4 praktikus tipp, hogy a legtöbbet hozhassuk ki a home office-ból

1. Öltözz úgy, mintha munkába indulnál és alakíts ki egy munkakörnyezetet!

Minden további nélkül lehetséges dolgozni a kanapéról vagy az ágyból, habár változó hatékonysággal. Saját tapasztalatunk szerint a potenciális zavaró tényezők száma magas.

Meglepően hangozhat, ám igaznak bizonyult. A megjelenés számít. Ha egész nap pizsamában vagy kényelmes melegítőben ülünk otthon, az károsan hathat a produktivitásra. Emlékszik a pavlovi reflexre? Azzal, hogy úgy öltözünk, mintha éppen munkába indulnánk, létrehozhatunk egy mentális állapotot, mely ezt tükrözi. Röviden: fejben felkészülünk a munkára.

Gondoljunk erre kötelező viseletként. De hogyan alkalmazhatjuk ezt csapatunkra? Az Easy Software-nél egy kis trükköt alkalmaztunk, melyet hívhatunk „Mutasd a nadrágod!”-nak. Videókonferenciák során az egyik résztvevő így utasítja a többieket. A résztvevő kollégáknak ezek után fel kell állniuk, hogy bizonyítsák, valóban helyesen vannak felöltözve.

Ne aggódjon, elég elmagyarázni miről szól ez az egész és pár értekezletet követően mások is kezdeményezni fogják ezt, szükségtelen lesz emlékeztetni őket. Biztosak vagyunk benne, hogy mások is rövidesen elsajátítják ezt a trükköt, mivel ez egyszerűen szórakoztató.

2. Használj videókonferenciát!

A kommunikáció nélkülözhetetlen. A másokkal való kapcsolattartás segít fókuszálásban, főleg hosszan tartó távmunka során.

A videókonferenciák pont ezért hasznosak és hatékonyabbnak bizonyulnak, mint végeláthatatlan e-mailes levelezések.

A vizuális kapcsolattartás lehetővé teszi, hogy egymás véleményére és érzelmeire azonnal reagálhassunk, ezt pedig biztosan nem kaphatjuk vissza írásbeli kommunikációból. Ennek köszönhetően motiválhatjuk munkatársainkat és ez akár kevesebb energiába is kerül.

Természetesen elengedhetetlen egyensúly kialakítása a meetingek száma és az elvégzett munka mennyisége között. A legtöbb munkacsoportnak heti egyszeri értekezlet nem elegendő. Az Easy Software javaslata alapján érdemes többször, kisebb lélegzetvételű telefonhívások, ötletelések lebonyolítása a koordináció végett, igazodva a munkaterületek igényeihez.

Milyen alkalmazást használjunk az értekezleteinkhez? Saját tapasztalataink alapján bátran tudjuk javasolni a Zoomot, mely egy sor haladó szintű beállítási lehetőséget tartalmaz és integrálva is van az Easy Projecttel. Ez lehetővé teszi, hogy pár kattintással új videókonferenciát hozzak létre, időt spórolva a beállításokkal. Ez sok időt meg tud takarítani, főleg ha valakinek több online értekezlete is van egy nap.

3. Tartsd észben a szünetek fontosságát!

Sokan hajlamosak vagyunk órákra is belemerülni a munkába, megfeledkezve arról, hogy rendszeres szüneteket tartsunk. Ez korántsem ideális. A túlzott és megfeszített munkának egy idő után negatív hatása lehet a hatékonyságra, főképp pedig az egészségünkre.

Ezt a területet sajnos nehéz ellenőrizni távmunkában, miközben a szünet az irodai élet velejárója. Nem könnyű megváltoztatni egy szokást és időbe telik újakat kialakítani.

Az útmutatás legegyszerűbb módja követendő példává válni és sikertörténeteket megosztani másokkal; olyan módszereket és tippeket, melyek számunkra hatékonynak bizonyultak. Az ilyen sikertörténetek hasznosak lehetnek mások számára is.

Néhányunk számára a Pomodoro-módszer vált be, mely a munka és szünetek közötti tudatos váltásról szól, például 45 perc munkát felváltva pár perces pihenéssel, így szobában való járkálással, egy gyors vízkörrel vagy egy rövid kutyasétáltatással. Ezzel a módszerrel biztosan elkerülhetjük, hogy elvesszünk a munkában.

A szünettel távolságot helyezünk a munka és közénk, így energiához jutunk és sokszor maguktól jutnak eszünkbe új ötletek visszaülve a munkához. Minden egyes munkablokk elején érdemes meghatározni, hogy mit szeretnénk elérni. Függetlenül attól, hogy elérjük-e vagy sem, tudni fogjuk, hogy az elmúlt 45 percet milyen minőségben töltöttük el, így értékes információhoz jutunk a hatékonyságunkat illetően. A fenti okok miatt használja több kollégánk már több, mint 10 éve a Pomodoro-módszert.

4. Használj feladatkezelő/információ megosztó szoftvert!

Az információ megosztó, projekt- és folyamatkezelő szoftverek nem csak távmunka, de huzamosabb otthoni munkavégzés során még hatékonyabbak! Képzelje el: ha a kollégáinkkal csupán e-mailek alapján kommunikálnánk, az olyan lenne, mintha régimódi postai úton egyeztetnénk üzletről, projektjeinkről, csapatunkról. Ez talán extrém összehasonlításnak tűnik, de a példa talán ráébreszti Önt is arra, hogy ez nincs túl messze a valóságtól.

1. példa: Egy elvégzendő feladatról e-mailt küld 2 kollégájának, akik feltétlenül szükségesek a feladat elkészítéséhez.

• Mindketten elolvassák az e-mailt.
• 1-es kolléga akár még gyorsan is válaszol, azonban elfelejti másolatba rakni a 2-es kollégát.
• Ez azonban nem sokat számít, mivel 2-es kollégának eszébe jut, hogy otthonról nem tud a vállalati VPN-hez kapcsolódni (mely biztonsági okokból került beállításra), így nem is jutott el hozzá az e-mail…

Esetleg minden kollégája rendelkezik működő VPN-nel és mindenki tudja is használni? Remek! Ebben az esetben folytassuk egy következő példával.

• 2-es kolléga talán már el is olvasta az e-mailt, azonban nem kapott választ 1-es kollégától (aki nem volt másolatban).
• Több „ki küldött kinek, mit” kombinációt követően számoljuk meg mennyi ideig tartott válaszolni, kit kellett becsatolni a beszélgetésbe, hány alkalommal vesztettünk el információt vagy szereztünk hiányosat, stb. Olyan reakciókról beszélünk, melyek akár több órányi csúszással érkeznek be.

Egy kis szerencsével örülhet, ha a feladat pár nap alatt befejezésre kerül.

Ön szerint ez túlzó példa? Higgye el, sok még e-mailben kommunikáló vállalat szembesül nap, mint nap hasonló jellegű problémával.

Talán Ön jobb szituációban van, mint a fenti, fiktív vállalatok és talán már használ is egy információkezelő szoftvert. Remek! Biztosak vagyunk abban, hogy Ön könnyebben boldogul, mint a fenti példák. Ennek ellenére szeretném még egy példával illusztrálni a felmerülő vállalati nehézségeket. A könnyebb megértés céljából a fenti sémát fogjuk használni.

2. példa: Egy elvégzendő feladathoz, melyhez két kollégája szükséges, létrehoz egy bejegyzést egy szoftverben.

• Mindketten elolvassák a feladatleírást, és elkezdenek dolgozni rajta. Mindkét kollégának valaki más (egy grafikus, egy programozó, egy marketing kolléga vagy akár egy ügyfél) segítségére van szüksége, hogy teljesítse a feladat rá eső részét.
• 1-es kolléga felügyel az ügyfél kommunikációért, és egy szöveget kell megszereznie az ügyféltől a weboldalra. Ezért küld egy e-mailt az ügyfélnek, melyben bekéri a szöveget. Az ügyfél délután válaszol az e-mailre, amikor 1-es kolléga már a fogásznál van, így csak másnap olvassa el az e-mailt. Az új szöveg csak egy nap múlva kerül be a feladathoz.
• 2-es kolléga felel a weboldal tartalmáért. A szöveg módosításához neki együtt kell működnie egy kollégával a technológiai részlegről. Ez a részleg azonban egy másik információs rendszert használ, így 2-es kollégának abban szükséges létrehoznia egy kérelmet, megvárnia a teljesülését, majd frissítenie a feladatot a saját rendszerben. Dupla munka = alacsony hatékonyság.

A második példa hatékonyabb, mint az első példában látott e-mailes kommunikáció, így ez a feladat gyorsabban elvégzésre kerül.

Ennek ellenére akad a teendő kezelésének egy egyszerűbb módja: a 3. példa.

3. példa: Egy elvégzendő feladathoz, melyhez két kollégája szükséges, létrehoz egy bejegyzést egy integrált szoftverben.

• Mindketten elolvassák a feladat leírását és elkezdenek dolgozni rajta. Mindkét kollégának szüksége van egyéb személyek segítségére (grafikai tervező, programozó, marketinges vagy akár egy ügyfél) a feladat befejezéséhez.
• 1-es kolléga a felelőse egy ügyfélkommunikációs részfeladatnak, melynek során szüksége van egy szöveges bejegyzésre egy weboldalhoz. Ennek során a kolléga hozzáadja az ügyfelet a feladathoz. A munkatárs közvetlenül a feladatból küld e-mailt az ügyfélnek, majd miután az válaszol, a válasz elmentésre kerül a feladatra, mialatt az 1-es kolléga a fogorvosnál van (a feladat így egy nappal korábban kerül befejezésre).
• 2-es kolléga a felelőse a weboldal tartalmának. Ahhoz, hogy megváltoztathassa a szövegezést, szüksége van egy technikus kolléga segítségére. Miután a technikus és a kolléga ugyanazt a rendszert használja, az igény és az információ ugyanazon a feladaton kerül rögzítésre (elkerülve a duplikációt és lehetővé téve a gyorsabb feladatvégzést).

Látja a különbséget a 3 példa között? Azt gondoljuk, hogy ez a 3 példa akár reprezentálhatja a 3 „evolúciós” fázist, melyen minden vállalat keresztül megy.

Mi sem különbözünk ettől.

Az 1. példa régimódi és nem túl hatékony - az e-mail nem megfelelő módja a munkakövetésnek, főleg, amikor a kommunikáció több, mint 2 embert kíván meg.

A 2. példa megfelelőbb – már rendelkezik információs rendszerrel, mely mindenképpen előremutató! Egy kisebb csapattal a munka nagyjából rendezett, mely hatékony eredményt szül. Az integráció hiány azonban továbbra is jelen van, így ez leginkább kisebb csapattal működik. Amint más osztályokat, külsős munkatársakat vagy ügyfeleket szeretne bevonni, a hatékonyság egyértelműen csökken.

A 3. példa megközelítési módja az az állapot, melynek során az információs rendszer alkalmas az összes fő folyamat követésére. Mindenki ugyanazzal a szoftverrel dolgozik nap, mint nap és külsősökkel, illetve ügyfelekkel, valamint akár egyéb osztályokkal is könnyű a koordináció. Egyszerűen minden hatékonyabban működik.

Fontos kiemelni természetesen, hogy több alkalmazás párhuzamos használata nem probléma, csupán szükséges gondoskodni az integrációjukról. Egy komplett, mindent tudó alkalmazás használata a legcélszerűbb, hasonlóan a 3. példához.

Tapasztalatunk szerint a munkamennyiség akár kétszeresét is el tudjuk végezni, amennyiben egy „minden egyben” megoldást választunk (3. példa). Több rendszer együttes integrációjának köszönhetően elkerülhetjük a párhuzamos adminisztrációt. Ez természetesen vonatkozik az e-mailes kommunikációra is, így nem kell régi levelezésekben keresgélni elengedhetetlen információkat. És mi a helyzet az értekezletek szervezésével? Szükséges megnyitni az Outlookot, hogy meghívjon másokat? Ugyanúgy a videókonferenciák lebonyolításához is szükséges egy másik alkalmazás?

Ismerősen hangzik? Minden erre irányuló törekvés időt és energiát vesz el. Ha a nap végén összeadjuk, biztosan nem kis számot kapnánk. Személy szerint (szerk: a cikk szerzője) én az Easy Project „minden egyben” megoldást használom több, mint 5 éve és biztos vagyok benne, hogy hónapokat megspóroltam az életemből ennek köszönhetően. Pont emiatt látom indokoltnak a további használatot.

De térjünk vissza az otthoni munkához.

Félsikernek számít, ha csapatának gyakorlati példákkal illusztrált útmutatót tud biztosítani.

Csakis konkrét, gyakorlati példákon keresztül fogják pontosan megérteni, hogy mit is szeretne elérni tőlük, ezt követően pedig már ők is tudják alkalmazni. Amennyiben a felsorolt tippeket hasznosnak tartja, úgy szeretnénk, ha használnák őket.

A tapasztalataink szerint érdemes ezen kívül helyet biztosítani a kérdéseknek. Biztosan sok kérdéssel fog felmerülni bennük, miközben ezek a változások életbe lépnek. A kérdések megválaszolásával elkerülhetők a félinformációk, spekulációk és feltételezések.

Home office létrehozása természetesen nem atomfizika, azonban érdemes a bevált módszerek alapján kialakítani. Sok sikert kívánunk a saját folyamataik kialakításában!

Mi a véleménye?

Hasonló tapasztaltokkal szembesül? Vagy mást gondol hasznosnak? Van olyan aspektus, amiről nem volt szó? Ha igen, kérjük ossza meg gondolatait a távoli csapatmunkáról velünk. Reméljük a fenti tanácsok hatékonynak bizonyulnak Önnek és csapatának.

Szerk: Ha Önt érdeklik egyéb, bevált tippek az otthoni munkavégzéshez kapcsolódóan, úgy javasoljuk az alábbi ingyenes webináriumot: „Home office és a csapatmunka – hogyan kezeljük hatékonyan?”, mely április 24-én 14 órakor (GMT +2) veszi kezdetét.

KAPCSOLÓDÓ CIKK » Hatékony a távmunka? Egy két éves tanulmány eredményei