Így serkentette a növekedés az Easy Software-t egy első osztályú agilis projektmenedzsment eszköz megalkotására

Miért volt szükségünk eszközre?

Az Agilis erőforrás kezelés előtt semmilyen eszközt nem használtunk az erőforrás-kezelésre. Miért? Azért, mert számunkra a hagyományos erőforrás-kezelő rendszerek túlságosan a részletekbe vesztek, mivel az órákat mint mértékegységet használják, és az emberi erőforrások részletes kezelésére hivatottak.

Ezért cégünkben minden csapategyénileg kezelte a leterheltségét. Ez működött, amikor még csak 50-60-an voltunk, de aztán elkezdtünk növekedni. A kollégák száma nőtt - a külsős kollégáké napról napra -, és rájöttünk, hogy nagyon nagy szükségünk van egy eszközre. Vezérigazgatónk, Filip Morávek volt az, aki felismerte ezt a belső igényt, és előjött az Agilis erőforrás kezelés eszköz ötletével.

Az elvásárok magasak voltak

Az Agilis erőforrás kezelés eszköz fejlesztése során Filip, vezérigazgatónk az Ügyfél szerepébe került, szorosan együttműködve a fejlesztői csapattal és product ownerünkkel, Jan Paverával. Pontosan tudtuk, mit akarunk ettől az eszköztől:

• Erőforrás-kezelés globális szinten
• Kristálytiszta kép a projektek erőforrás-elosztásáról
• Egyetlen tábla minden termékfejlesztéssel és termékkibocsátással kapcsolatos projekthez
• Főleg PM-ek és csoportvezetők használják, akik adott feladatokat osztanak ki a csapattagoknak
• Saját nézet a csapattagoknak
• Roadmap és portfólió tervezés kínálata a PM-ek, a PPM-ek és a PMO-k számára
• Lássuk, hogy egyszerre milyen különböző projekteken dolgozunk (az RM-el ellentétben, ahol csak az látható, hogy milyen feladatokon dolgozik valaki)

Készen áll a követelmények teljesítésére

Ahhoz, hogy egy sikeres eszközt alkossunk nem csak a belsős Easy Software csapatok, hanem bármely más vállalat számára is, alapvető követelményeknek kellett megfelelnünk:

• Könnyen használható és vizuális
• Korlátok és engedélykérések nélküli
• A scope-ra és az időre fókuszálló – az idő és a scope adott, és a lehető legtöbbet meg kell tennie az időkereten belül
• Lehetőség az emberek képessége alapján hozzáadni őket a projektekhez
• Lehetőség az emberek tapasztalata alapján hozzáadni őket a csapatokhoz vagy a projektekhez
• Az erőforrások egysége nem csak egyénenként, de csapatonként is számít – a csapatnézet megmutatja, ki tartozik bele
• Projekt allokálása egy csapathoz
• Egy személy kölcsönadása a csapatomból egy másik projekthez és vizualizáció, ahol egy személy egyszerre két projekten dolgozik
• Priorizálás a PMO, a PM és a PPM szintjén
• A szabadságok és betegszabadságok megjelenítése a jelenlét plugin-ünkkel összekapcsolva
• Sprint vizualizáció

Megalkottuk, használjuk, és Ön is használhatja!

Sokoldalú eszközt hoztunk létre az erőforrás-kezelésre. Minden nap használjuk, és most készen állunk arra, hogy megmutassuk, hogyan segítheti a legjobban az Ön vállalkozását. Nézze meg webináriumunk felvételét, és ismerje meg a legjobb tippeket és trükköket a mindennapi használathoz!

Nézze meg a webináriumot

Jan Pavera, Product Owner

Bevezetés, készen állunk!

1. Előkészítés

Ez az esettanulmány eltér azoktól, melyeket Ön is ismerhet, mivel nem csak a bevezetésről szólt, hanem új funkciók fejlesztéséről is. Ha Ön egy szoftverfejlesztő cégnél dolgozik, nem kell elmondanunk, ez mekkora kihívást jelenthet.

Ha tesztelésről van szó, az ügyfelek egy új funkciót vagy új verziót általában egy teszt környezetben szoktak tesztelni, mely párhuzamosan fut az éles környezettel. Nos, mi egy kicsit máshogy működünk. Így amint elkészült a bétaverzió, azonnal bevezettük belső Easy Projectünkbe, ami „Esko” név alatt fut. Ez 2022 májusában történt, amikor PMO-ink és PM-eink elkezdték használni a mindennapi munkához. A tesztelés elkezdődött!

2. Beállítások

Az első lépésben a projektek részletes szerkezete került meghatározásra, mindenféle szűrővel, nézettel és mérőszámmal együtt. Szintén kulcsfontosságú volt számunkra a különböző típusú csapatok meghatározása, ami az Adminisztráció > Kategóriák menüpontban történik.

Az egyik igényünk az volt, hogy csapatokat hozzunk létre a csapattagok képességei és tapasztalata alapján. Tehát először az Adminisztráció > Kategóriák menüpontban határoztuk meg a készségeket a tapasztalatokat együtt - mindkettő készségként jelenik meg a felhasználói profilban. Ennek köszönhetően gyorsan tudtunk csapatokat létrehozni különböző képzettségű és beosztású emberekből.

Ezt először a scrum csapatunknál - a „Zöld csapatnál” - tettük meg. Miután elégedettek voltunk a bevezetéssel, a beállításokkal és a funkcionalitással, bevezettük más scrum csapatoknál is. Jelenleg négy scrum-csapat, valamint product owner-ünk és PMO-nk használja aktívan napi szinten az Agilis erőforrás kezelést. Marketing csapatunk is csatlakozott hozzánk, és hatékonyan használja az eszközt projektek tervezésére.

Az eredmény?

Az Agilis erőforrás kezelés bevezetésével az alábbiakat értük el:

• Az erőforrás-foglaltságok globális áttekintését
• Érthető áttekintést az erőforrás konfliktusokról és ütközésekről
• Lehetőséget a csapatok képességek és tapasztalatok alapján történő létrehozására
• Lehetőséget a szabadságok által okozott erőforrás-hiányokra való gyors reagálásra

Kedvenc funkcióink az Agilis erőforrás kezelésben

1. Képesség kezelés – csapattag allokációja egy projekthez a képességei és tapasztalatai alapján
2. Csapat létrehozás – a csapattagok egy olyan csapatba szervezhetők, melyben a különböző képességek és tapasztalatok kombinálódnak
3. Projektek allokálása csapatoknak – csapatok hozzárendelése a projektekhez
4. Konfliktusok és párhuzamos munka áttekintése – mindenki könnyedén megtekintheti a konfliktusokat és az ütközéseket
5. Események – mindig láthatja a legfontosabb eseményeket, globálisan az összes portfólióra vagy projektenként