A digitális projektmenedzsment legjobb eszközei (1. rész): Miben tér el a digitális projektmenedzsment a klasszikustól, és hogyan tartsunk kézben mindent?

Soknak tűnik így egyszerre?Ne aggódjon, a digitális projekttervezés könnyen kivitelezhető, ha már rendelkezik egy megfelelő és bevált folyamattal.Mi most ebben segítünk.

Az alapok ugyanazok

Minden projektmenedzsernek a munka- és a folyamatmenedzsment alapvető lépéseivel kell dolgoznia, még a digitális projektek esetében is. Ehhez kapcsolódnak azok az eszközök, amelyek biztosítják a projekt zökkenőmentes előrehaladását (lehet, hogy már használ is közülük néhányat). Tapasztalataink szerint a funkciók teljes skálájára szükség van, legfőképp a munkalebontási struktúrára (WBS), illetve a Feladat Irányítópultra és az Értekezlettervezőre.

Mindez talán nem hangzik túl meglepően, de ha egy projektben előre megtervezi az értekezletek időpontját (akár online, akár személyesen), az később több órát megtakaríthat Önnek. Gyakran előfordul, hogy a túlzsúfolt napirendünkbe már nem sikerül beütemezni egy sürgős megbeszélést, így pedig az egész projekt 1-2 nappal elcsúszik. Így hát sokkal praktikusabb előre beiktatni ún. fix értekezleteket (amiből bőven lesz a digitális projektek leszállítása során). Mi azt az elvet valljuk, hogy jobb lemondani egy betervezett értekezletet, mint hogy ne is tudjunk kitűzni egyet.

Még egy tipp: a legtöbb digitális terméket (például egy weboldalt vagy alkalmazást) tesztelni kell, majd a teszt eredményeinek függvényében változtatni rajta. Ezért ne felejtsen időt szánni a tervezés közben ezekre a feladatokra, amelyek általában sok időt vesznek igénybe.

Hogyan reagáljon a nem várt változásokra

Ha fel tudna készülni a nem várt változásokra, akkor már nem lennének váratlanok.Ezért jó elsajátítani azoknak a projektmenedzsment-eszközöknek a használatát, amelyek lehetővé teszik, hogy a munkafolyamatot gyorsan adaptálja bármilyen helyzethez.A legtöbb digitális területen az agilis projektmenedzsmentet használják.Az Easy Projecten belül számos eszköz áll rendelkezésére:

• Sprint Irányítópult – nyomon követheti vele a csapat teljesítményét és az elért célokat.

• Scrum agilis tábla – a Fogd és Vidd funkciónak köszönhetően kényelmesen áthelyezheti a feladatokat a hátralékból a sprintekbe. A feladatok és a kapcsolódó felelősök állapota automatikusan változik az aktuális szakasznak megfelelően.

• Kanban – személyes és csapattáblák. Ezzel az igen népszerű módszerrel könnyű áttekintést kapni arról, hogy mely feladatok vannak még hátra. Ha egy feladatot priorizálni kell, akkor egyszerűen fogja meg és húzza a megfelelő helyre, és mindenki azonnal látni fogja a változtatást. A modult emellett bármely személyes oldalhoz is hozzáadhatja.

Időkövetés, ahogy annak működnie kéne

A digitális projekt leszállításakor előfordulhat, hogy egyes feladatokkal először találkozik – például kulcsszóelemzéssel vagy A/B teszteléssel –, ezért kissé nehéz lehet meghatározni a feladatok elvégzéséhez szükséges időt. A költséglebontási struktúra (CBS) létrehozásakor megad egy időtartamra (és pénzügyekre) vonatkozó becslést, de fontos lesz ennek a nyomon követése is, különösen, ha a projekt ezen részei közül bármelyiket kiszervezi harmadik félnek.A megoldás az Időkövetés funkció - a felhasználók itt heti jelentéseket hozhatnak létre a munkával töltött időről, melyeket Ön a CBS-ben szereplő becslésekkel összehasonlít, majd jóváhagy.

Az időkövetéssel függ még össze a Projektellenőrzés.Nemcsak a pénzügyi szempontok nyomon követésével foglalkozik, hanem a projektekkel eltöltött idővel és az erőforrásai kapacitásával is.Biztosan értékelni fogja a korai figyelmeztető rendszert, amely figyelmeztet például a projekt költségvetésének lehetséges túllépésére.A legrészletesebb eszköz a Megtermelt érték menedzsment (EVM), mellyel könnyedén mérheti a projekt teljesítményét és előrehaladását.

Amit már egyszer megcsinált, azt legközelebb gyorsabban elvégzi

Le a kalappal ha már túl van egy digitális folyamaton (kezdet, folyamat, terméktesztelés, optimalizálás és indítás).Valószínűleg hamarosan új projekt vár Önre.Lássuk, hogyan teheti még kényelmesebbé a projektmenedzsment-folyamatokat.

A Projekt sablonok segítenek a legtöbb időt megtakarítani. Elkészítettünk Önnek néhány Easy Project sablont a leggyakoribb projekttípusokhoz, amiket aztán testreszabhat a következő projektjének és projektmenedzsment-stílusának megfelelően.A digitális termékeken belül különös érdekesnek találhatja termékfejlesztési sablonjainkat.

Az első projekt tapasztalatai után azt is tudni fogja, mely funkciókat, eszközöket és jelentéseket használja a leggyakrabban.Ezért a Személyes irányítópulton keresztül személyre szabhatja, hogy mit lásson.Tegyük fel például, hogy használja a naptárat, az erőforrásfelhasználási modult és követi a választott KPI-k teljesítményét.Az alábbi személyek hasonlóképp személyre szabhatják irányítópultjukat:

• a projektcsapat tagjai
• a csapatvezetők
• a portfóliómenedzser – ami egyébként talán Önre is vonatkozik
• a Scrum mester
• a CEO

Összegzés

A digitális projektek kezelése több szempontból is különbözik a „klasszikus” projektmenedzsmenttől.Az alap ugyanaz: megfelelő felkészülés a munka megtervezéséhez, és elég idő hagyása a későbbi (A/B) tesztelésre és optimalizálásra.Ahhoz azonban, hogy kézben tudja tartani a digitális projektmenedzsmentjét, speciális eszközökre lesz szüksége az agilis megközelítéshez és az időkövetéshez.

Az első sikeres digitális projektje után pedig könnyedén testreszabhatja az előre elkészített sablonjainkat, ami nagyon sok időt megspórol majd Önnek. Szurkolunk, hogy minden gördülékenyen menjen, és várjuk kérdéseit, ha bármiben elakadna!