Munkaterhelés-menedzsment: Hogyan irányítson egy projektet az emberei túlhajszolása nélkül

Mit jelent pontosan a „munkaterhelés menedzsment”?

Ez egy szisztematikus megközelítés az alkalmazottak és beosztottak munkájának kiosztásához, irányításához és ellenőrzéséhez. Mivel Ön felelős az időben történő és megfelelő minőségű projektmenedzsmentért, az Ön érdeke, hogy csapata eredményes legyen. Hosszú távon azonban tudja, nem mindig várhat el tökéletes hatékonyságot, ezért a célja az, hogy megtalálja az egyensúlyt az eredmények szállítása és a csapat által elvégzett munka mennyisége között.

Mire kell gondolnia, amikor a munkaterhelést akarja menedzselni?

Természetesen sok ilyen dolog van. Fontos, hogy jól tudjon dolgozni az emberi erőforrások elosztásával (vagyis nemcsak a megfelelő szerepet kell választania egy ember számára, hanem figyelembe kell vennie az ő tapasztalatait és készségeit is), kerülje a terven kívüli feladatok kiosztását (számítson több munkára), és próbáljon a lehető legpontosabb becsülni pénzben és időben (használjon eszközöket, amelyek segítenek ebben).

Annak érdekében, hogy az emberei idejével jól dolgozzon, fontos a munkaidők figyelemmel kísérése és értékelése. Manapság az olyan eszközök, mint az Easy Project megkönnyítik ezt, mivel mi nagyon jól tudjuk, hogy információk és adatok nélkül egyszerűen nem lehet pontos terveket készíteni.

Mi van, ha problémák merülnek fel?

A csapata újra és újra időhiányba kerül, vagy a tervek ellenére jelentős túlterheltséget jelentenek? Ebben az esetben meg kell határozni a hiba eredetét. Ha az információk és a tervezés helyes, akkor valószínűleg a csapattagok elkötelezettségével vagy teljesítményével van gond. Nagyon gyorsan megtudhatja, ki ez, különösen a dinamikusan orientált és agilis szervezetekben.

Az ilyen problémák megoldásakor ne csak az Ön és csapata eredményeire gondoljon, hanem a kérdés emberi vonatkozásaira is. Az emberi mulasztások nem megfelelő megoldása több bajt okozhat, mint hasznot. Hasonlóképpen, ha egy csapattag alacsony teljesítményét hosszabb ideig elnézi, ez természetesen a többiek motivációjának romlásához vezet.

Mire alapozzam a munkaterhelés menedzsmentet?

Amikor az ütemterveket és az ennek eredményéül kapott munkaterhelést határozza meg, ügyeljen a szervezet kultúrájára és értékeire. Ha csak most kezd szisztematikusan gondolkodni az erőforrás-gazdálkodásról és az erőforrások hasznosításáról, ez ideális lehetőség arra, hogy felidézze küldetését és jövőképét, és ennek megfelelően határozza meg a megfelelő projektcélokat.

Végül, de nem utolsósorban tudatában kell lennie annak, hogy az emberekkel a kívánt eredmények elérése érdekében mindent az egészséges és funkcionális kommunikációra kell építenie. Érezze jól magát munkatársaival és beosztottaival, próbálja jobban megérteni őket, és ha lehetséges, mutasson annyi empátiát, amennyit csak tud!

Összegzés

Manapság egy jól megtervezett projekt alapja a személyes kommunikáció. Nemcsak helyesen kell elmagyaráznia céljait és megvédeni a munkafeladatok kiosztását vagy a munkaterhelés mértékét, hanem meg kell oldania az ad hoc problémákat is, és végül foglalkoznia kell saját kritikájával. Mindez a projektmenedzser munkájához tartozik.