Projektportfólió-kezelés Easy Project segítségével az energetikában - innogy Csehország Esettanulmány
Az Innogy fogyasztói számára elsősorban a földgáz, elektromosság és fűtés szolgáltatásra, ezen kívül pedig a távhőművek kombinált hő- és energiatermelésére, valamint a tiszta mobilitási megoldásokra fókuszál.
Előző állapot
Az innogy projektek széles portfóliójával rendelkezik, és nem csak cégen belül, hanem külső szállítók hálózatán keresztül is. Az érdekelt felhasználók nagy száma miatt magasak voltak az elvárások a kivitelezési eljárásokkal szemben, és már nem lett volna helyes megoldás a meglévő rendszerek kiterjesztése.
Emiatt az innogy egy átfogó eszközt keresett projekt portfólió menedzsmentjéhez, melynek részét képezi a harmadik féltől származó rendszerekhez való integráció lehetősége.
Az új rendszer kiválasztásának kulcstényezői leginkább az emberek kihelyezése a tervezett tevékenységekre, az egyéni feladatok kidolgozása, a terv költségeinek valósághoz való viszonyítása és a felhasználó közötti online interakciók voltak.
Elvárások
- A munkaidő egyszerű követése
- A feladatok és projektek idő- és pénzügyi szükségleteinek monitorozása
- Intuitív munka az alkalmazással
- A funkciók standardhoz képest minimális tovább fejlesztésének lehetősége
Követelmények
- Külső csapat bevonása a riportolásba
- Integráció más alkalmazásokkal
- További funkcionális fejlesztések az innogy környezet számára
Energiaszektor
16 európai országban
41 telephely a Cseh Köztársaságban
800+ alkalmazott a Cseh Köztársaságban
Előkészítés
A bevezetés dátuma- 2018/2019
A bevezetési fázist az alapvető követelményeket definiáló fázis előzte meg, ami koncepcióterv formájában beépítésre került a teszt környezetbe. Ezt a verifikációs fázist az innogy két hónapig tervezte, célja pedig az volt, hogy valós működés közben ismerjék meg az alkalmazást. A kezdeti fázis és maga a bevezetés alatt is heti sprinteket tartottunk, melyekben az alkalmazás leszállított komponensei kerültek lezárásra, illetve új követelmények tervezése kezdődött el.
Beállítások
A kezdeti fázisnak köszönhetően az innogy azonnal át tudott állni az éles alkalmazásra. Kezdőlapokat, felhasználói szerepköröket és jogosultságokat, projekt struktúrát, feladatokat és költségvetést állítottunk be. Ezt követte az Easy Project szinkronizációja a Service Now eszközzel, a változás kérelmek rögzítéséhez. A szinkronizációnak köszönhetően nem kell két rendszerben is rögzíteni a kérelmeket. Egy kérelmet felrögzítünk a Service Now rendszerbe, és ez alapján automatikusan létrehozásra kerül egy feladat a projektben az Easy Project környezetben (napi rendszerességgel). Így az Easy Project környezetben minden alapvető művelet végrehajtható, pontosan úgy, mintha közvetlenül itt lett volna létrehozva a feladat.
Szerver
A tényleges bevezetés gyorsasága miatt az Easy Project felhős környezetében felépített és üzemeltetett megoldást választottuk. Emellett az is szempont volt, hogy bármikor lehetőség van olyan felhős környezetre váltásra, amit az innogy más alkalmazásai miatt használ.
Betanítás
Elsőként mi végeztük el a felhasználói képzést, amit a menedzserek sokkal részletesebb tréningje követett. A bevezetés alatt szoros együttműködésben dolgoztunk az alkalmazás adminisztrátorokkal, akik most már az alkalmazás nagy részét üzemeltetni képesek anélkül, hogy konzultálniuk kellene szakértőinkkel.
Tesztelés
A hatékony tesztelés érdekében létrehoztunk az innogy számára egy teszt környezetet, ami az éles környezet valós adatait tartalmazza, és lehetővé teszi minden változás alapos letesztelését, mielőtt az élesítésre kerül
Célok és előnyök
Az Easy Project bevezetése a következőket valósította meg:
- Egységesített eszköz a projektek és feladatok rögzítésére és követésére
- Munkaórák könnyű rögzítése
- Az erőforrások és a pénzügyek pontosabb rögzítése
- A munka riportálása és a költségtervezés közötti idő jelentős csökkentése
- Külső szakértők automatikus riportálása
Az innogy Cseh Köztársaság által legtöbbet használt projektmenedzsment eszközök
Időkövetés
A munkaidő követése a hatékony menedzsment és tervezés kulcsa. Az alkalmazottak így hatékonyan használhatják és riportálhatják munkaidejüket, a vezetők pedig követhetik és tervezhetik a projektekre fordított időt.
Pénzügyek
A Pénzügyek segítségével hozhatók létre a projekt költségvetések és irányíthatók a kiadások, bevételek, munkadíjak, valamint az általános profitabilitás.
Figyelmeztetések
Segítségével az alkalmazottak minden releváns fejleményről és a közelgő határidőkről értesíthetők.
