Hogyan lehet sikeresen áttérni az agilis projektmenedzsmentre? Íme néhány tanács, hogy mit (ne) tegyen az átállás megkönnyítéséhez

A projektmenedzserek számára a csapattagok nagyobb mértékű bevonódása fog kecsegtetően hangzani. Mindez persze a felkészültségen múlik.

A következő néhány sorban megmutatjuk, hogyan válhat agilissá.

Az agilis projektmenedzsment népszerűsége növekszik – egyre több vállalat vált erre világszerte, és úgy tűnik, hogy ez a tendencia 2021-ben is folytatódni fog. Az átállást azonban nem mindenki képes kezelni.

Ennek eltérő okai lehetnek, de a leggyakoribb magának a módszertan ismeretének a hiánya, és az átállásra való felkészülés alábecsülése. Megmutatjuk, miket kell fontolóra vennie, mielőtt határozottan az agilis menedzsment mellett döntene.

Agilis kontra vízesésmodell – Titánok (és gondolkodásmódok) harca

Az agilis gondolkodás alapja egy iteratív, ismétlődő megközelítés, így ellentétes a vízesésmodellel, amelyben a csapat „pontos parancsot kap odafentről”, melytől kicsit sem térhet el.

Az előbbinél a követelmények – felhasználói történetek, majd később részleges megoldások – és célok megvalósítása az önállóan működő csapatok és az ügyfél közötti együttműködésen és kommunikáción alapul.

Ami az időt illeti, a csapatmunka úgynevezett sprintekben – rövid (többnyire 2-4 hetes) időközökben – zajlik. Minden sprint egy új feladaton való munkát jelent, amely hozzájárul a teljes képhez.

A folyamat során a feladat rugalmasan módosítható és alakítható, akárcsak a kimenet: az agilis menedzsment ezért ideális a menet közbeni tanuláshoz is. Az elején gyakran nem tudjuk (és nem tudhatjuk), hogy milyen termékkel vagy megoldással fogunk előállni.

Tekintsük ezt egy sor kicsi, önálló projektnek, melyeket egyenként leszállítunk, és amelyeknek köszönhetően az ügyfél rögtön látja a részeredményt, és azonnal reagálhat rá.

Fokozatosan jutunk el a végtermékig, nem egyhuzamban. Így elkerülhetjük azt a szituációt, amelyben hat hónapig dolgoztunk egy projekten, amellyel nem biztos, hogy meg lesz elégedve a megrendelő – a szívinfarktus pedig esetünkben már nem is tűnik annyira nehezen elképzelhető forgatókönyvnek.

Easy Project – Sprint Irányítópult

Mivel találkozhat az agilis projektmenedzsmentben?

Bármi legyen is az agilis módszertanra való áttérés oka, íme egy áttekintés azokról az alapvető elemekről – és pozíciókról –, melyek elengedhetetlenek hozzá.

• Kanban:  A Kanban egy eredetileg a fejlesztői csapatok számára tervezett módszer, melyet a népszerű Kanban-tábla működtet. A projektet egyszerűen csak három oszlopra bontja: „Elkészíteni”, „Folyamatban” és „Kész”. Ez után a projekt egyes részeit mozgatja közöttük, attól függően, hogy azok melyik szakaszban vannak.
  
  Így könnyedén megoszthat, személyeket rendelhet és megjegyzéseket fűzhet olyan feladatokhoz, amelyeken egyszerre több csapattag dolgozik: így pedig mindenki gyorsan láthatja a teendőit, és hogy mikor kerül sorra. Itt megtudhatja, melyik Kanban-eszköz alkalmas Ön, csapata és cége számára.
  
  
• Scrum: Ha a sok rövid sprintre épülő, strukturáltabb menedzsmentet részesíti előnyben, akkor a Scrum lehet a legjobb választás. Az agilis megközelítésben ez a leggyakrabban használt módszer. Legnagyobb előnye, hogy jelentősen átláthatóbbá teszi a projektekkel kapcsolatos munkáját.
  
  A Kanbanhoz hasonlóan a Scrumot eredetileg IT-projekteken alkalmazták, ma pedig számos területen elterjedt a használata. A Scrum használatához szüksége lesz egy Scrum-szoftverre, amiben leggyakrabban a Scrum-irányítópultot fogja használni.
  
  
• Scrum mester: Olyan személy, aki felügyeli azokat a folyamatokat és eljárásokat, amikkel a Scrum működik, ugyanakkor elég fogékony és rugalmas ahhoz, hogy képes legyen olyan új megoldásokkal előállni, amelyek még a sprintek alatt is hatékonyabbá teszik a munkát. Ha agilis rendszerre vált, akkor ideális esetben ezeket a folyamatokat olyan személynek kell előkészítenie a cégen belül, akinek már van Scrum tapasztalata.
  
  A Scrum mester nem felelős magáért az eredményért, de mindent előkészít a csapat működésének elősegítéséhez – a hatékony csapatkommunikációtól az iroda megfelelő szellőzéséig. A Scrum mester a saját Scrum mesteri irányítópultját használja.
  
  
• Sprint: Ha az egész projekt fel van osztva kisebb projektekre, amiken külön csapatok dolgoznak, akkor az egyes eredményeket ún. sprintekben szállítja le. (Egy sprint alatt foglalkozhat például az ügyfél logójának elkészítésével, míg a teljes projekt a céges arculat megtervezése.)
  
  A Scrum mester felügyeli a sprinteket, de a csapat minden tagjának hozzáférést kell biztosítani hozzájuk. Ha áttekintést szeretne kapni arról, hogy minden megfelelően működik-e a sprintben, használja a Sprint Irányítópultot!

3 jótanács zárásként

Az első tanács, hogy a kezdetektől fogva ügyeljen az átláthatóságra. Az agilis menedzsment lényege a csapatok könnyebb áttekinthetőségén és fokozott függetlenségén alapul. Ezért mindenkinek mondja el, hogy mi fog történni! A munka felépítésének megváltoztatása és a felelősség növelése a kollégák kezében sok alkalmazottat menthet meg a kiégéstől.

A második tipp a változáskezeléssel kapcsolatos. Ha már van benne tapasztalata, akkor valamivel könnyebb lesz az átállás. Ha nem, akkor sincs gond: vegyen fel egy hozzáértő külsőst!

Lehet, hogy kell neki egy hónap, hogy megértse a vállalat működését és folyamatait, de tapasztalt Scrum mesterként nulláról létrehoz majd egy rendszert, amivel hatalmas mennyiségű időt spórolhat meg. Ez itt a lényeg.

Végül pedig, a megfelelő projektmenedzsment-eszköz a munkája elengedhetetlen része. Egy tökéletesen (nem csak menedzsmentre) kifejlesztett szoftver megkönnyíti az átállást az agilis stratégiára.

Ezt pedig nem csak azért tesszük hozzá, mert az Easy Project pontosan ilyen eszköz. Mi magunk is kipróbáltunk többféle projektmenedzsmentet, és biztosan állíthatjuk, hogy mindegyiknek megvan a maga szépsége. Például egy olyan projekt, amely pontosan meghatározott hatókörrel rendelkezik (ingatlanépítés vagy szoftvertelepítés), jobban megtervezhető a „klasszikus” vízesésmodellel.

Az Easy Project ezért kombinálja a két módszertant, biztosítva a felületet mindkettő használatához. Az agilis menedzsment részeként olyan – egyszerű, vizuális – eszközöket biztosítunk Önnek, mint a Scrum- és Kanban-irányítópultok, és egy személyes Scrum-irányítópult.

Összegzés

Az agilis projektmenedzsment jelenleg és a jövőben is egy igen jelentős irányzat lesz a projektmenedzsment területén. Az új munkamódszerre való áttérés egyértelműsítése rendkívül fontos lesz Ön és csapatai számára. Annak érdekében, hogy sikert arathasson kollégái közt, ugyanakkor eredményeket érhessen el a vállalat számára, győződjön meg arról, hogy egy tapasztalt Scrum mester – esetleg egy külsős tanácsadó tőlünk – támogatást nyújt az agilis menedzsmentre való átállásban.

Ne feledkezzen meg a minőségi projektmenedzsment-szoftverről sem, amivel hozzáfér az agilis menedzsment összes aspektusához. Ha bármi további kérdése van, örömmel válaszolunk rá.