Az Easy Project által támogatott projektkezelési innovációk - JIRI models Esettanulmány
Cseh vállalat piseki székhellyel A vállalat termékek kiadásával és népszerűsítésével foglalkozik, főleg érdekes és kreatív gyermekkönyvekkel. Hosszú ideje dolgoznak együtt hazai és külföldi licencgazdákkal (Walt Disney, Star Wars, Hello Kitty, Krtek, etc...).
JIRI modelshasználata a vállalatban
A vállalat célja a piac ellátása minőségi, hasznos és szép termékekkel. A kulcsfontosságú piacok, a Cseh Köztársaságon kívül, Szlovákia, Magyarország, Belgium, Egyesült királyság, Franciaország, Hollandia, Németország, a terjeszkedés viszont állandó. Az Easy Projectet az operációs központban és a kreatív részlegen implementáltuk, ahol is több terméket terveznek meg egyszerre. A folyamat gördülékenységének érdekében, az erőforrások megfelelő elosztására, a határidők betartásához, a menedzsment, koordináció és kommunikáció sínen tartásához megbízható eszközökre van szükség.
A vállalat már 25 éve fennáll
Több, mint 15 éve dolgoznak együtt a Walt Disney-vel
Több, mint 3 millió terméket szállítanak évente
Előzetes menedzsment és eszközök
A projekteket a Redmine-ban kezelték, amelyeket az ügyfél hasznos kiegészítésekkel látta el. Más részlegek Microsoft Dynamics NAV-ot használtak a munkaszervezéshez és adattároláshoz. A Redmine és a NAV összeköttetésben álltak, valamint a részlegek közötti kommunikációt is automatizálták.
Technikailag ez így működött: Amikor az új projektet létrehozták és definiálták a NAV-ban, az adatokat szükség szerint át lehetett küldeni a Redmine-ba, így ott is egy projekt jött létre hasonló tulajdonságokkal.
A Redmine hasznos eszköznek bizonyult a munkaszervezéshez ebben a vállalatban. A projektek JIRI modelljei nagyon hasonlóak és a struktúrát a Redmine-ban leegyszerűsítették. A projekteket 4-5 alfeladatra bontották, amelyek nagyon hasonlóak voltak minden esetben. A feladatokat több felelősnek osztották ki az életciklus során , annak függvényében, hogy milyen kompetenciára volt szükség. A feladatot így csak az éppen megbízott személy ellenőrizte. A feladatok nyomonkövetésére a Redmine irányítópult „Feladataim” szűrőjét használták.
A rendszer egy ideig jól működött, de rájöttek, hogy nem elégséges az innovációs tervek és stratégiák nyomonkövetésére. A stratégiákban komoly szerep jutott az átláthatóságnak minden fázisban, a lehetőségnek, hogy előrelássák vagy felfigyeljenek a projektek késéseire, a megfelelő személyek értesítésére, valamint hatékony erőforráskezelés is még inkább fókuszba került. Az elvárt eredmény a gyorsabb és simább szállítás volt szolíd adatok alapján , valamint belsőfejlesztésű eszközök és mechanizmusok tervezése, amely aztán a munkavállalók motivációját és elégedettségét is növeli.
Mielőtt az implementáció megkezdődött volna a JIRI models menedzsere már tisztán láthatta az új folyamat részleteit , illetve azt is, hogy hogyan kell az egésznek kinéznie. Először is arra fókuszáltunk, hogy a folyamatokat a rendszerbe foglaljuk a feladatok strukturálásával a folyás és a hozzáférés meghatározásával, továbbá a megfelelő felhasználói felület létrehozásával, hogy mindenki a megfelelő információk birtokába jusson. Az implementáció során több külső partnerrel működtünk együtt a JIRI models ügyében, azért, hogy javítsuk az Easy Project és a Microsoft Dynamics NAV koordinációját. Az implementáció előtt már sok tervezésre volt szükség. Ez annak volt betudható, hogy a termelési folyamatok a Redmine-ban futottak, amelyet az Easy Project vált majd fel, miközben az adatok integritása nem sérülhet.
Projektsablonok és API integráció
Minden projektnek hasonló a struktúrája. A Redmine-nal ellentétben az Easy Project sablonokat is létre lehet hozni , amelyekből gyorsabban létrehozható az új projekt. A sablonok használatának legnagyobb előnye ebben az esetben a struktúra megtartása, a kapcsolódási pontokkal és leírásokkal. Kapcsolatot hoztunk létre az Easy Project és a Microsoft Dynamics NAV között. Amikor új projektet hoznak létre a NAV-ban, a megfelelő mezőben kiválasztható a projekttípus. Ezt az információt továbbküldik az Easy Projectnek, amely automatikusan kiválaszt egy sablont, és a NAV adataival feltölti.
Easy Project alapfunkciók és személyes irányítópult
Az Easy Project alapfunkcióit használtuk fel különböző típusú feladatok és munkafolyamatok beállításához. A feladattípustól függően változnak a státusok is. A feladatok állapotai segítenek a felhasználóknak a következő lépés kiválasztásában, mivel a státusok változnak a felhasználók különböző munkafolyamatainak függvényében. Az állapotokat és a trackereket (amelyek szintén feladattípusok) használják az irányítópulton a szűrők beállítására, hogy csak a releváns feladatok tűnjenek fel. Például a menedzser figyelheti a feladatokat, amelyeket el kell végezni, külön azokat, amelyeknél visszajelzésre van szükség, illetve láthatja a lemaradásokat.
A legtöbbet használt projektkezelési eszközök a JIRI models
Számított személyreszabott mezők
Az elvárt és valós költségek hányadosának kiszámítására, bizonyos projektinformációk feladatszinre való levezetésére.
Erőforráskezelés
A külső és belső munkatársak munkájának megfelelő kiosztása, túlzott terhelés nélkül.
Easy Gantt és Portfolio Gantt
A projekt folyásának ellenőrzésére és a befejezés dátumának előrelátására.
