Az erőforrás-menedzsment kihívásainak leküzdése

Akárcsak a vadonban, a projektmenedzsmentben is mindennap akadályokkal kell szembenéznie. Ne hagyja, hogy váratlanul érjék, és tanulja meg, hogyan kezelje mindegyiket hatékonyan.

Ismeri a projektmenedzsment buktatóit?

1. akadály: Az erőforrások kiegyensúlyozása több projekt között

A projektmenedzsment rengetegében gyakran egyszerre több projekttel kell foglalkoznia. Ezért fontos, hogy priorizáljunk, és hatékonyan osszuk be a csapat idejét a különböző ügyfelek vagy projektek között.

Hogyan küzdjük le az akadályt?

• Kezdjen el priorizálni! Használjon egy agilis erőforrás-menedzsmentre alkalmas eszközt, hogy mindig láthassa projektjei számát.

• Tanuljon meg nemet mondani: Ön is került már olyan helyzetbe, hogy amikor a csapata kapacitása már teljesen kimerült, hirtelen felbukkant egy újabb projekt? Ha tudja, hogy a projektet nem lehet befejezni, legyen őszinte, és azonnal mondja meg. Így a problémát hamarabb meg lehet oldani, és a csapata is meg fogja köszönni.

• Rendelje a megfelelő embereket a projektekhez: Alapvető fontosságú, hogy tisztában legyen a csapatai készségeivel és képességeivel. És ezzel elérkeztünk a következő akadályhoz...

2. akadály: A kapacitások áttekinthetőségének hiánya

Ha nem rendelkezik egy átfogó képpel arról, hogy ki min dolgozik, és hogy a csapattagok mennyire elfoglaltak, nem fogja tudni teljes mértékben kihasználni az erőforrásait. Ezután előfordulhat, hogy már nem tudja tartani a határidőket, vagy egyes csapatok jelentősen elfoglaltabbak, mint mások, ami növeli a stressz-szintjüket.

Hogyan küzdjük le az akadályt?

• Szerezzen áttekintést csapata munkaterheléséről: Ossza el a munkát egyenletesen, egyszerűen és gyorsan az agilis erőforrás-menedzsment segítségével. Láthatja, hogy ki min dolgozik, hogy ki dolgozik egyszerre több projekten, és hogy ki van szabadságon.

• Tárolja az összes információt egyetlen eszközben: Ha Ön és csapata a közös munkát egyetlen eszközzel végzi, azzal mindenkinek időt takarít meg. Nincs több váltás! Próbálja ki a Easy Projectet, ahol mindent megtalál egy helyen.

• Vonja be csapatát: Csapatának együtt kell dolgoznia, hogy a dolgok zökkenőmentesen működjenek. Győződjön meg róla, hogy rendszeresen frissítik a projektek állapotát, és rögzítik az egyes feladatokkal töltött időt.

3. akadály: Elérhetetlen határidők

Egy kezelhetetlen határidő kitűzése veszélyesebb lehet, mint amilyennek látszik. Csapatai azonnal nyomás alatt érzik magukat, nem tudnak kreatívan dolgozni, ezáltal pedig az egész munka össze lesz csapva, és veszít a minőségéből. Egyszerűen csak soha nem jó ötlet siettetni egy projektet.

Hogyan küzdjük le az akadályt?

• Mindig legyen „tartalék”: A projekttervezésnél ne feledkezzen meg a tartalékidőről. Késésekkel, visszajelzésekkel vagy váratlan eseményekkel is számoljon.

• Készítsen ellenőrző listát: Használjon olyan eszközt, amellyel ellenőrző listákat készíthet. Így kaphat egy ellenőrző listát az összes szükséges eredményről, ráadásul más projektekhez is felhasználhatja azt.

• Szervezzen megbeszélést csapatával: Soha nem tudhatja teljes mértékben, hogyan haladnak a projektek, ha nem dolgozik rajtuk közvetlenül. Ütemezzen egy megbeszélést a csapattal, hogy összefoglalja, mi az, ami már elkészült, és mi az, amihez még időre van szükség.

Agilis erőforrás-kezelés

4. akadály: A megfelelő személy kijelölése minden egyes projekthez

A projekt sikeres befejezéséhez kulcsfontosságú a megfelelő személy kiválasztása, ezért fontos, hogy ismerje a csapat minden egyes tagjának készségeit.

Hogyan küzdjük le az akadályt?

• Nyerjen áttekintést a csapattagok képességeiről: Az agilis erőforrás-menedzsmentre szolgáló eszközben talál egy ’’Képességmenedzsment'' funkciót, ahol láthatja, hogy ki milyen készségekkel rendelkezik.

• Képezze a csapattagokat: Teremtsen lehetőséget a csapattagoknak képességeik fejlesztésére. Ez megakadályozza azt a helyzetet, hogy csak egy adott csapattag rendelkezik egy bizonyos feladat elvégzéséhez szükséges készségekkel.

5. akadály: Szegényes kommunikáció

Mindenki belefutott már félreértésekbe a munkája során. Néha kis dologról van szó, máskor azonban projektkésésekhez, vagy akár egy ügyfél elvesztéséhez is vezethetnek. Ezért fontos megtanulnia a hatékony kommunikációt – így nem csupán a szükségtelen hibákat kerülheti el, de a munkahelyi kapcsolatokat is megerősíti.

Hogyan küzdjük le az akadályt?

• Rendelkezzen professzionális projektmenedzsment-szoftverrel: A jobb kommunikációhoz vezető első lépés egy olyan eszköz, amely lehetővé teszi az összes munka kezelését a projektektől kezdve az időkövetésen át az erőforrások elosztásáig. Próbálja ki a Easy Projectet, amely segít a hatékony kommunikáció elérésében.

• Beszéljen csapatával: Néha semmi sem jobb, mint személyesen beszélgetni egymással, akár egy szokásos megbeszélés, akár egy másik találkozó keretein belül. Próbálja meg kitalálni, mi vezetett a legutóbbi kommunikációs hibához, és gondolkodjon el azon, hogyan javíthatna a kommunikáción.

Készen áll minden kihívásra!

Az erőforrás-menedzsment összes buktatójával megbirkózni nem egyszerű. Szerencsére nem kell egyedül szembenéznie velük! A megfelelő erőforrás-kezelő eszközzel zökkenőmentesen kommunikálhat, hatékonyan oszthatja el a kapacitásokat, és nyomon követheti a projekt előrehaladását. Az Easy Project segítségével többé semmilyen akadály nem okoz majd meglepetést. Tudjon meg többet az agilis és a hagyományos erőforrás-menedzsmentről honlapunkon.