Hogyan biztosítsa a projektidő hatékony becslését az Easy Projecttel

Mindez megmutatja, mennyire fontos a becslés a projektmenedzsment szempontjából. Az időbecslés a projektmenedzsment fontos aspektusa, melynek elhanyagolása elkerülhetetlenül csúszásokhoz és költségtúllépéshez vezet; két dologhoz, amit a projektmenedzser minden áron el próbál kerülni.

A kritikus változók megbecsülése sarkalatos pont a projekt sikerének a meghatározásában, így sosem szabad félvállról venni.

Hogyan biztosítsa a projektek idejének hatékony becslését?

Bár az időbecslés elsőre könnyű feladatnak tűnhet, biztosíthatjuk, hogy nem az. A Projektmenedzsment Intézet (PMI) szerint „a becslés nem egy esemény, hanem egy folyamat.” Egy projekt megbecsülése előítéletek és megérzések alapján biztosan bukásra van ítélve, hiszen az emberek hajlamosak vagy túlzottan optimista, vagy túlzottan pesszimista becsléseket felvázolni.

Projektidő megbecsülése az Easy Projecttel

Ha a PMI állítását vesszük alapul, akkor a projektbecslés egy folyamatos művelet, ami folyamatos közbeavatkozást igényel az érintettektől, hogy a projekt időben elkészüljön.

1. Tevékenységek kiválasztása

Kezdésnek hozzá kell adnia/aktiválnia kell tevékenységeket, melyekhez feladatokat kell elvégezni, és időt kell logolni, illetve ki kell választania a projekteket, melyeknek a részeként teljesül a tevékenység. A következő úton jut el idáig: Adminisztráció >> Kategóriák >> Tevékenységek (eltöltött idő). Egyszerűen hozzáadhat vagy aktiválhat egy már hozzáadott tevékenységet, és kipipálhatja azokat a projekteket, melyekhez a tevékenység tartozik.

2. Feladat hozzáadása vagy kiválasztása

A feladatra (vagy más néven becslési objektumra) fog megállapítani egy időbecslést. Egy feladat hozzáadásához vagy kiválasztásához egyszerűen csak a Beállítások >> Tevékenységek (eltöltött idő) ponthoz kell eljutnia. Itt kiválaszthat egy már létező feladatot, amire időt szeretne logolni, vagy hozzáadhat egy újat az „Új feladat” gombbal. Ezen a felhasználói felületen arra is lehetősége van, hogy engedélyezze a tevékenységek kiválasztását egy feladat létrehozásakor, vagy az eltöltött idő logolásakor.

3. Időkövetés

Az idő logolása természetesen a legfontosabb lépés a projektek felmérésében és megbecsülésében, amire az Easy Project több megoldást kínál.

Időkövetés közvetlenül a feladatból

A feladat irányítópultja lehetővé teszi, hogy különféle, feladattal kapcsolatos funkciókhoz hozzáférjen, például az idő logolásához. Az irányítópanelen többféle opcióval találkozhat, melyek közül kiválaszthatja a feladaton belüli időkövetés lehetőségét.

Időkövetés a feladatlistából

Igencsak egyszerűen logolhatja eltöltött idejét a feladatlistából is. Csupán a feladatlistán kell kiigazodnia. Ha meg van nyitva Ön előtt, kattintson jobb egérgombjával az aktuális feladatra, amin időt szeretni logolni. Amint rákattint, feljön egy menüsor, ahol több lehetőség közül választhatja ki az időkövetést.

Időkövetés a „Munka megkezdése” gomb használatával

Ha igazán könnyű és interaktív megoldást szeretne az idő logolására, használja a „Munka megkezdése” gombot a feladatfunkciók menüben. Válassza ki az aktuális feladatot, és lehetőségek széles skálájával találhatja szembe magát.

Ha elkezdené az időkövetést, kattintson rá a „Munka megkezdése” gombra a panelen, a stopper pedig automatikusan elindul. A „Szünet” gomb használatával ideiglenesen megállíthatja a stoppert mielőtt újraindítaná, vagy teljesen leállítaná.

Ha a „Befejezés” gombra kattint, megáll a stopper, és automatikusan kitölti a logolási információkat. Vitathatatlanul ez a legkényelmesebb és legpraktikusabb módja az időkövetésnek és a becslések megadásának.

4. A rögzített idő megtekintése és elemzése

A különféle feladatokon és tevékenységeken logolt időről készült jelentések és elemzések nélkül nem kaphat pontos projektbecslést. Az Easy Project különféle megoldásokat kínál ahhoz, hogy megjelenítse és kategorizálja az eltöltött időt, megfelelve elvárásainak és a kényelmi szempontoknak.

Jelentéskészítés a Saját Munkaórák használatával

A saját munkaórák jegyzésére szolgáló irányítópult segítségével csoportosíthatja eltöltött idejét napok, hetek, hónapok, évek, vagy egy egyéni időkeret szerint. Ehhez a Több >> Saját munkaórák >> Részletek >> Opciók menüponthoz kell elnavigálnia, ahol megtalálja az „Eredmények csoportosítása” lehetőséget. Ezen funkció kihasználásával egy saját időkeretet adhat meg, hogy annak alapján jelenítse meg az eltöltött idejét.

Jelentéskészítés a Kezdőoldal modul használatával

Az Easy Project lehetővé teszi, hogy egy interaktív és vizuális modul segítségével készítsen jelentést eltöltött idejéről. Ezt a modul a Kezdőoldal modul. Segítségével megjelenítheti vagy jelentést készíthet eltöltöttidő-bejegyzéseiből: listákat és grafikonokat hozhat létre, melyek megkönnyítik az adatok feldolgozását. Ehhez navigáljon az Oldal személyre szabása >> Új modul hozzáadása >> Időszak és kimeneti formátum konfigurálása menüponthoz.

Jelentéskészítés naptárnézetben

Naptárnézetben is készíthet jelentést az eltöltött idejéről az Oldal személyre szabása >> Új modul hozzáadása (eltöltöttidő-naptár) menüpontban, egyéni időkeretet meghatározva a rendelkezésre álló opciókból.

Konklúzió

Miután a projektbecslés fontosságát kellően hangsúlyoztuk, fontos megérteni, hogy a hatékony időkövetés a használható becslések levonásának a legfontosabb előfeltétele. Ennek eléréséhez az Easy Project kényelmes és interaktív felületén különféle funkciók és irányítópultok állnak rendelkezésére.

Ha a projektmenedzser biztosítja a hatásos időkövetést, a projektbecslés sokkal hatékonyabb lehet, az idő- és költségbeli túllépések esélye pedig drasztikusan lecsökken.