Az Easy Project IT support megoldásának bevezetése kisvállalati környezetbe
Cégünk legjelentősebb partnere a Fővárosi Csatornázási Művek Zrt., ahol 2010. év óta használatos komplex számlázási és ügyfélszolgálati rendszerének KASSZA alrendszerével kapcsolatos továbbfejlesztési és támogatási feladatokat látjuk el.
Vállalati kihívások
A KASSZA rendszerre vonatkozóan az ügyfeleink felé az alábbi szolgáltatást nyújtjuk:
- Alkalmazás üzemeltetési feladatok ellátása
- Üzemeltetés-támogatás, hibaelhárítás, problémakezelés
- Telefonos végfelhasználói támogatás
- Szakértői támogatás, változtatási igények megvalósítása
A fentebb felsorolt support tevékenységek ellátása az utóbbi időszakban átláthatatlanná, követhetetlenné vált, mivel nem rendelkeztünk egy olyan helpdesk szoftverrel, amelyben a beérkezett bejelentéseket tudtuk volna rögzíteni és fogadni. Ez olyan negatív következményeket vont maga után, mint a késedelmes megvalósítások, információs aszszimmetriák, ügyfélnek való visszajelzések elmaradása.
A helpdesk működtetése mellett a vállalatunk életében az elmúlt időszakban több jelentős változásra került sor (több nagyobb volumenű projekt megbízás), amely megkövetelte egy egységes és professzionális projekt-és csapatmunka támogató eszköz használatát. Ezen okokból kifolyólag mindenképpen szükségünk volt egy olyan projektmenedzsment szoftverre, amely támogatja a napi support tevékenységek ellátását és nyomon követhetővé teszi az egyes projektjeink nyilvántartását.
1995 óta fennálló vállalkozás
Oracle adatbázisú vállalatirányitási rendszerek szakértői, bevezetői
2010 óta partnerek a Fővárosi Csatornázási Művek Zrt.-vel
Támogató szoftver kiválasztása
A megfelelő szoftver kiválasztásában a korábbi tapasztalatainkra hagyatkoztunk, ugyanis több partnerünknél a Redmine bejelentéskezelő rendszer volt használatban. Úgy döntöttünk, hogy a Redmine bejelentéskezelő rendszerhez hasonló szoftvert könnyebben tudnánk adaptálni, mert ebben már szereztünk némi tapasztalatot és szakértelmet. Így találtuk meg az Easy Redmine projektmenedzsment szoftvert, azonban mivel ez a rendszer inkább többfelhasználós, nagyobb cégek esetében javasolt, így a választásunk az Easy Projectre esett, hiszen ez a rendszer nem csak a nagyvállalatok számára nyújt segítséget.
Az implementációra és konfigurációra a felhő alapú megoldás mellett döntöttünk, kezdetben 10 felhasználó esetére. Számunkra ez egyszerűbb elérési lehetőséget adott és nem kellett a távolsági biztonsági eljárásokkal foglalkozni. Fontos megjegyezni, hogy cégünkben ezelőtt soha nem került bevezetésre és alkalmazásra hasonló projektmenedzsment szoftver, így a cél az egyszerű, gyors bevezetés mellett az volt, hogy a kollégák, akik eddig csak email rendszeren keresztül követték a napi bejelentéseket, könnyen és hamar el tudják sajátítani a szoftver minden egyes funkcióját.
Az Easy Project vállalati alkalmazása
Az Easy Project legelőnyösebb funkciója számunka a HelpDesk modul, amelynek segítségével teljesíteni tudjuk a vállalásainkat az ügyfél által elvárt minőségben. A bevezetés során szükség volt a HelpDesk modul konfigurációs, személyre szabott beállításaira, mint a különböző helpdesk projektek, postafiókok és email sablonok létrehozása.
A HelpDesk modul használata óta nincsenek elveszett email-ek, nem teljesített SLA határidők, későn átadott ajánlatok. Óriási segítség számunkra, hogy az ügyfelek emailben tett bejelentéseiből a szoftver automatikusan egy feladatot generál az adott projekthez. A szoftver használatának köszönhetően nyomonkövethető váltak az időráfordítások, az SLA jelentéseken keresztül valós képet kapunk a ténylegesen felhasznált munkaórák számáról a szerződött munkaórákhoz viszonyítva.
Lényeges előrelépést jelentett az Easy Project a csapatmunka és információáramlás terén is. Az egyes feladatok felelőshöz való rendelésével egyértelművé vált kinek mi a feladata és már nem fordul elő, hogy két ember ugyanazon a munkán dolgozik egyidőben. A távmunka és a flexibilis munkavégzés mellett ez korábban problémát jelentett, hisz hiányos kommunikáció révén nem tudtuk nyomon követni az egyes feladatok státuszát.
A legtöbbet használt Easy Project funkciók
Help Desk modul
SLA Jelentések
