Dolgozzon okosan: Hogyan találhatja meg a megfelelő egyensúlyt a rövid távú igények és a hosszú távú projektek között?

Tegyük fel, hogy a saját vállalkozását vezeti, és folyamatosan jönnek az ügyfelek, de közben fel akarja deríteni a kiaknázatlan lehetőségeket is. Vagy a COVID-19-re reagálva cége csökkenteni szeretné a működési költségeit anélkül, hogy felfüggesztené azokat a projekteket, amik hosszú távon jövedelmezőek lehetnének. Hogyan tudja kezelni az aktuális feladatokat a jövőbeni, kulcsfontosságú célokkal egyetemben?

Nos, a legtöbb vitorlás tartalék dízelmotorral van ellátva, hogy szélcsendben is haladhasson. Önnek is hasonló módon kell fejlesztenie a módszereit, hogy ki tudja elégíteni a folyamatosan beérkező igényeket anélkül, hogy irányt változtatna.

Szerencsére léteznek hatékony megközelítések ennek az egyensúlynak az eléréséhez. Az alábbi lépések különösen előnyösek lehetnek a rövid távú igények és szükségletek kezelésében anélkül, hogy szem elől tévesztenénk a hosszú távú céljainkat.

1. Kösse a rövid távot a hosszú távhoz!

A legfontosabb kérdések, melyeket fel kell tennie magának egy új rövid távú igény teljesítésének fontolgatásakor az, hogy ez az igény miként egyeztethető össze az Ön víziójával és stratégiájával. Az elképzelt jövő felé segíti? Vannak ennek az igénynek olyan részei, amelyek veszélyeztetik elképzeléseinek megvalósítását? Felhasználhatja-e a jövőben ennek a rövid távú projektnek bizonyos elemeit?

Ha elgondolkodik ezeken a kérdéseken, rálátást nyer arra, hogy a rövid távú feladat egy egyszeri projekt, vagy sablonként szolgálhat egy későbbi projekt elindításához. Gyakran előfordul, hogy a hasznos rövid távú feladatoknak a jövőben nagyobb szerep juthat.

Természetesen az egyszeri feladatok nem mindig rosszak. Ha például a felmerülő igény egy műszaki kockázat, amit nem hagyhat figyelmen kívül, akkor ahhoz, hogy megfeleljen neki, készen kell állnia, és hajlandónak kell lennie az erőforrásai áthelyezésére.

Ennek során azonban ugyanúgy kell megközelítenie a problémát, mint egy folyamatos fejlesztési projektet. Strukturált tervet kell készítenie köré, illetve értenie és számszerűsítenie kell annak hatásait. Egy olyan projektmenedzsment-eszköz, mint az Easy Project, értékes segítséget nyújt a projektek becslésében és ütemezésében, valamint a kritikus út kiszámításában.

2. Igazolja adatokkal a rövid távú igényeket!

Miután összevetette a rövid távú igényeket a hosszú távú elképzeléseivel, foglalkozzon a valóban Ön előtt álló munkával! Vizsgálja meg, hogy a potenciális feladatoknak van-e értelme az objektív és szubjektív adatokat figyelembe véve!

Ebben a szakaszban fontos elkülöníteni a felmerülő érzelmi igényeket a szélesebb közönségre érvényes racionális igényektől. Tanulmányok szerint a túl sok rövid távú igény az ad hoc érzelmi válaszokra fókuszál. Ha például távmunkában IT support munkatársként dolgozik, az ügyfél kapcsolatba léphet Önnel, hogy panaszt tegyen egy rendszerhiba miatt. Ez a panasz arra késztetheti Önt, hogy gyorsan válaszüzemmódra váltson ­ anélkül, hogy rendesen megvizsgálná a probléma hatását hosszú távú projektjeire nézve.

A hatékony munkavégzéshez elegendő adatot kell gyűjtenie az Önre szakadt rövid távú munkáról. Így pontosan meghatározhatja annak fontosságát, és ennek megfelelően ütemezheti azt.

3. Szorgalmasan kövesse nyomon a rövid és hosszú távú projekteket!

Lehet, hogy a rövid távú igények gyors feladatok, de mivel folyamatosan jönnek, gyakran ők teszik ki a teljes teendőlistát. Rendkívül fontos, hogy gondosan nyomon kövesse teendőlistáját, hogy rövid, közepes és hosszú időt igénylő feladatai jó úton haladjanak a teljesítés felé.

A megfelelő projektmenedzsment-megoldás segíthet ezeknek a projekteknek a hatékony nyomon követésében és a követelmények megjelölésében, hogy irányítópultokat, Gantt-diagramokat és jelentéseket építhessen köréjük. Az áttekinthetőség lehetővé teszi az egyensúly hatékony fenntartását. Elkerülheti a rövid távú igények feláldozását az egész évre szóló jövőbeli kilátásokért, vagy a jövő veszélyeztetését túl sok rövid távú feladat beillesztésével a jelenlegi ütemtervébe.

Ha egy csapat tagja, az irányítópultok és a jelentések segíthetnek ellátni a csapattagokat pontos információkkal. Ahelyett tehát, hogy Zoom-hívásokban vitatják meg véleményüket, elemezhetik a költségeket, a nyereségeket és a jövőre gyakorolt hatásokat.

Az egyensúly Önben található meg

Valahányszor egymással versengő rövid és hosszú távú prioritásokkal küzd, vegyen egy mély lélegzetet, és járjon el a fentebb írt lépések szerint! Vizsgálja meg, hogy a rövid távú igények hogyan befolyásolhatják az összképet, és használja fel az adatokat az érintett munka felméréséhez! Ha a feladat elvállalása a megfelelő döntés, használjon egy hatékony projektmenedzsment-megoldást az előrehaladás nyomon követésére, és igazítsa tervét úgy, hogy az megfeleljen a folyamatosan felmerülő új információknak!

Ha ezt a strukturált megközelítést alkalmazza, akkor nem csak a rövid és hosszú távú igények közötti egyensúly megteremtésében ér el sikereket, hanem képes lesz egy olyan folyamat felépítésére is, amely a jelenlegi és a jövőbeli projektek számára is megfelelő. Így pedig ahelyett, hogy a már kialakult tüzet próbálja kioltani, olyan döntéseket hozhat, melyek nem zökkentik ki az elképzeléseihez vezető útról.