Hogyan építsen fel egy PMO-t a semmiből?

Mi az a PMO (projektiroda)?

Egy Projektiroda bármely sikeres szervezet fontos összetevője. Ez minden projektmenedzsment tevékenység központjaként szolgál, mely támogatást, útmutatást és erőforrásokat ad a projektmenedzserek és a csapatok számára.

Feladata a projektmenedzsment szabványok kialakítása, a projektmenedzserek képzése és támogatása, valamint a projektek határidőre és költségvetésen belüli befejezésének elősegítése. A PMO szerepe azonban a különböző vállalatoknál eltérő lehet, azok céljaitól és igényeitől függően.

Melyek a PMO legelterjedtebb típusai?

Egy PMO felépítése előtt fontos, hogy tájékozódjon a különböző típusokról, hogy kiválaszthassa a cége számára megfelelőt. Többféle létezik, amelyek közül néhányat összekeverve egy másikat alkotnak – a szervezeti igények, a célok és az erőforrások határozzák meg ezeket.

1. Irányelv alapú PMO: Az ilyen típusú PMO a PM szabványok és folyamatok betartatásáért felelős a szervezeten belül. Útmutatást és támogatást is nyújthat a projektmenedzsereknek, de nincs felhatalmazása döntéshozásra a projektcsapatok nevében.
2. Támogató PMO: Támogatást és erőforrásokat biztosít a projektmenedzserek számára, de nem rendelkezik döntéshozatali vagy szabvány-érvényesítési jogkörrel. Elsődleges feladata, hogy segítse a projektmenedzsereket projektjeik tervezésében és végrehajtásában.
3. Együttműködő Collaborative PMO: Szorosan együttműködik a projektmenedzserekkel annak biztosítása érdekében, hogy a projektek összhangban legyenek a szervezet általános stratégiai céljaival. Tanácsadó szerepe is lehet, iránymutatást és ajánlásokat adva a projektcsapatok számára.
4. Engedélyezési PMO: A projektmenedzserek számára a projektek sikeres megvalósításához szükséges eszközök, erőforrások és támogatás biztosítására összpontosít. Képzési és fejlesztési lehetőségeket is nyújthat, hogy segítse a projektmenedzsereket készségeik fejlesztésében.
5. Stratágiai PMO: Ez a PMO típus azért felelős, hogy összhangba hozza a szervezet projektjeit annak általános stratégiájával és céljaival. Felelős lehet a portfólió kezelésért és az új projektlehetőségek azonosításáért is.

Mikor érdemes elkezdeni?

Nos, nincs mindenkire érvényes válasz arra, hogy mikor érdemes felépíteni egy PMO-t. A szervezet számára fontos az, hogy körültekintően felmérje igényeit és erőforrásait, mielőtt döntene ezekről. Azonban egyes jelek utalhatnak arra, hogy eljött egy PMO felépítésének ideje. Észrevett már néhányat az alábbiak közül a szervezetében?

• Következetlen projektmenedzsment gyakorlatok: egy PMO segíthet standard folyamatok és eljárások kialakításában eltérő projektek menedzselésére.
• Több projekt központi felügyelet nélkül: Ha szervezete több különböző projektet menedzsel központi felügyelet vagy irányítás nélkül, egy PMO segít biztosítani ezt a felügyeletet, és gondoskodik arról, hogy a projektek összhangban legyenek a szervezet általános céljaival.
• Nehézségek az érintettek kezelésében: Ha szervezetének nehézségei vannak az érdekelt felek kezelésével és elvárásaik teljesítésével, a PMO segíthet javítani az érintettek bevonását és a velük való kommunikációt.
• Kihívások a projektek megvalósításában: Ha szervezete küszködik a projektek időben és a költségvetésen belüli teljesítésével, a PMO segíthet azonosítani és kezelni a kihívásokat kiváltó okokat.

"Tavaly építettük fel a PMO-nkat. A közvetlenül az Easy Projektben megvalósított, átlátható projekt nyomonkövetésnek, a kialakított struktúrának és folyamatoknak, illetve az egységesített jelentéseknek köszönhetően most már nem vesztegetjük az időt a Projektiroda meetingeken szükségtelen és hosszú állapotjelentésekkel, és az így megtakarított időt főleg azokra a projektekre fordíthatjuk, melyek nem a terv szerint alakulnak. Ezekre stratégiai szemmel tekinthetünk, és optimalizálhatjuk haladásukat, ami által sikeresen menedzselhetjük őket. A terv szerint futó projektek esetében pedig még jobban megünnepeljük befejezésüket."

Jan Řeřicha, PMO vezető, Easy Software

Ideje elkezdeni, de hogyan?

Az első projektiroda felépítése ijesztő feladatnak tűnhet, de a valóságban nem kell olyan nagy kihívást jelentenie, ha követi a megfelelő lépéseket, és szem előtt tartja, hogy a folyamat eltarthat egy ideig.

Ha szeretné, az alábbi hét lépést követheti a kezdéshez:

1. Határozza meg a PMO célját, típusát és hatókörét: Határozza meg, miért szeretne létrehozni egy PMO-t, és az mely konkrét funkciókat fogja szolgálni!
2. Mérje fel a projektmenedzsment jelenlegi állapotát szervezetében: Azonosítsa a jelenlegi projektmenedzsment gyakorlat erősségeit és gyengeségeit, és határozza meg, milyen fejlesztéseket lehet végrehajtani egy PMO létrehozásával!
3. Dolgozzon ki egy tervet a PMO-ra: Készítsen részletes tervet a PMO-ra, beleértve annak felépítését, személyzetét, erőforrásait és költségkeretét! Ennek a tervnek összhangban kell lennie szervezete általános céljaival és célkitűzéseivel.
4. Kommunikálja a tervet az érintett feleknek: Ossza meg a PMO tervét a releváns érintettekkel, és kérje ki részvételüket, illetve hozzájárulásukat! Ez segít biztosítani, hogy a PMO megkapja a sikeres működéshez való támogatást.
5. Vezesse be a PMO-t: Valósítsa meg a PMO tervét, beleértve a személyzet felvételét, az erőforrások allokálását, illetve a folyamatok és eljárások létrehozását!
6. Építse ki a folyamatokat és a kommunikációt: Az egyértelmű folyamatok és eljárások fontosak a PMO sikeréhez, beleértve a projektmenedzsmentre, a kommunikációra és a döntéshozatalra vonatkozó irányelveket. Az is jó módszer, ha hatékony kommunikációs csatornákat hoz létre a PMO számára, beleértve mind a belső, mind a külső érintetteket, hogy mindenki tájékozott és naprakész legyen a PMO tevékenységeiről.
7. Kövesse nyomon és értékelje a PMO-t: Ellenőrizze rendszeresen a PMO teljesítményét, és hajtsa végre a szükséges változtatásokat annak biztosítására, hogy a projektiroda teljesítése a szervezet elvárásait!

Megfelelő egy PMO az Ön cégének?

Még mindig nem tudja, vajon szervezete kiépítsen-e egy PMO-t, vagy sem? Akkor itt az ideje megnézni néhány tényezőt, melyek utalhatnak arra, ha egy projektiroda nem megfelelő az Ön számára.

• Költség: Egy PMO létrehozása költséges lehet, mivel további munkatársak felvételére, erőforrások allokálására, valamint technológiába és infrastruktúrába való befektetésre lehet szükség. Ha egy szervezet nem rendelkezik megfelelő költségvetéssel vagy forrásokkal egy PMO támogatására, dönthet úgy, hogy nem alakít ki projektirodát.
• Kevés projekt: Nem feltétlenül szükséges egy PMO, ha a szervezetnek csak néhány projektje van, melyeket hatékonyan tud menedzselni központi felügyeleti szerv nélkül.
• Támogatás hiánya: Lehet, hogy a PMO nem lesz sikeres, ha nem élvezi a fontos érintettek - úgy, mint a vezetés és a projektmenedzserek - támogatását.
• Összetettség: Egy PMO növelheti egy szervezet felépítésének összetettségét, és igényelheti új folyamatok, eljárások kialakítását. Ha egy szervezet már egyébként is hatékonyan és eredményesen működik, nem feltétlenül szükséges egy PMO bevezetése.

Konklúzió

Egy hatékony PMO segíthet Önnek projektjei hatékony levezetésében, javítja a csapat együttműködését, valamint lehetővé teszi céljai könnyebb elérését. Ha úgy érzi, hogy a PMO-ja a kezdetekkor nem tökéletes, ne csüggedjen - időbe telik, mire csapata igényeihez igazítja azt. Ha vállalkozása több csapattal és/vagy termékkel rendelkezik, ne feledje, hogy egy modern projekt portfólió kezelő eszközre lesz szüksége, hogy hatékony PMO-t építhessen. Fedezze fel az Easy Projectet - a teljes PPM megoldást, mely PMO bevezetését sokkal gyorsabbá és könnyebbé teszi!