leggyorsabban át kell vinni, hogy bizonyosak lehessünk, hogy a legfrissebb információkkal dolgozunk.

Tudni kell, milyen információkra van szükség, illetve mely projekteket szeretnénk figyelni. Ehhez természetesen analizálni kell az adatok folyását és meg kell határozni az integrációs technológiát.

Zapier technológia

Az egyik legérdekesebb megoldás erre a célra a Zapier. Az integrációs platform több, mint 1000 rendszer API-ját köti össze és lehetővé teszi az adatátvitelt az egyikből a másikba. Könnyedén automatizált munkafolyamatokat hozhat létre, amelyeket zapeknek neveztek el. Ezek egy triggerből és egy műveletből állnak.

Amikor a zapet futtatjuk az inicializáló esemény (trigger) megtörténik a könyvvezetési rendszerben (számla kifizetése, bevétel ) a Zapier automatikusan egy működést aktivál az Easy Projectben (bevételi vagy kiadási bejegyzést hoz létre a projekt költségvetésében).

Zap munkafolyamatok példái

A Zapier integráció előnyei

Ha a könyvvezetési rendszerét a Zapierrel együtt használhatja, akkor az Easy Project integráció is lehetséges mindenfajta további fejlesztés nélkül, mindent a Zapier intéz a háttrében.

Ezzel elkerülhető a manuális adatbevitel , az információkat szabályos időközönként (5 percenként ) átküldik, amellyel biztosítják a valós értékek jelenlétét a rendszerben és az automatikus adatelosztást a projektek között.

Ez az integráció majdnem valósidejű pénzügyi felülvizsgálatot tesz lehetővé a projektek költségvetésén. Természetesen az automatizáció unalmas témakör, a kézi adatbevitel még mindig rendelkezésre áll, a hatékonyság növelésének érdekében.

XERO integrációs esettanulmány

Érdemes egy pillantást vetni a Xero könyvelési rendszerrel végzett integrációra, amely alapból elérhető a Zapieren https://zapier.com/apps/xero/integrations. Csak ezt kell megadni:

• Adatanalízis az integrációhoz
• Megfelelő triggerek és műveletek
  
• Zapier fiók megfelelő előfizetéssel
  
• XERO fiók, amelynek API-ához a Zapier kapcsolódhat
  
• Easy Project fiók, amelynek API-ához a Zapier kapcsolódhat
  
• Az adatelosztás rendszere a különböző projektek köztRules for distribution data to the right project budget 
  

Adatanalízis az integrációhoz

Az első lépésben meg kell határozni, milyen munkafolyamatokat szeretnénk a Zapier platformon keresztül integrálni, illetve milyen XEROX adatokat mely mezőkhöz kell hozzárendelni az Easy Projectben, hogy az elkészíthesse a bevételi vagy kiadási bejegyzést a költségvetésben. Az esettanulmányunkhoz a következőket fektettük le: Valós költségek követése az Easy Projectben a XERO kifizetett számlákból

Minden új, kifizetett számla egy triggert hoz létre, és a Zapieren keresztül egy új bejegyzés kerül a költségvetésbe. A szükséges Easy Project adatok:

• Projekt id az adatelosztás rendszeréhez a különböző projektek közt
• A költségbejegyzés neve, a mi esetünkben ez a számla kiállító és a számból áll
• A kifizetés teljes költsége
• Valutakód
• A számla kézhezvételének dátumaDate of a received bill
  

A XERO adatokat a megfelelő Easy Project mezőkhoz kell rendelni

Megfelelő triggerek és műveletek

Az elérhető XERO eseményekből és az Easy Project eseményeiből ezeket érdemes pénzügyi adatok átvitelénél alkalmazni.

XERO triggerek

• New Bill - új számla, amikor az megérkezik vagy státusa megváltozik (pl- fizetendőre)

• New Sales Invoice - új számla eladásról, amikor az megérkezik vagy státusa megváltozik

Easy Project műveletek

• Create Project Budget Expense (Projekt költségvetés kiadás létrehozása ) - egy létező vagy tervezett költség számontartására

• Create Project Budget Income (Projekt költségvetés bevétel létrehozása ) - egy létező vagy tervezett bevétel számontartására

Az esettanulmányunkhoz: Easy Project valós költségek követése XERO kifizetett számlákból, amelyhez egy XERO triggert kell választani: New Bill és egy Easy Project művelet: Create Project Budget Expense (valós- választható opció).

Az esettanulmányban használt trigger és a műveletet

Zapier fiók megfelelő előfizetéssel

A Zapek futtatásához a Zapieren szükség van egy fiókra megfelelő előfizetéssel, a hónaponta előforduló tranzakciók függvényében.

A Zapier tranzakció valamilyen művelet sikeres automatizációját jelenti ZAP-ek segítségével. A Zapier tranzakció egy sikeresen végrehajtott adatátvitelt jelent minden egyes zap közreműködésével.

A ZAP-ek futtatási díja 

Az esetünkben a Zapier tranzakció a kifizetett számlák átvitelét jelenti hónaponta a költségvetésünkbe.

XERO fiók, amelynek API-ához a Zapier kapcsolódhat

A XERO fiók minimum standard vagy advisor szintű, mivel csak ezek juthatnak hozzá az API-hoz, amellyel a Zapierhez kapcsolódunk. A csak olvasható, csak számla és cashbook ügyfeleknek ez a funkcionalitás nem elérhető.

Easy Project fiók, amelynek API-ához a Zapier kapcsolódhat

Az Easy Project fióknak olyan jogosultságokkal kell rendelkezni, amelyek lehetővé teszik a költségvetés módosítását. Az Easy Project fiókot a projekt csoporthoz kell adni, amelyhez az pénzügyi adatokat szeretnénk átvinni.

Easy Project jogosultságok a küöltségvetéshez

Az adatelosztás rendszere a különböző projektek közt

Ha a megfelelő pénzügyi adatokat szeretné bevinni a költségvetésbe, akkor listát kell készíteni a figyelendő projektek id-jéről, ezt a Zapiernek megadni, majd egy műveletet végrehajtani az Easy Projectben a hozzá tartozó adatokon.

A XERO-ban egy követési kategóriát is be lehet állítani, amelyet Projectnek neveznek. Ez a kategória a bill/invoice sorozatban található. A külön kategória, amelyet a számlákhoz rendelünk az Easy Project id-jét reprezentálja, amelyhez az adatátvitelt végezzük.

Más könyvelési rendszerek összekötése a Zapierrel 

Ha a következő rendszereket használja, a projektek integrációja és a költségek kezelése nagyon egyszerű.

Zoho Books

https://zapier.com/apps/zoho-books/integrations

költésgekhez, bevételekhez integrálva.

Új költség

• Aktiválódik, amikor új költség lép fel.

Új eladási számla

• A számla kiegyenlítésekor és a státusz megváltozásakor jön létre.

Az aktivált projekt id-k listája

• Reporting Tags (bevételekhez és kiadásokhoz)
• Szemelyre szabott lenyitható lista (csak a számlákhoz)

FreshBooks New

https://zapier.com/apps/freshbooks-new/integrations

Költésgekhez, bevételekhez integrálva.

Új költség

• Aktiválódik, amikor új költség lép fel.

Új eladási számla

• Aktiválódik, amikor új költség lép fel.

Az aktivált projekt id-k listája

• Nem támogatott, lehetséges a megjegyzést használni.

QuickBooks Online

https://zapier.com/apps/quickbooks/integrations

Csak a bejövő pénzügyi adatok támogatottak, a triggerek a kiadásokhoz nem. 

Új eladási számla

• Aktiválódik, amikor új költség lép fel

Új befizetés

• Aktiválódik, amikor új bevétel lép fel.

Az aktivált projekt id-k listája

• Projektek nyomon követése https://community.intuit.com/articles/1549960-quickbooks-online-projects