A nem túlterhelt csapat tízparancsolata

Egy USA-ban végzett Deloitte-felmérés is alátámasztja, hogy a túlzott munkaterhelés egy növekvő kihívás – a felmérés alapján a vezetők 64%-a panaszkodik csapataik túlterheltségéről. Milyen következményekkel járhat egy ilyet helyzet?

• Silány minőségű munkaeredmények
• Be nem tartott határidők
• Csökkent motiváció és proaktivitás
• Kellemetlen munkahelyi közeg
• Nagyobb munkaerő-fluktuáció

A vezetők tízparancsolata

Hogyan segíthet csapatán, hogy ne érezzék túlterhelve magukat? Kövesse a „Nem túlterhelt csapat tízparancsolatát”, hogy csapata könnyedebben végezhesse munkáját.

1/ Figyeljen az átláthatóságra

Sok cégnél találunk „el nem ismert projekteket”, amelyek csökkentik a kapacitást. Ezek lehetnek személyes feladatok, múltbéli – befejezetlen – projektek, vagy ad hoc megbízások, melyektől gyorsan meg akarnak szabadulni. Fontos, hogy mindenki tudjon ezekről – főleg a tervezést végzők.

Akár a PMO, akár a portfóliómenedzser, a CEO vagy az erőforrás-menedzser felel érte. Mindig minden projektet ismerjen el. Ebben segítségére lehet például az Agilis erőforrás-kezelés, amely valós idejű áttekintést nyújt minden projektről, hiszen mindegyik megjelenik benne, hogy bárki könnyedén átlássa őket.

2/ Használjon egy megfelelő eszközt a projektek kiosztására

Használjon egy olyan eszközt, amely megmutatja, mely csapatok vannak túlterhelve, és hol szabadul fel hamarosan kapacitás. Az ideális projektkiosztási eszköz intuitív – nem jár több munkával, és mindig rálátást nyújt a projektek állapotára. Akinek pedig további részletekre van szüksége egyes feladatokkal kapcsolatban, könnyedén belenézhet egy-egy projektbe.

3/ Fejlessze csapata készségeit

Gyakran vannak olyan feladatok, melyeket csupán egy bizonyos munkavállaló tud megoldani? Mi van, ha épp egy másik feladattal van elfoglalva? Gondolja át, nem lenne-e érdemes egy másik munkavállalót is kiképezni a feladatra, hogy ne egy személyre halmozódjanak a projektek, melyek könnyedén túlterhelhetik. Segítségére lehet, hogy az Agilis erőforrás-kezelés eszköz „Készségmenedzsment” szekciójában mindig láthatja a csapattagok aktuális munkaterhelését.

4/ Ne féljen nemet mondani

A projektkiosztási eszköz ütközéseket vagy túlterheltséget mutat? Ne próbáljon még egy projektet beszorítani egy amúgy is zsúfolt munkahétbe; ha szükséges, tolja át a munkát egy későbbi időszakra. Ezzel nem csupán a projektek minőségén javít, de az irodai hangulaton is. Röviden szólva, a kommunikáció bármilyen munkakörnyezetben elengedhetetlen tényező, amely rá is vezet minket a következő pontra:

5/ Ne becsülje alá a kommunikációt

Gyakran több projektet vállalunk el, mint kellene. Ez sokszor a hiányos kommunikációból fakad. Elengedhetetlen, hogy meghallgassa a csapattagokat, ezáltal valósághű határidőket tűzzön ki, megfelelően becsülje meg, mennyi munkát képesek elvégezni, és minden felet pontos adatokkal lásson el. Az Agilis erőforrás-kezelés eszköz segít Önnek az átláthatóságban, illetve a csapatok közti kommunikációban a kapacitások állásáról.

Agilis erőforrás-kezelés

6/ Ne tűzzön ki elérhetetlen határidőket

Egy kihívásokkal teli ütemterv teljesítése azzal kezdődik, hogy valósághű határidőket határoz meg. Mindig számoljon váratlan késésekkel, visszajelzésekkel, és ne feledkezzen meg a tartalékidőről sem, mely a váratlan eseményekre hagyott idő. Ha kevés időt hagy egy feladat elvégzésére, az a munkavállalói kreativitáson is meg fog látszódni.

7/ Priorizáljon

Könnyű elveszni a prioritásokban egy projekt futása alatt. Legyen kéznél mindig egy prioritási lista, és ne felejtsen gyakran ránézni. Az Easy Projectben minden prioritása könnyedén elérhető a személyes irányítópultoknak köszönhetően.

8/ Ne felejtse el dicsérni sem

A motiváció és a bizalom csodákra képes. Biztosítsa munkavállalóit arról, hogy értékeli a munkájukat.

Mutassa meg nekik, hogy megbízik bennük – adjon lehetőséget például arra, hogy megtervezzék saját munkájukat. Ezzel az egyéni felelősségvállalás irányába terelheti őket.

9/ A nagy feladatokat bontsa kisebb részekre

A projekteket mindig bontsa le alfeladatokba, pl. a WBS-eszköz használatával. Ettől kezelhetőbbnek tűnik a projekt, és a munkavállalók is hamarabb befejezik, mivel motiválja őket, hogy látják a haladást.

10/ Figyeljen oda a pihenésre

Nemcsak saját, de csapatai pihenésére is. Kerülje el a felesleges, munkaidőn kívüli, munkával kapcsolatos kommunikációt; ha pedig valaki szabadságra megy, az nem azt jelenti, hogy előtte többet kell dolgoznia. Lehetőség szerint szorgalmazza a rugalmasságot és a távmunkát.

Összegzés: Mondjon búcsút a túlterhelt csapatoknak

Nehéznek tűnhet megtartani az egyensúlyt, és megtanulni, miként kímélje meg csapatát a túlterheltségről, de ha követi a „vezetők tízparancsolatát”, és rendszeresen konzultál csapatával, jó úton halad az ideális munkaszervezés felé. Fedezze fel az új Easy Project 12-t, amely minden ehhez szükséges eszközt tartalmaz.