Covid baklövések a projektmenedzsmentben, amik valóban megtörténtek: hogyan kerüljön el súlyos PM hibákat a Covid alatt

Jó dolog az, ha az ember tanul a hibáiból, de még jobb, ha más hibájából teszi azt!

1. Ez egy beteg TV reklám volt! Szó szerint.

Karel egy tapasztalt ügyfélkapcsolati igazgató, aki Csehország egyik legsikeresebb kreatív ügynökségének dolgozik. 2020 márciusának elején jó híreket kapott – ügynökségét kérték fel, hogy készítsen egy TV reklámot egy új, prémium kávéról.

Két nappal a forgatás előtt megtudta, hogy a forgatócsoport egyik tagjának pozitív lett a koronavírus tesztje. Emiatt szinte az egész forgatócsoportnak karanténba kellett mennie.

“Nem volt lehetséges a forgatás elhalasztása – a kijárási korlátozást két nappal későbbre jelentették be. 24 órán belül egy teljesen új forgatócsoportot kellett találnom, felvennem, szerződtetnem és felkészítenem. Ezen kívül még Covid-tesztelést is kellett szerveznem, és csak reménykedhettem abban, hogy mindenkinek negatív lesz.”

Ezt követően megváltozott Karel projektmenedzsmentje:

“Amikor forgatásról, fotózásról vagy rádióreklám felvételről van szó, minden érintettnek negatív Covid teszttel kell rendelkeznie. Megállapodást kötöttem egy magánklinikával, amely gyors tesztelést biztosít, és mindez benne van a projekt költségvetésében. Drágább lett így? Persze, de sokkal olcsóbb, mint ha egy teljesen új csapatot kellene összehoznom néhány óra alatt. Elhihetik nekem, hogy a megelőzés olcsóbb és hosszú távon sokkal hatékonyabb, mint a ’tűzoltás’.”

2. Soha ne számítson a lehető legkedvezőbb esetre, avagy miért nem tudta elolvasni ezt a cikket már egy hónapja

Ez a mi hibánk. Őszintén megmondva, általában gördülékenyen zajlanak a projektjeink, néha azonban túlmotiváljuk magunkat. Az őszi kampányunk (aminek része ez a cikk is) remek példa arra, hogy a nem jó tervezés nyomást gyakorolhat az egész csapatra.

Tehát mi történt?

Hiszünk az eredeti tartalomban, ami valóban segít a projektmenedzsereknek és csapataiknak a jobb szerveződésben és gyorsabb munkavégzésben. Éppen ezért próbáltunk elsőkézből ötleteket és tanulságokat gyűjteni azokról a problémákról és megoldásaikról, melyekkel a PM-ek találkoznak. Megnéztük, milyen erőforrásokra van szükségünk ehhez:

• Tartalommenedzser– szervezi a csapatot és az ügyfelektől kapott válaszokat
  
• Cikkíró – megírja magát a cikket
• Közösségi média menedzser – megszervezi a közösségi média reklámokat és érdeklődést kelt a témában
• Grafikus – kiválasztja a cikkhez illeszkedő képeket és kreatív reklámokat

Garantálni tudjuk, hogy a fentiek egyike sem unatkozik, miközben az Easy Project-nek dolgozik, viszont amikor leellenőriztük a projekt áttekintést, úgy tűnt, hogy még mindig van kihasználatlan idő az erőforrásaikban. Ami történt: mindenkinek beterveztük a teljes munkaidejét, időtartalékot nem hagyva. Milyen alapvető hiba, mondhatná Ön erre, és igen, egyetértünk. Ennek ellenére megtettük! Paul, a stratégánk szerint:

“Az én hibám. Az általános szabály, amit – különösen 2020-ban - nem hagyhatunk figyelmen kívül, hogy 'Tervezzen erőforrásainak időtartalékokat'. Máskülönben egy kiégett csapattal, vagy súlyos késésekkel végezhet.”

A cikk végső változatát és az ahhoz vezető teljes közösségi média kampányt napról napra halasztottuk. Egyszerűen fontosabb teendők voltak a projekteken. Aztán végül egy hónap eltelt, és a téma egyre kevésbé volt felkapott. Végül az egészet egy esős hétvégén fejeztük be, és Zoom meetingen egyeztettünk. Kérjük, kerülje el az általunk elkövetett baklövést, és tervezzen tartalékokkal!

"Tervezzen egészséges tartalékokkal!

Mind az erőforrásokban, mind a pénzügyekben."

3. Nagyon jó ötletek! (Elveszett mind.)

Mark egy senior termékmenedzser egy sikeres szoftvercégben a svájci Zürichben. Az egész világon használják remek alkalmazásaikat. Remek kihívásnak ígérkezett, amikor egyik ügyfelük arra kérte őket, hogy készítsenek el egy ügynevezett Covid követőt (melyet potenciálisan több kormány is használna).

“Sokszor vezettem már online ötletelést. Home office vagy sem, egy szuper csapatot hívtam össze senior szakértőkkel az UX, az IT és az egészségügy területéről. Az ügyfél is részt vett ezen az online meetingen, hiszen fontosak voltak meglátásai és kívánságai.”

Képzelje csak el a megbeszélést: mindenki időben, mindenki tökéletes kapcsolattal, mindenki remek ötletekkel.

“Őszintén szólva, ez volt az egyik leghatékonyabb brainstorming, amit valaha vezettem. A végén mindenkinek megköszöntem, és megígértem, hogy elküldöm a felvételt, így bármikor visszanézhető lesz bármelyik ötlet. Aztán a Felvétel gombra pillantottam, és rájöttem: nem indítottam el a felvételt.”

Figyelmetlensége és az írásos jegyzetek hiánya miatt Mark egyszerűen elvesztette a csapat minden ötletet, és meg kellett ismételni a teljes meetinget.

“Egy részről jó, hogy ez így történt. Nem csak duplán ellenőriztem a Felvétel gombot, és ezúttal elkészült a videó, de az egész projektet egy remek elmetérképpel nyitottam, amit együtt készítettünk. Egyszerűen csak használtuk a WBS-t, és a meeting előre haladtával egyre szélesebb és szélesebb lett a térkép. Mivel ez egy nagy integrált PM szoftver része volt, a térképről a feladatok automatikusan elkészültek a Feladatmenedzserben. Így mindenki tökéletesen tudta, mit kell tennie, és munkája hogyan hat másokra.”