Egységesített projektmenedzsment az IT szolgáltatási szektorban
A Seidor Consulting egy multinacionális technológiai tanácsadó cég, mely szolgáltatások széles skáláját kínálja, beleértve az alkalmazásfejlesztést és -karbantartást, az infrastruktúrákat és az IT-kiszervezést.
A Seidor 38 országban jelen van, és 81 irodával rendelkezik Európában, Latin-Amerikában, az USA-ban, Afrikában és Ázsiában. Több mint 5400 szakemberrel, és több mint 8500 ügyféllel Spanyolországban a 6. helyen áll az IT szolgáltató cégek között*, és az első számú, teljes egészében spanyol magántőkével rendelkező cég. (*Forrás: Ranking Empresas sector TIC, ChannelPartner 2020)
Korábbi állapot
Az Easy Project előtt a Seidor az MS Projectet és más eszközöket használt egyszerre. A rendelkezésre álló eszközök sokfélesége miatt azonban nehezen kaptak egy világos, egységes képet a projekt állapotáról, a licencdíjak pedig túlságosan magasak voltak a havidíjak és a felhasználók nagy száma miatt.
Ezen dokumentáció célja bemutatni a megoldáshoz fűzött elvárásokat, és a problémákat, melyeket menet közben le kellett küzdeni.
Elvárások
- A projektmenedzsment-feladatok egységesítése egy eszközben
- A projektmunka egységesítése projektsablonok segítségével
- A projektek állapotának hatékonyabb felügyelete, ideértve a becsült és az eltöltött időt
- Költségcsökkentés
- Az információ hozzáférhetősége minden csapattag számára
- Jobb kommunikáció
- Eredményesebb kockázatkezelés
- Hatékonyabb jelentéskészítés a projektállapotról
- Erőforrás-menedzsment
Követelmények
- Mivel megoldások széles skáláját lefedjük, az eszközben legyen lehetőség különböző projekt-, feladat- és mérföldkőtípusok alkalmazására.
- A csapattagok frissíthessék a feladatállapotot és az előrehaladást, de ne tudjanak változtatni a projekttervezeten.
- Az ügyfelek felügyelt engedélyekkel tudjanak kommunikálni.
- Rendelkezzen munkafolyamatokkal és minden egyes projekten szerepkörönként különböző engedélyeket lehessen megszabni.
- Minden funkció megtalálható legyen benne, mellyel egy projektmenedzsment-eszköznek rendelkeznie kellene: függőségek, kiszabott feladatok, naptár, jelentéskészítés, projektexportálás.
- LDAP-hitelesítés
- Amikor frissül egy feladat, generáljon értesítést.
- SAP-szinkronizálás
5400+ szakember és 8500+ ügyfél a 6. számú IT szolgáltató cégnél Spanyolországban
Alkalmazásfejlesztés és -karbantartás, infrastruktúrák és IT-kiszervezés
38 ország, 81 iroda: Európa, Latin-Amerika, USA, Afrika és Ázsia
Előkészítés
A megvalósítás időpontja - 2019/2020
A megvalósítás előtti kísérleti szakaszban meghatároztuk az alapvető követelményeket, melyeket átültettünk az Easy Projectbe, és bemutattunk a cégvezetőségnek. A beleegyezés után jött a részletes megvalósítás, melyben aktívan részt vettek a projektrészleg kulcsfelhasználói. A megvalósíthatóság ellenőrzéséhez és a követelmények beállításához a valós projektet az Easy Project segítségével kezeltük.
Beállítások
Első lépésként meghatároztuk a projektek részletes felépítését minden felhasználói típussal, és a felhasználók személyes oldalának paramétereivel. Létrehoztunk projektsablonokat, melyekkel gyorsan és hatékonyan hozhatunk létre egységes paraméterekkel rendelkező projekteket. Ezzel egy időben meghatároztuk és beállítottuk a szerepköröket, feladattípusokat, a projektállapotot és a munkafolyamatokat. A rendszerben létrehoztunk minden felhasználót, és beállítottuk a vállalati hierarchiát (több mint 1100 felhasználó).
További fejlesztések lehetővé teszik, hogy a feladatokat és az eltöltött időt szinkronizáljuk az SAP és az Easy Project között.
Szerveres/felhőalapú megoldás
A belső biztonsági követelményeknek megfelelően a Seidor Consulting a szerveres megoldást választotta. Egy ideiglenes felhőn létrehoztuk a rendszerkörnyezetet, majd ezután átköltöztettük a teljes rendszert az ügyfél saját szerverére. A szerverhez táveléréssel fértünk hozzá, így végrehajtva további módosításokat az alkalmazáson.
Képzés
A megvalósítás során kulcsfelhasználókat és adminisztrátorokat képeztünk ki, majd ugyanezt az alkalmazás további felhasználóival is megtettük újabb és újabb hullámokban, ahogy az új projektek elkezdődtek. Specifikus tanulóvideókat készítettünk a csapattagoknak, illetve további dokumentációt töltöttünk fel az Easy Project tudásbázisába.
Tesztelés
Az ügyfél valós adatokkal használja a gyártási környezetet, csupán a végrehajtási csapat bevonásával. Ez lehetővé teszi a kulcsfelhasználókból álló csapat számára, hogy valós projekteket kezeljen, és ennek köszönhetően új követelményeket és funkciókat határozzon meg, mielőtt az egész cég számára elérhetővé válna az eszköz.
Az Easy Project alkalmazásának legfőbb előnyei a Seidor Consultingnál
Az Easy Project beütemezésének eredményei:
- A projektmenedzsment-eszközök és projektstruktúrák egységesítése
- A projektek hatékonyabb kezelése (állapot, csapattagok, erőfeszítések...)
- A csapat egészének aktívabb részvétele a projekttervezésben és a projektterv fenntartásában
- Költségcsökkentés
- Eredményesebb projektállapot-jelentés
- A felső vezetésnek nagyobb rálátása van a projektek állapotára (globális Gantt-diagram, jelentéskészítés)
A leggyakrabban használt funkciók
Gantt-diagram
A teljes csapat a Gantt-diagramot használja, hogy átlássa a projekttervet és frissítse a feladatokat.
Eltöltött idő
Segítségével felügyelhetjük a csapatok és egyéb csoportok eltöltött idejét.
Erőforrás-menedzsment
A csapattagok munkamennyiségének felügyeletéhez.
