A projekt portfólió kezelése lépésről-lépésre

Mivel gyakran önálló egységekként gondolunk az egyes projektekre, ennek megfelelően kezeljük őket. Valójában egy vállalat projektjei nagymértékben kapcsolódnak egymáshoz, de fel kell tudni ismerni, hogy milyen szempontból: költségvetés, ütemterv vagy erőforrások révén. Ezen változók hatékony kezelése érdekében meg kell érteni az egyes projektek prioritását az egész szervezet vonatkozásában.

A PPM leginkább olyan helyzetekben lehet segítségre, amikor például a vállalat több projekten dolgozik ugyanazon erőforrások felhasználásával - akár egy, akár több ügyfél számára. A projekt portfólió menedzsment alkalmazásával áttekinthetővé válnak mind az ügyfél, mind a vállalat igényei és prioritásai. Projekt túlvállalás esetén a megfelelően létrehozott projekt portfólió a legjobb módszer a rossz projektek veszteségeinek minimalizálására és az összes többi profitjának maximalizálására.

Mi a projekt portfólió és hogyan kezelhető?

A projekt portfólió az adott időpillanatban aktuális projekteket tartalmazza. Egy ilyen portfólió központilag kezelhető, vagyis a projektek és azok részei figyelemmel kísérhetők és kezelhetők a stratégiai célok elérése érdekében. A PPM célja az egyes projektek potenciáljának kiaknázása és sikeres megvalósítása. A PPM-et elsősorban a projektek megtérülésének b használják, ami segít eldönteni, hogy melyik projektek kerülendők, és a kockázatkezelés szempontjából határozza meg az erőforrások kiosztását a leendő projektek számára. A projekt portfólió kezelésének nagyon hasznos eszköze egy olyan szoftver, amely Üzleti intelligencia funkciókat kínál.

Helyes használat esetén a portfólió kezelés ideális eszköz az összes szereplő - köztük az ügyfelek és az alkalmazottak - tájékoztatására a projektek haladásáról, prioritásairól és kockázatairól. Ugyanakkor növeli az átláthatóságot és egyszerűsíti az egyes feladatokkal és projektekkel kapcsolatos felelősségek meghatározását.

Miben különbözik a portfóliómenedzsment a projektmenedzsmenttől?

Ezeket a hasonló hangzású tevékenységeket könnyen meg lehet különböztetni a céljuk alapján. Míg a projektmenedzsment lehetővé teszi az ismeretek, készségek, eszközök és technikák felhasználását a projekt követelményeinek teljesítéséhez, a portfólió kezelés (PPM) nem annyira foglalkozik a projekt előrehaladásával, hanem inkább a projekt kiválasztásával és követésével más szervezeti tevékenységekkel összefüggésben.

Így például, ha az egyik projekt teljesítéséhez szükséges követelmények ütközéshez vezetnek egy másik, jövedelmezőbb projekttel, a PPM azt mondja, hogy az első projekt felfüggesztése vagy az erőforrások átirányítása szükséges a másik projektre. Ily módon a portfólió kezelés a nyereséges projektek optimális kombinációját eredményezi. A projekt portfólió menedzserek egy vagy több portfóliót kezelnek, elsősorban pénzügyi modellek és algoritmusok felhasználásával.

Projekt portfólió menedzsment lépésről lépésre

1. Leltár

Először meg kell határozni a portfólióban található összes projektet. Minél több van, annál inkább érdemes azokat szisztematikusan osztályozni, kategorizálni, valamint ellenőrizni kapcsolatukat a szervezet céljaival.

2. Stratégia

A szervezetének stratégiája képezi a PPM és a projektek közötti döntéshozatal alapját, ezért elengedhetetlen ennek tisztázása, pontosítása, mielőtt elkezdi kezelni a portfólióját. A stratégia kidolgozása után jó ötlet a csapattagok meghatározása, akik figyelemmel kísérik a stratégia végrehajtását. Stratégiái eltérőek lehetnek, de ideális esetben olyan portfóliót szeretne kapni, amely a kockázatok és a megtérülések kombinációjának figyelembe vételével teljesíti a belső célokat.

3. Elemzés

Összpontosítson a projektjeire! Kövesse nyomon bevételeiket, költségeiket, az erőforrásokat, a kockázatokat, valamint a csapatokat, a vállalatban rendelkezésre álló emberi erőforrásokat, a cash flow-t. Vagyis az összes mutatót, ami segít jobban megérteni a szervezet aktuális helyzetét, és segíti a projekt portfólió hatékony kezelését.

4. Megfeleltetés

Gondolja át, hogy projektjei összhangban vannak-e a vállalati stratégiával, illetve a szervezet egyes részeivel is. Felosztja a kulcsfontosságú erőforrásokat a kulcsfontosságú projektek számára? A projektek száma és terjedelme megfelel az Ön képességeinek? Van-e rövid, közép- és hosszú távú terve? Figyelemmel kíséri a stratégiájához kapcsolódó kockázatokat a projektek során? A projektek kiválasztása megfelel a vállalat filozófiájának?

5. Menedzsment

Ideje dönteni. Miután elemezte portfólióját és annak aspektusait tevékenységei tágabb összefüggésében, a megtanultak alapján megfelelő döntéseket kell hoznia és szükség esetén változtatásokat kell eszközölnie. Lehet, hogy módosítania kell az ütemterven, esetleg törölnie kell projekteket, vagy új prioritásokat kell felvennie. Mindenesetre legyen óvatos, mert a sikeres portfólió kezeléshez együtt kell működnie az egyes csapatokkal és azok tagjaival.

6. Tesztelés és módosítások

Mint mindig, mindent meg kell vizsgálni, és reagálni kell a visszajelzésekre. A projekt portfólió egyszeri használata nem garantálja a sikert, ehhez hosszú távon és ismétlődő alapon kell dolgozni, valamint bevonni más embereket a fejlesztésébe.

Hogyan lehet sikeresen kezelni a projekt portfóliót?

Létrehozta és legjobb tudása szerint kezeli a portfóliót, de az nem hozza a várt eredményeket? Akkor van néhány extra tippünk:

• Ismerje fel helyesen a kockázatokat, és tegyen lépéseket a bukó projektek megmentésére.
• Ne féljen leállítani projekteket, ha azok nem férnek bele a stratégiába.
• Ismertesse meg a stratégiát a csapat tagjaival, hogy láthassák annak kapcsolatát az egyes projektekkel.
• Biztosítsa a rendelkezésére álló adatok pontosságát. Ugyanilyen fontos, hogy ezekhez mindenki hozzáférjen, akinek szükséges.
• Egyszerűsítse és támogassa a csapattagok munkáját, hogy hatékonyan tudjanak dolgozni, meg tudják osztani a projekttel kapcsolatos információkat (idő, munka, stb.), és hozzáférhetővé tehessék a kulcsfontosságú adatokat.
• Kerülje a mikromenedzselést. A projekt portfólió kezelés lényege a perspektíva, a dolgok szélesebb összefüggésben történő megértése. Ne pazarolja az időt a részletekre, amelyek e tekintetben nem fontosak.

Eszközök a projekt portfólió kezeléséhez

Olyan eszközök esetében, mint például egy projektmenedzsment vagy projekt portfólió kezelő szoftver, egyikről sem mondható ki, hogy az a legjobb. A használandó eszköz kiválasztása szubjektív, sikere számos tényezőtől függ. Saját szoftver kiválasztásakor próbálja meg feltenni magának a következő kérdéseket:

• Miért van szükségem ilyen szoftverre?
• Szeretném, hogy a portfólió kezelő szoftver online legyen?
• Hány ember fogja használni a szoftvert?
• Csak a csapattagok és a kollégák, vagy akár az ügyfél is hozzáférhet a rendszerhez?
• Fontos, hogyan néz ki a felhasználói felület?
• Az eszköz felhasználóbarát?

Ez csak néhány kérdés, amelyet feltehet magának. Ha úgy dönt, hogy szeretné kipróbálni az Easy Project szoftverét a projekt portfólió kezeléshez, akkor készen állunk arra, hogy segítsünk céljai elérésében!

A projekt portfólió kezelésének előnyei

A projekt portfólió menedzsment alkalmazásának szisztematikus bevezetése több előnnyel jár, mint pusztán egy új idegen kifejezés bemutatása a vezetőség számára. A portfólió kezelés nem csak a vállalat sikerét, hanem mindenekelőtt a profitját is növelheti. Gyakran nem fontos, hogy mennyire értékes a projekt a vállalat számára, amikor csak erőforrásokat igényel. A projekt portfólióból nyert információknak köszönhetően a vállalat jobban felkészültté válik a gyors döntéshozatalra és rugalmasabban alkalmazkodik a különböző helyzetekhez.

Ezen felül a projekt portfólió kezelése hasznos lehet szervezeti átalakítás vagy rendszeres szervezeti változások esetén is, amikor a folyamatban lévő projektek ellenőrzése szükséges. Ekkor a további változtatások eldöntéséhez az egyes projektek fontosságának és jövedelmezőségének elemzése szükséges.

Bár a projekt portfólió kezelés nagyon bonyolult folyamat is lehet, amelynek eredményei egyik napról a másikra nem láthatók, eltökélt csapattagokkal, megfelelő prioritásokkal és a megfelelő eszközökkel azonban lehetőséget kínál a szervezet hatékonyabbá tételére.