Különféle kockázatok és a projektmenedzsment buktatói, avagy miként könnyíti meg kockázatkezelésünket a hatékonyabb kockázatmegosztás

Ha a kezdetektől fogva így tesz, könnyebben és átláthatóbban kezelheti a kockázatokat. Megtanítjuk, hogy a fenyegetések felosztása és a megfelelő tervezés hogyan segíthet egy projekt leszállításában kellemetlen meglepetések nélkül.

Jobb megelőzni a bajt, mint utólag próbálkozni a tűzoltással. Egy projektmenedzsernek sem szabadna tehát új projektekbe kezdeni a koronavírus-válság idején, anélkül hogy becsületesen felmérné és azonosítaná a lehetségesen felmerülő kockázatokat.

Mindent persze nem lehet megtervezni – ezt a 2020-as év egyértelműen megmutatta nekünk –, azonban a koronavírus-válság alakulását és annak az üzleti vállalkozásokra gyakorolt hatását például érdemes belefoglalni az ez évi kockázatfelmérésekbe.

Hogy elkerüljük a káoszt, amit a potenciális fenyegetések száma idézhet elő, érdemes már a legelején rendszereznünk őket. Ideális esetben egy olyan eszközzel, amely minden kockázatot átláthatóvá tesz. Elvégre ennek bele kéne tartoznia a projekt kockázatkezelési tervébe. Vizsgáljuk meg tehát a kockázatok alapvető fajtáit és megosztásukat!

1. Alapok – belső és külső kockázatok

A belső kockázatok egy részét valószínűleg már nagyon jól ismeri. Minden projektnél találkozik velük, ezért tudja, hogyan reagáljon rájuk. Lehet, hogy eszébe jutott egy munkatársa, aki tökéletesen megtervezné az új alkalmazás arculatát, csak valószínűleg több idő alatt, mint amennyit a WBS-ben megígért.

Az éves márciusi síszabadság utáni nehéz visszazökkenés valószínűleg nem kedvez az aprólékosan megtervezett Gantt-diagramnak. Összességében, a belső kockázatokat könnyebb mérsékelni vagy kiküszöbölni.

A külső kockázatok viszont a vállalaton kívül esnek, és projektmenedzserként csak kis mértékben – vagy egyáltalán nem – befolyásolhatja őket. „Éjjel leállt a gép, így nem tudjuk időben elküldeni az anyagokat jövő hétig, amikor is az egyetlen engedéllyel rendelkező német cég megjavítja azt."

Nem mintha bárkinek is ezt kívánnánk, de legalább egyszer minden projektmenedzser átél egy hasonló beszélgetést. Végül is az egyik ilyen kockázattal idén a világon mindenkinek szembe kellett néznie.

2. Költség, idő és teljesítmény: a három terület, ahol a leggyakoribbak a kockázatok

Bármi költségkockázatot jelent, ami veszélyezteti a költségvetést, és a projektnek a jóváhagyott pénzügyek szerinti kezelését. Időről időre valószínűleg mindannyian kénytelenek vagyunk módosítani a költségvetést annak érdekében, hogy megnyerjünk magunknak egy fontos ügyfelet.

De az alacsonyabb ár miatt az ügyféllel megbeszélt költségkeret csak minimális tartalékkal számol. Ennek eredményeként szinte semmilyen kommunikációs hibát vagy félreértést nem engedhet meg magának, mivel ez jelentősen veszélyeztetné a projekt pénzügyi sikerét.

A projekt időbeli kockázata mindennel összefügg, ami az egyes projektek zökkenőmentes és időben történő leszállítását fenyegeti. A rövid határidők szinte biztosan befolyásolják a csapat hangulatát és a végkifejlet minőségét. Néha minden oldalról össze akarnak dőlni a dolgok, az alábbi három példával pedig szinte biztos, hogy találkozni fog:

• „extra apróságok” az ügyféltől,

• egy csapattag „lebetegszik” az utolsó pillanatban,

• egy késedelmes megvalósítás, amitől további projektmunkák függnek.

Készítsen forgatókönyvet arra az esetre, ha ezekkel a problémákkal nézne szembe, hogy tudja, hogyan oldja meg és kommunikálja le őket.

A projektek teljesítménykockázatait is meg kell említenünk. A teljesítmény pozitív és negatív irányban is befolyásolható, különösen az érintettek, a csapat és az elvárásmenedzsment által.

Ha nem kap elegendő támogatást az ügyféltől, munkatársai pedig a kiégés szélén állnak, ráadásul az egész projektet irreális igények kísérik, akkor a teljesítmény és a projekt eredménye is ingadozni fog. Ezért fontos még időben meghatározni a teljesítménykockázatokat. Ez gyönyörűen kivitelezhető az Easy Project új verziójában, melyben egyenként meg tudja jeleníteni a kockázatokat.

Ez megkönnyíti a fenyegetések nyomon követését, valamint a kockázatok ki- és megosztását a hozzájuk rendelt prioritás alapján. Így láthatja melyeknek kell nekilátni, és melyek kevésbé lényegesek, vagy ráér velük később foglalkozni. 

Összegzés

Az egyéni kockázatok nem önállók, hanem szorosan összefüggnek egymással Aggodalomra semmi ok, hiszen ha képes priorizálni és rendszerezni őket, akkor csak a projektmenedzsment-szoftverben maradnak meg potenciális fenyegetésként.

A vizuális eszközök segítségével könnyedén létrehozhat egyértelmű alapkategóriákat a kockázatok helyes rangsorolásához. Ezután könnyedén elkülönítheti őket a projekt problémáitól, és elkészítheti kockázatkezelési tervét.