Hogyan alakíthatja át a megfelelő erőforráskezelő eszköz az otthoni munkavégzést?

Jelenleg az új norma a munkaerő jelentős részének a hivatalos irodákból a hálószobai íróasztalokra, kanapékra és étkezőasztalokra költözés.

Sok alkalmazottnak – különösen azoknak, akik még soha nem dolgoztak otthonról – érthető kihívásokkal kellett szembenéznie: meg kellett tanulniuk például olyan környezetben koncentrálni a feladatokra, amely nem feltétlenül kedvez a produktivitásnak.

Eközben a munkaadók azon kapták magukat, hogy versenyt kell futniuk az idővel, hogy biztosítsák alkalmazottaik számára a termelékenység optimalizálásához szükséges eszközöket. Ahogy a hagyományos irodák a múltba vesznek, még a már eleve távmunkát ösztönző cégeknek is vissza kellett térniük a rajztáblához.

Szerencsére már jóval a világjárvány előtt léteztek hatékony otthoni munkavégzést támogató eszközök. Ha nehezére esik összpontosítani, és elvégezni a munkát, akkor olyan erőforráskezelő megoldások valók Önnek, mint az Easy Project. Ezek a szoftverek úgy lettek kialakítva, hogy minden távmunkához szükséges eszközzel felszereljék az otthonról dolgozókat.

Az alábbiakban felvázolunk néhány fontos módszert, amivel egy megfelelő erőforráskezelő eszköz felkészítheti az „új normára”.

1. Folyamatos szervezettség

Ha időnként úgy érzi, hogy nem tudja megfelelően kezelni a napi teendőket és munkafolyamatokat, akkor az univerzális szervezővel rendelkező erőforráskezelő megoldás segíthet visszazökkenni a helyes kerékvágásba.

A legjobb eszközök projektmenedzsment-technikákkal ötvözik a feladatfelvázolást, hogy az összekuszált feladatlistát hatékony idővonallá alakítva segítsék elő a projekt leszállítását. A megfelelő eszközzel beállíthat reális útmutatásokat, elmenthet emlékeztetőket, nyomon követheti az előrehaladást, és bevonhatja azokat csapattagokat, akikre épp szüksége van.

Egy megfelelő erőforráskezelő megoldás abban is segíthet, hogy a fontos adatokat egyszerűen kezelhető címkékkel lássa el. Így könnyedén kezelheti a feladatokat egyszerű kattintássokkal és a fogd és vidd módszerrel, valamint a címkéknek és kulcsszavaknak köszönhetően gyorsan megtalálhatja, amit keres.

Ha a megfelelő erőforráskezelő eszköz mellett dönt, minden olajozottan működik.

2. A figyelem fenntartása

Az otthoni munkavégzés már korábban is zavaró tényezőkkel járt, most pedig sokkal rosszabb a helyzet. Egyeseknek a gyermekeik jelentik a legnagyobb kihívást, akik eddig egész nap iskolában voltak, most pedig otthon rosszalkodnak. Megint másoknak nehéz visszafogniuk magukat, hogy ne folyamatosan a híroldalakat böngésszék, mert folyton tudni szeretnének a világban zajló történésekről.

Ha nehezen tud összpontosítani otthonában, akkor a kezdő lökethez lehet, hogy pont egy mindenre kiterjedő erőforráskezelő eszközre van szüksége. A megfelelő erőforráskezelő eszköz az egyszerű irányítási feladatokon túlmutatóan digitális szemellenzőként szolgál a munkanap során. Az Easy Project korszerű felülete például a maximális fókusz és termelékenység jegyében került kialakításra. Ezenkívül olyan funkciókat is tartalmaz, mint az automatikus újraütemezés és az okosemlékeztetők, amelyek segítenek abban, hogy több munkát végezzen el kevesebb idő alatt.

Tanulmányok azt mutatják, hogy csaknem fél órába telik az elvesztett figyelem visszaszerzése. A zavaró tényezők kiküszöbölésére szolgáló erőforráskezelő megoldással nagyon sok időt és pénzt takaríthat meg.

3. Hatékony együttműködés

Az eredménytelen értekezletek – kis túlzással – már a koronavírus előtt is óriási problémát jelentettek. Most, hogy a társas interakciókat digitális megoldások váltották fel, meglepő, hogy a helyzet egyáltalán nem mutat javuló tendenciát. Ami egykor ötperces beszélgetés volt az irodai lift mellett, az most ütemezett, egyórás videohívás. A munkahelyi naptárak egyre csak esetlen videocsevegésekkel telnek be, ami rossz hatással van a termelékenységre.

Ha naponta egy óránál többet tölt konferenciahívásokkal, nagy eséllyel vesztegeti értékes idejét. Tehát ahelyett, hogy egy szimpla videohívó szoftverre támaszkodna, használjon erőforráskezelő eszközt! A megfelelő megoldás javíthatja a megbeszélések felépítését, hogy feladat- és cselekvésorientáltak legyenek.

Az Easy Projecthez hasonló csúcskategóriás erőforráskezelő eszközök intuitív felhasználói felülettel rendelkeznek, amely lehetővé teszi értekezletek létrehozását, dresszkód felállítását, meghívók kiküldését e-mailen, fontos információk megosztását, az értekezletek időtartamának nyomon követését, és a műveletelemek naplózását, mindezt néhány egyszerű kattintással.

4. Teljesítménymenedzsment

Ha Ön munkáltató vagy humánerőforrás-menedzser, akkor az olyan átfogó erőforráskezelő eszközök, mint az Easy Project, javíthatják kapcsolatát az otthonról dolgozó alkalmazottaival. A projektekben, például, bármikor teljes képet adhatnak arról, hogy ki min dolgozik egy adott időben. Így tudhatja, mikor szabadok egy új feladat elvállalására, vagy épp mikor túlterheltek, hogy hatékonyan kiegyenlíthesse a munkaterheléseket. Ezáltal a projekt mérföldköveit a tervezett időn belül érhetik el.

A megfelelő erőforráskezelő eszköz hatékony lehet a munkatársaival való kapcsolatának mérésében is. Mivel nincs rá lehetőségük, hogy beugorjanak a vezető irodájába, lehetséges, hogy a munkatársak távol érzik magukat a cégtől és a teljesítendő feladataiktól.

A megfelelő megoldás megkönnyíti, hogy rendszeresen ránézzen az alkalmazottakra, hogy újra összehangolják a célokat, és hogy visszajelzéseket gyűjtsön. Alkalmazottai motiváltak és céltudatosak maradnak annak ellenére is, hogy fizikailag nincsenek jelen az irodában. Egy olyan megoldás, amely elősegíti a távolról bevonást létfontosságú, ha mindannyian elszigetelten dolgoznak.

5. Tudjon meg többet arról, hogyan tudja fenntartani saját és munkatársai produktivitását és elkötelezettségét a bizonytalan időkben is!

Az otthoni munkavégzésnek megvannak a maga nehézségei. Azonban csupán a megfelelő eszközökre van szüksége ahhoz, hogy elérje, vagy akár meghaladja azt a termelékenységi szintet, amelyet az irodában tapasztalt.

Az Easy Project Erőforrás-menedzsment modulja segíthet a távmunka körülményeinek javításában most, és a jövőre nézve is.