5 tipp a jobb projektmenedzsment döntéshozáshoz

Lehet, hogy csak valami kis dologról van szó, mint például összehívjon-e egy megbeszélést vagy sem. Lehet akár ennél sokkal fontosabb is, mint hogy eszkaláljon-e a szponzornak.

Szerezze meg ingyenes döntési napló mintánkat, amivel segítheti a meghozott döntései követését!

A döntéshozás kulcsfontosságú készség, de mit is értünk “döntéshozás” alatt?

Mi a döntéshozás?

A döntéshozás annak képessége, hogy több választási lehetőség közül kiválasszunk egy lehetőséget, ami remélhetőleg a legjobb következő lépés lesz, bármilyen helyzetben is kelljen meghozni az adott döntést.

A meghatározás egyszerűnek tűnhet, mégis sokan nehéznek találják a munkájuk során a döntéshozást.

Miért van ez így?

Miért nehéz a döntéshozás?

Nehéz döntéseket hozni, mivel:

• Lehet, hogy nincs birtokában minden információ.
• Lehet, nem érzi úgy, hogy joga van meghozni a döntést.
• Aggódik azon, hogy rossz lehetőséget választ.

Ne aggódjon az utolsó ponton. Ha ez zavarja, gondoljon arra, hogy nem létezik rossz döntés, ha jól meghatározta a projekt céljait.

Könnyebbé teheti a döntéshozást, ha kész folyamata van rá. Egy jó folyamat segít eligazodni a különböző lehetőségek között, amivel biztos lehet abban, hogy minden oldalt megvizsgált, és kész meghozni a döntést.

Easy Project 2019

A döntéshozás folyamata

A döntéshozás során a legfontosabb eszköze a döntéshozási folyamat. Még nem találkoztam olyan “eszközzel”, amibe az összes adatot betáplálva kijön a helyes döntés, amit meg kell hoznia. Úgy gondolom, hogy a jó döntés kulcsa az emberi tényező, aki helyett nem alkalmazható bármilyen eszköz a döntéshozásra.

Több döntéshozási stratégia létezik, de egy egyszerű folyamat így néz ki:

1. Ismerje fel, hogy döntést kell hoznia! Furcsának tűnhet, hogy ez az első lépés, de a folyamat során az első lépés tényleg ez: ismerje fel, hogy meg kell hozni egy újabb döntést!
2. Gyűjtse össze az adatokat! Milyen információk szükségesek ahhoz, hogy tovább lépjen? Szerezze meg az adatokat, vagy beszéljen azokkal az emberekkel, akik tájékoztatják Önt.
3. Mérje fel a lehetőségeket! Ezek valószínűleg teljesen különbözők lesznek, beleértve a „nem csinálok semmit” lehetőséget is, ami mindig egy opció, és lehet tudatos választás.
4. Válassza ki az egyik lehetőséget! Ez lesz a döntése, hozza meg! Csak tegye meg!
5. Valósítsa meg! Tegye meg a szükséges lépéseket ahhoz, hogy a döntéséből cselekvés legyen. Például ha úgy döntött, hogy két héttel elhalasztja a projektet, értesítsen minden csapattagot erről az információról, és vizsgálja felül a projekt menetrendet.

Ez a fő döntéshozási modell, de ezen kívül még egy hasznos lépést is megtehet. Egy kis idő elteltével vizsgálja felül a döntését, és nézze meg, hogy utólag is jó döntésnek találja-e.

Ha körültekintő a döntéseivel kapcsolatban, legközelebb még jobb döntéseket hozhat.

A jobb döntésekről szólva…íme 5 egyszerű javaslat a jobb döntések meghozására.

5 módszer a legjobb döntésekhez

A döntéshozási képességét fejlesztheti. Minél több döntést hoz meg, annál magabiztosabbá válik, de javíthat is azon, ahogyan a döntéshozáshoz viszonyul, ezzel megnövelve esélyeit a jó döntések meghozatalára.

Íme néhány tipp.

1. Adjon önmagának elég időt

Ha a döntést az időszűke miatti nyomás alatt kell meghozni, könnyen eshetünk csapdába és hozhatunk rossz döntést.

Még ha nyomás alatt is van, az információk és a lehetőségek átgondolása néhány percnyi csöndben segíteni fog Önnek meghozni a jó döntést. Ha tud, aludjon egyet a döntésére és gondolja át reggel, hogy még mindig ugyanazt a lehetőséget választaná-e.

Karrierje során nagyon ritkán lesz olyan helyzetben, hogy gondolkodás nélkül kell gyors döntést hoznia. A legtöbb ember nyitott lesz az ötletre, hogy átgondolná a tényeket, mielőtt kijelentést tesz. Így ha egy kis időre van szüksége, kérjen időt (persze csak akkor, ha ezt bárkitől kérnie kell).

2. Tudjon meg minden tényt

A döntéshozás fontos az üzletben, mivel a meghozott döntések a szervezet számára pénzügyi változásokhoz vezetnek. Úgy döntött, hogy rizikócsökkentő stratégiát ajánl? Ez az üzletnek költséget jelent majd – akár időben, akár erőforrásban.

Mivel az üzletre gyakorolt hatás jelentős lehet, fontos, hogy a döntések jók legyenek. Ebben pedig az segíthet, ha minden tényt megtudott.

Ha nem tudja a tényeket, csak tippelni tud arra, hogy mi lehetne a jó döntés, vagyis lényegében a szerencséjére is hagyatkozik.

A “szerencsés voltam” kifejezést pedig nem szívesen írná a szakmai önéletrajzába.

Beszéljen az emberekkel, nézze át az adatokat! Használja a saját ítélőképességét! Ásson mélyebbre!

Easy Project 2019

3. Gondoljon a következményekre

Gondoljon bele a döntése természetes következményeibe! Ez segíthet leképezni azt, hogy minek kell a döntés után történnie – valóban azt szeretné?

Például: a döntése vajon újabb döntésekhez vezet arról, hogyan allokáljon pénzt vagy erőforrást a választott tevékenységre?

Lehet, hogy más embereket is számításba kell vennie, mivel gyakran könnyebb út több ember bölcsességére támaszkodni, így átgondolva a logikus következő lépéseket.

4. Keressen eltérő véleményeket

Használja a csapata szakértőit! Jóllehet, a döntéshozatal az Ön kezében van, mégsem árt egy második vagy harmadik (vagy még több) vélemény. Sőt, ha van olyan köztük, akit kevésbé érint a probléma, ez a személy olyan perspektívát nyithat meg, ami új az Ön számára.

Csapatát is könnyebben menedzselheti velünk, próbálja ki ma az ingyenesen letölthető Easy Project változatot.

Ha nem szeretne a csapatától inputot kérni – lehetnek ilyen helyzetek, például HR probléma esetén -, beszéljen a mentorával vagy egy megbízható vezetőjével!

5. Legyen rugalmas

Nem biztos, hogy minden döntés során működni fog az Ön döntéshozatali folyamata, legyen kész arra, hogy változtat a megközelítésén, ha azt kívánja a helyzet.

Nem minden Ön által meghozandó döntés igényli majd ugyanazt az átgondolt folyamatot, magáévá kell tennie azt a rugalmas hozzáállást, amivel gondolkodásmódját az adott helyzethez tudja igazítani. Ha a projektmenedzsmentben dolgozik, ez egy olyan világ, ami egyébként is igényli a rugalmasságát, vagyis ezt a hozzáállást egyébként is hamar el kell sajátítania. Minden egyes döntést úgy kell megközelítenie, ahogy az adott helyzet kívánja.

Én például szeretek listát készíteni minden egyes lehetséges döntés erényeiről és gyengeségeiről, de tudom, hogy ez nem minden egyes esetben a legjobb megközelítés. A rugalmasság arról szól, hogy tudja, megvan a tudása és tapasztalata az adott helyzet felméréséhez és a helyes megoldás kiválasztásához, még akkor is, ha ez teljesen eltér az Ön által megszokottól.

Döntéshozási készségek

A döntéshozáshoz szükséges készségek az alábbiak:

• Vezetés: mivel másoknak bíznia kell abban, hogy Ön meg tudja hozni a döntést és betartja azt, ami mellett döntött.
• Kommunikáció: amivel el tudja magyarázni kollégáinak a döntéshozási folyamatot és a végső döntést.
• Az adatok feldolgozásának képessége: mivel lehet, hogy számtalan tényt (az emberektől kapott számokat és „bizonyítékokat”) kell átnéznie és feldolgoznia a végső döntése meghozásához.
• Döntésképesség: Ha! Bár önmagába mutat vissza, mégis megemlítem, mivel amint meghozta döntését, ahhoz kötnie is kell magát (kivéve, ha gyorsan kiderül, hogy ez nevetséges lenne, mely esetben alázatosan be kell ismernie hibáját és tovább kell lépnie).
• Önismeret: mivel meg kell határoznia a döntéshozatalban személyes elfogultságait és el kell kerülnie a visszaesést és az irányítás látszatát.
• Kockázatkezelés: mivel bármely meghozott döntéséhez kockázat társul, hasznos tehát, ha felismeri és megfontolja ezeket a kockázatokat, mivel Ön hozza a döntést.
• Etika: a döntéshozás etikája nagyon fontos. Át kell gondolnia, mi jó az embereinek, a projektnek, az üzletnek és általánosabban, melyek az etikus lépések.

A döntéshozás döntő képesség az üzleti vezetők és a projektmenedzserek számára. Remélhetőleg az ebben a cikkben felsorolt tippek segítenek Önnek nagyszerű döntéseket hozni a munkája során.