A digitális projektmenedzsment legjobb eszközei (2. rész): Hogyan kezeljük a kockázatokat, a pénzügyeket és az embereket?

Kockázatkezelés és digitális projektek

A kockázatok beazonosítása olyan, mintha mindent összeszednénk, ami negatív hatással lehet a projekt leszállítására. Bár nem hangzik túl csábítóan, ha ezt a tevékenységet belefoglalja a projekttervezési szakaszba, azzal sokat segít önmagának (és a projektjének). Ezenkívül egy hasznos listát kap, amelyet közvetlenül rögzíthet a Kockázatkezelésben.

Így néz ki egy teljes értékű projektmenedzsment-folyamat:

• A kockázatok beazonosítása és kiértékelése – megtudhatja a kockázatok valószínűségét, súlyosságát és ütemezését, és hogy ennek következtében milyen készenléti tartalékkal számolhat.

• Kockázatfigyelés és -ellenőrzés – szűrje ki az egyéni kockázati tényezőket, például projekt, súlyosság vagy időzítés szerint, és ennek megfelelően rangsorolja őket.

• Kockázatkezelés – reagáljon a kockázatra és kezdje el megoldani azt: hozzon létre feladatokat, jelöljön ki felelős személyeket, és kövesse a fejleményeket.

Tipp: Ha tömeges e-mailt küld a csapat minden tagjának, nem az a legjobb megoldás, ha megkérdezi: „Mit gondol, itt mi sülhet el rosszul?” Inkább hívjon össze egy értekezletet! Ebben a régióban még mindig nem ez az alapvető hozzáállás, de ha közvetlenül beszélik meg egymással – és akár még az ügyféllel is – a kockázatokat, azzal időt spórol meg. Ráadásul nem hagyja figyelmen kívül azokat a különleges kockázatokat sem, amelyeket menedzserként talán nem ismer fel, de a szakértői annál inkább. Az egyes feladatokért felelős kollégák képesek lesznek közvetlenül elmagyarázni a csapat többi tagjának, hogy mi a kockázat a projekt rájuk eső részében, és mit lehet tenni ellene (a digitális projekteknél van mit magyarázni, főleg a fejlesztőknek). Így például kiküszöböli az elégtelen szállítás veszélyét, amelyen elakadhat a projekt. Ezenkívül a közös gondolkodás nemcsak a kockázatok azonosításában, hanem a megoldások megtalálásában is segít. Kimondhatjuk tehát, hogy a kockázatkezelés első lépése egy ilyen értekezlet ütemezése.

A költségvetés és a költségek becslése

A „klasszikus” projektekhez hasonlóan a költségvetés a digitális projektekben is nagyon törékeny. A projektmenedzserekkel gyakran előfordul, hogy a termék digitalizálásának szakaszában – a programozás, a tesztelés és az optimalizálás során – az árbecslés nem egyezik meg az előkészítési szakaszban jóváhagyott összeggel. Mit lehet tenni ilyen esetben? Ha betartja az első számú tanácsokat a pénzügymenedzsment terén, és emellett rendszeresen figyelemmel kíséri az aktuális kiadások kontra költségvetés kimutatást, gyorsan megtudhatja, hogy jó úton halad-e, vagy épp kezd letérni arról. A legfontosabb, hogy mindig ellenőrizze a pénzügyeket. Tudjon róla, ha túllépte a tervezett keretet, vagy bajban van, és mindkét esetben legyen tisztában vele, miért jutott oda. Így gyorsabban tud majd reagálni, és nem kell hirtelenjében megoldania a problémát.

Erőforrás-menedzsment digitális projektekben és optimalizálás

A feladatok megtervezésekor ne feledkezzen meg a tesztelésről és a későbbi optimalizálásról. Bármely alkalmazás vagy weboldal esetében vannak olyan hibák, amelyeket a tesztelés során talál meg. Ezért az alábbiakat tanácsoljuk:

• Az Ütemezőben szánjon időt az A/B tesztelésre, amibe olyan kollégák is beletartoznak, akik nem dolgoztak a projekten. Könnyedén megtörténhet, hogy ők olyan löketet adnak, amelyet Ön, mint a projektben érdekelt, sikeresen figyelmen kívül hagyott.

• Hagyjon elég időt az optimalizálásra, amely hibajavításokat is tartalmaz. Vigyázzon, ezek időigényes feladatok is lehetnek, nem csak „apróbb módosítások”!

• Legalább egy héttel a projekt hivatalos elindítása után adjon teret a terméken elvégzendő bármiféle módosításhoz a végfelhasználók által kapott visszajelzések alapján. Győződjön meg arról, hogy van hol rögzítenie, és ki is tudja értékelni ezeket a visszajelzéseket. A Help Desk ideális erre a célra.

• A B2B csapatok számára fontos lesz, hogy üzleti lehetőségek és feladatok legyenek egyetlen CRM-ben, az összes kapcsolat elérhetőségével.

Összegzés

Egy digitális termék létrehozásának megvannak a sajátosságai, ami a projektmenedzsmentben is megmutatkozik. Célszerű már a kezdetektől megvitatni a projekt kockázati tényezőit a csapatával. A költségvetés felállítása során ne feledje, hogy a projekt pályája nem csak A-tól B-ig terjed, hanem a tesztelés, optimalizálás, majd a felhasználói támogatás is a része. Várjuk új digitális projektjét: ossza meg velünk, hogy halad!