Hogyan vezessen be egy PM szoftvert: tippek vezető tanácsadónktól

Milyen helyzetekkel szembesülhet?

Az elmúlt 16 évben számos szituációval találkoztunk, melyekkel a cégek egy projektmenedzsment eszköz bevezetése során szembesültek. Vezető tanácsadónk, Dalibor Vasek összeszedte Önnek a 8 leggyakoribb szituációt, melyeket így már rögtön kezdéskor kiküszöbölhet!

1. Nem ismeri az igényeit – Ügyfeleink gyakran szeretnének egy projektmenedzsment eszközt, de nem gondolnak arra, hogy a cég mely részlegei fogják használni azt, milyen funkciókra van szükség, az alkalmazásra saját szerverükön vagy a publikus felhőben van szükségük, és még sok másra. Gondolja át csapata egyedi igényeit és a menedzselni kívánt projektek típusait! Ne feledkezzen el olyan részlegekről sem, mint a marketing, a pénzügy vagy az értékesítés, ha minden folyamatot egyetlen eszközzel kíván megszervezni! Ez segít Önnek eldönteni, melyik szoftver illeszkedik legjobban cégéhez. Ha nem bizos benne, ne aggódjon - azért vagyunk itt, hogy segítsünk.

2. Nem érti az eszköz előnyeit – Gyakran előfordul, hogy egy felsővezető veszi meg az eszközt, de az adminisztrátor egy másik személy. Ez az igények hiányos megértéséhez vezet. Mindig bizonyosodjon meg arról, hogy az admin ismeri az eszköz előnyeit és funkcióit! Az Easy Project segíthet Önnek a jobb kommunikációban, átláthatóságban, megnövelt produktivitásban és jobb szervezésben. Ez egy adaptálható eszköz számos testreszabási lehetőséggel, de ha az Ön adminisztrátora nem tud ezekről az előnyökről, nem fogja kihasználni az eszközben rejlő minden lehetőséget.

3. Ellenállás a változásnak – Az alkalmazottak gyakran bizonytalanul érzik magukat, ha valami megváltozik. Tudják, hogy meg kell tanulniuk egy új munkafolyamatot, és ehhez képzést kell kapniuk, és néhányuk bizonyosan kötődik a régi eszközökhöz és munkafolyamatokhoz. A változás fontos ahhoz, hogy előre haladjunk, de ne feledje felkészíteni alkalmazottait is rá! Magyarázzon, motiválja őket, és mutassa meg, hogyan válhat előnyükre az új eszköz!

4. A kulcsfontosságú érdekelt felek és az összes felhasználó bevonásának hiánya - Mindig más a helyzet, attól függően, hogy az ötlet a cégvezetőtől, a projektirodától vagy valaki mástól származik. Azonban minden esetben be kell vonnia az összes érdekelt felet, a vezetést, a projektirodát, a projektmenedzsereket - és ne feledkezzen el azokról, akik a finanszírozási és befektetési döntéseket hozzák meg (CFO vagy pénzügyi vezető), illetve azokról sem, akik segíteni fognak Önnek a technikai beállításban (CTO vagy adminisztrátorok). Ismét a kommunikációról és az előnyök elmagyarázásáról beszélünk, de a kockázatokról és a lehetőségekről is. Amikor egy új eszköz bevezetése mellett dönt, fontos, hogy kommunikálja azt minden felhasználó felé. Meg kell érteniük az új eszköz előnyeit, és hogy az milyen hatással lesz a munkájukra. A bevezetés okáról és folyamatáról való érthető kommunikáció segíthet az aggodalmak enyhítésében. Ezt a kommunikációt pont úgy kell kezelnie, mint egy projektet - vagyis először használhatja az Easy Projectet.

5. Irreális kérések és elvárások - Nincs olyan eszköz, ami mindenre képes. Érdemes megvizsgálni, hogy melyik eszköz felel meg legjobban az Ön elvárásainak, és tudni, mi mire képes

6. Alábbhagy a kezdeti lelkesedés - A bevezetés nem sprintfutás, hanem inkább egy maraton. Kezdetben mindenki lelkes, de néhány hét után ez alábbhagy, és lehet, hogy a bevezetés sohasem fejeződik be. Ajánljuk, hogy a bevezetést úgy kezelje, mint egy projektet. Határozza meg az időtervet, a mérföldköveket, és bontsa le a munkát különálló feladatokra a WBS-ben! Így fenntarthatja a kezdeti energiát és lelkesedést, illetve egyensúlyban tarthatja azt más céges prioritásokkal.

7. Félelem az adatmigrációtól - Ha már használ valamilyen projektmenedzsment eszközt vagy rendszert, ez a rész Önnek szól. Aggódhat amiatt, hogy a migráció során elvesznek vagy megsérülnek az adatok, ami potenciális csúszással és kudarccal járhat a projektben, vagy az adatátvitel meghiúsulásával. Ez azonban nem lehet magyarázat arra, hogy miért használjon tovább egy olyan eszközt, mely nem szolgálja ki Önt. Egy új eszköz kipróbálása kifizetődő lesz - különösen akkor, ha mi is segítünk Önnek a teljes adatmigrációs folyamaton, hogy biztosan minden zökkenőmentesen menjen.

8. Problémák abból eredően, hogy szakértő segítség nélkül történik az eszköz beállítása - Gyakori, hogy van egy lelkes személy a cégben, aki mindent egyedül akar beállítani. Tapasztalatunk alapján ez rendben is van a nagy cégekben, ahol erre külön részlegek vannak. Azonban ha Ön egy kis cégben dolgozik, ahol más is napirenden van, ez sok időt felemészthet, és ha valamilyen problémába ütközik, elakadhat. Az ügyfeleink általában pénzt akarnak spórolni ezen a módon, de végül könnyen belebukhatnak, ha nem jól zajlik le a bevezetés. Mindig jobb választás tanácsot kérni a szakértőktől, ezzel időt és idegességet spórolva meg.

Ismerje meg a bevezetésről szóló történeteinket!

Hogyan zajlik a bevezetés?

Konzulensi csapatunk segít Önnek beállítani az eszközt, ezzel Ön időt és erőforrásokat spórolhat, mivel azonnal nekikezdhet a munkának. Az Easy Projectet az Ön szervezetének felépítéséhez és munkafolyamataihoz igazítjuk, ezzel hatékonyabbá téve üzletmenetét.

Javasoljuk, hogy a szükséges megoldás komplexitásától függően ismerje meg a bevezetés hatókörét. Ez akármi lehet az eszköz beállításától a folyamatkonzultációkon át a végfelhasználók oktatásáig és az integrációs elemzésig.

Tudjon meg többet!

Összegzés

Egy projektmenedzsment szoftver bevezetése egy céghez nagyban növelheti csapata hatékonyságát és eredményességét. A megfelelő szoftver kiválasztásával, csapata képzésével, a szoftver monitorozásával és karbantartásával cége jelentős növekedést tapasztalhat a produktivitás és az együttműködés terén. Ne feledje - fontos, hogy ne becsülje alá az implementációt, végig fenntartsa a lelkesedést, és szakértőket vonjon be, hogy spóroljon a cég pénzén és idején!