Hogyan készíthető el a projekt költségvetése?
A pénzügyi források tartják életben a projekteket, ezek nélkül általában nem lehet sikeresen befejezni őket. Kizárólag megfelelő tervezéssel, vagyis a költségvetéselkészítésével számíthatunk sikeres célba jutásra.
Az optimálisan beállított projekt költségvetés tartalmazza az összes tervezett projektköltséget, ez magában foglalja a bér-, anyag-, adminisztrációs és működési költségeket is. Mindez napjainkban hatékonyan építhető fel olyan projektmenedzsment eszközökkel, mint az Easy Project, amely lehetővé teszi a szükséges adatokkal való munkát, valamint a költségvetés nyomon követését és korrekcióját a projektek futása közben.
A projekt költségvetés jelentősége nemcsak az összes kiadás megismerésének szükségességében rejlik, hanem abban a képességben is, hogy ideális esetben a projekt teljes ideje alatt figyeli az általános pénzügyi stabilitást, azaz a projekt jövedelmezőségét. Erre szolgálnak az olyan eszközök, mint például a CBS (költségbontási struktúra), amelyek lehetővé teszik a költségek valós időben történő megjelenítését és ennek megfelelő rangsorolását.
Négy tipp a sikeres projekt költségvetéséhez
A jól megtervezett költségvetésnek figyelembe kell vennie mind a közvetlen, mind a közvetett, valamint a rögzített és változó költségeket is. Röviden: nem szabad elhanyagolni a kiadásokat, ezért a lehető legnagyobb következetességgel kell létrehozni, megfelelő mennyiségű információ felhasználásával.
1. Tanuljon a múltból
Valószínűleg nem az első projektjén dolgozik, és egyszerűen átnézheti az előzőeket, hogy megnézze, hogyan működtek korábban a projektjei. Ezzel a módszerrel tanulhat a legtöbbet, ugyanis útmutatást ad a következő projektek költségvetésének elkészítéséhez.
2. Használjon szakértőket
Saját nyilvántartásain kívül szüksége lesz szakértőire is egy jól megtervezett költségvetéshez. Nem számít, hogy ők az Ön felettesei, vezető munkatársai vagy a pénzügyi csapat tagjai-e. Ne féljen bárkitől tanácsot kérni, mielőtt költségvetését véglegesíti.
3. Legyen következetes
A költségvetés megteremtése ezzel nem ér véget. Ha elkészült, többször újra át kell néznie. Minden szám, valuta, összetevő és érték megfelelő? Ne féljen attól, hogy még ebben a szakaszban felülvizsgál, vagy akár módosít is valamin.
4. Követés és módosítás
Többletmunka mindenhol van, gyakran elkerülhetetlen. Van, hogy előre lehet rá számítani, van, hogy nem, de minden esetben kiigazításra szorul a költségvetés. A megfelelő projektmenedzsment eszközzelvalós időben nyomon követheti költségvetését, annak különböző szempontjait, és szükség szerint módosíthatja azokat a projekt céljainak eléréséhez.
