Milyen hibákra kell odafigyelnie egy projektköltségvetés megtervezésénél

A projektköltségvetés minden költségbecslést kategorizál, és egyetlen dokumentumba helyez, amely a projekt különböző fázisaiban igen hasznosnak bizonyulhat.

A projektköltségvetés bármilyen költségvetés egyik legfontosabb eleme. Magát a dokumentumot sokféle döntés meghozatalánál veszik alapul, és fontos szerepet játszhat egy projekt sikerének a meghatározásában. Egyfajta irányító mechanizmusként is működik, amellyel meghatározott időközönként mérhetjük az előrehaladást és a költségeket, hogy megvizsgáljuk a projekt teljesítményét.

A projektköltségvetés több forrásból gyűjtött információt használ fel, például: a munkalebontási struktúrát, az előzményeket, a kezdeti költségvetést, a szükséges előforrásokat, a tevékenységek időtartalmáról hozott becsléseket és a várható eltéréseket.

Hogyan készítsünk sikeres projektköltségvetést?

Tekintve, hogy milyen fontos a projektköltségvetés, fontos, hogy a valósághoz minél közelebb álljon. Többféleképp meggyőzödhet projektköltségvetésének sikerességéről.

1. Válassza ki a megfelelő technikát!

Az előkészítés megkezdése előtt meg kell határoznia a projekt költségvetésének leginkább megfelelő technikát. A projekt típusától, természetétől és célkitűzéseitől függően választhat analóg becslést, felülről lefelé irányuló becslést és/vagy parametrikus becslést.

Bár az adott projekthez jó lehet egy bizonyos technika, egy más természetűhöz lehet, hogy nem passzolna. Következésképp, olyan technikát kell választania, ami illik a projektjéhez.

2. Fejlessze ki és definiálja a KPI-ket!

A projektköltségvetés csak annyira lehet jó, mint a fő teljesítménymutatói (Key Performance Indicators, KPI). A jól körülhatárolt KPI-k megkönnyítik a projektköltségvetés nyomon követését és különféle elemeinek mérését. A projekten található szakértők véleményét is kikérheti, hogy annak mentén alakítsa ki a releváns KPI-ket.

3. Használja ki a korábbról fellelhető adatokat és előzményeket!

Érdemes úgy kezdeni, hogy felhasználja a korábbi költségvetéseket és elemzéseket. Nem csupán ihletet kaphat az ott használt technikákból, elemzésekből és a korábban használt információkból, de azt is megtanulhatja, hogy mit ne csináljon, és milyen hibákra figyeljen az aktuális projektköltségvetésnél.

4. Ne hagyjon ki semmilyen részletet!

Annak érdekében, hogy költségvetése minél valósághűbb és pontosabb legyen, kulcsfontosságú belefoglalni minden releváns részletet és adatot. Biztosítania kell, hogy semmilyen potenciális költséget nem hagyott ki, és még a legapróbbnak vélt összegeket is belevette, hiszen meglepően jelentősek lehetnek, és később akár a projekt teljes költségvetését befolyásolják.

Hagyományosan, minél több adatot/információt foglal bele költségvetésébe, annál pontosabb lesz. Emellett azonban az is fontos, hogy ne essünk át a ló túloldalára, és tegyünk bele minden egyes jelentéktelen információmorzsát csak azért, hogy szerepeljenek benne. Az erőforrás- és időbeli megkötések miatt határozottan meg kell ítélnie, mit foglaljon bele, és mit ne.

5. Ellenőrizze újra meg újra!

Bármennyire pontos is a projektköltségvetése, akkor is csupán egy előrejelzés, ami hajlamos változni. Még ha minden lehetséges faktort számításba is próbál venni, akkor is találkozni fog elkerülhetetlen és nem várt tényezőkkel, melyek igen nagy hatással lesznek projektköltségvetésére. Következésképp, érdemes gyakran visszatérni a költségvetéshez és átnézni, hogy ha eltérést tapasztal, azonnan jelenthesse a releváns érintetteknek, akikkel megkezdődhetnek róla a tárgyalások.

Kerülendő hibák a projektköltségvetés tervezése során

Íme a hibák, melyeket mindenképp el kell kerülnie a projektköltségvetés megtervezése és elkészítése során; annak érdekében, hogy egy valósághű, pontos és sikeres költségvetést kapjon.

1. Túlzottan támaszkodik a korábbi adatokra

Míg a korábbi adatok felhasználása jó gyakorlatnak számít, van egy keskeny határvonal a használat és a teljes ráhagyatkozás között. Ha teljes mértékben a korábbi adatokra támaszkodna anélkül, hogy belefoglalná a változókat, az időértékeket és a megfelelő szorzókat, az ahhoz vezetne, hogy hiányos becslést és pontatlan projektköltségvetést kapna.

2. Nem jól határozza meg a terjedelmet

A projekt terjedelmét világosan meg kell határozni, különben a kései fázisokban – amikor bármiféle javításnak nagy a tétje – problémákat okozhat a költségvetésben. Egy befejezetlen terjedelemmeghatározás azzal járhat, hogy bizonyos költségbecslések kimaradnak a projektköltségvetésből, melynek eredményeképp jelentős kétségek merülnének fel a hihetősége és pontossága szempontjából.

3. Alábecsüli a költségeket

Bár jó optimistának lenni, ez ahhoz vezethet, hogy alábecsüli a költségeket, és valótlan becsléseket készít. A projektköltségvetés előkészítése során talán alá szeretné becsülni a költségeket annak érdekében, hogy megpróbálja a projektköltségvetést bizonyos korlátok közé szorítani.

Bár rövid távon jól jöhet ki belőle, hosszú távon biztosan pórul jár, hiszen ha költségei túl alacsonyra lettek becsülve és pontatlanok, a projekt kései fázisaiban nehezebb lesz további anyagi támogatást igényelnie, hogy kitöltse azokat a hézagokat, melyekről korábban nem számolt be.

4. Túlbecsüli a szabad kapacitást

Egy másik tényező, amely elkerülheti a figyelmét a projektköltségvetés megtervezésekor az, hogy a projekten dolgozó csapattagok nem mindig lesznek elérhetőek. Ideális esetben úgy végzi a becsléseket, mintha a teljes csapat a szükséges idő 100%-ában elérhető lenne, tehát a költségvetési becsléseket is e szerint határozza meg.

Bár a 100%-os rendelkezésre állás tényleg jól hangzik, gyakorlatilag lehetetlen megvalósítani, így mind a csapattagok várt, mind a nem várt távollétével számolnia kell, és ezt a tényezőt is figyelembe kell vennie a projektköltségvetés elkészítésekor.

5. Nem számol az adókkal

Bár kis dolognak tűnhet, jelentős költségtúllépéseket okozhat. Biztosítania kell, hogy minden becslése és árajánlata tartalmazza a szükséges adókat, hogy a lehető legpontosabb költségvetést állítsa elő.