Naptárak és névjegyek szinkronizálása / Outlook plugin

Hogyan használja a Naptárak és névjegyek szinkronizálása - Outlook plugint

Fejlesztői dokumentáció (nem az Easy Project terméke)

A naptárak és névjegyek szinkronizálása a Microsoft Outlook bővítménye, amely szinkronizálja az eseményeket, feladatokat, CRM adatokat, névjegyeket és egyéb erőforrásokat az Easy Project és az Outlook között. Az Easy Project szerver CalDAV/CardDAV szabványt használ, ami azt jelenti, hogy más kompatibilis alkalmazások és eszközök is használhatók az Outlook helyett, például a Mozilla Thunderbird, az Apple iOS vagy az Android operációs rendszer is, ha telepít egy szinkronizáló alkalmazást.

Tartalomjegyzék

Áttekintés
Tulajdonságok
Hogyan szerezze meg a plugint
Hogyan telepítse a plugint
Types of CalDAV entities to synchronize
Hogyan konfigurálja a plugint
Általános opciók és SSL beállítások
Profil import/export
Synchronization status and system tray icon with notifications
Troubleshooting
Common network problems
Category filter and color
Megjegyzések

Áttekintés

A naptárak és névjegyek szinkronizáló bővítménye minden Easy Project felhasználónak hasznos lehet, nem csak azoknak, akik Outlook e-mail klienst használnak. Minden CalDAV -kompatibilis naptáralkalmazás felhasználói ugyanazt a vizualizációt élvezhetik, mint az Easy Project Naptárban. Ezt úgy érték el, hogy:

A CalDAV funkcionalitás továbbfejlesztése az Easy Project szerveren – a felhasználó beépülő modul nélkül is szinkronizálhatja a megbeszéléseket a CalDAV -ot támogató bármely eszközzel. A megvásárolt beépülő modullal rendelkező felhasználó pedig több entitást is szinkronizálhat, így az Easy Project belső naptárához hasonlóan láthatja a naptár vizualizációját (feladatok, mérföldkövek, CRM esetek stb.). Ez alapvetően minden eszközre/programra érvényes.
Ez az MS Outlook kiterjesztés lehetővé teszi a CalDAV szinkronizálást az Outlook e-mail és naptár ügyfelei számára, amelyet alapértelmezetten nem támogat. Az integráció az Easy Project szerver és a helyi Outlook alkalmazás között történik, nem az Exchange szerverrel.

Ez azt jelenti, hogy ha Ön nem az Outlook e-mail kliens felhasználója, de például egy Lightning Calendar kiterjesztéssel rendelkező Mozilla felhasználó, akkor egyszerűen konfigurálhatja a helyi naptárát, és telepítés nélkül használhatja.

Az Apple iOS a CalDAV protokollt támogatja, így nincs szükség további alkalmazások telepítésére az adatok szinkronizálásához az Easy Project és a mobileszköz között.

Az Android operációs esetében a CalDAV protokoll alapértelmezetten nem támogatott, ezért telepítenie kell egy további alkalmazást az adatok szinkronizálásához az Easy Project és a mobilkészüléke között. A Google Play online áruházban számos ilyen alkalmazás közül választhat, miután beírta a "CalDAV" kulcsszót a keresőmezőbe (lásd alább).

Microsoft Exchange felhasználóknak

Ha szervezete Microsoft Exchange kiszolgálót használ, fontolja meg különösen az értekezletek szinkronizálását az Easy Projectből a helyi naptármappába, amely szinkronizálás alatt áll az Exchange szerverrel. Így az Outlook az adatokat az Exchange -ről az Easy Project -re és fordítva szinkronizálja, így kollégái is láthatják az elérhetőségét és a megbeszéléseket mindkét rendszerben. A korlátozás az, hogy az ilyen adatcsere csak a helyi Outlook alkalmazáson keresztül történik, és ezért az adatok nem cserélődnek, ha az Outlookot futtató számítógépet kikapcsolta.

Tulajdonságok

Két-irányú szinkronizáió
SSL/TLS támogatás, support for self-signed certificates and client certificate authentication
Manual proxy configuration support for NTLM or basic auth proxies
Autodiscovery of calendars and address books
Configurable sync range
Sync multiple calendars per profile
Sync reminders, categories, recurrences with exceptions, importance, transparency
Sync organizer and attendees and own response status
Task support
CardDAV support to sync contacts
Time-triggered-sync
Change-triggered-sync
Manual-triggered-sync
Category Filtering (sync CalDAV calendar/tasks to Outlook categories)
Map CalDAV server colors to Outlook category colors
Show reports of last sync runs and status
System tray icon with notifications
Bulk creation of multiple profiles
Use server settings from Outlook IMAP/POP3 account profile
Map Windows to standard IANA/Olson timezones
Configurable mapping of Outlook custom properties
Create DAV server calendars/addressbooks with MKCOL
Map Outlook formatted RTFBody to HTML description via X-ALT-DESC attribute

Hogyan szerezze meg a plugint

A plugint a Client zone-ben veheti meg, vagy az ingyenest innen töltheti le . Kérjük vegye figyelembe, hogy az értekezletek szinkronizálát ingyenesen támogatjuk, a többi adat szinkronizálását a bővítmány árazása szerint biztosítjuk.

Hogyan telepítse a plugint

Ha régebbi verziójú CalDAV-ot használt, törölje az összes profilt és távolítsa el a programot, mielőtt az újat telepítené. Töltse le az új telepítő ZIP fájlt, bármelyik mappába és indítsa el a setup.exe fájlt. Módosíthatja az alapértelmezett telepítési útvonalat, de a C:\ meghajtót kell használnia. Ha a telepítő jelzi, hogy hiányzik a Visual Studio 2010 Tools for Office Runtime, akkor azt is telepítse (innen letöltheti). A legújabb verziót használja (10.0.60825 verzió), ha régebbi verziója van telepítve, frissítse, mivel néhány COMException kijavításra került.

Az alapértelmezett telepítés ide menti a programot: ProgramFilesDir\CalDAVSynchronizer\ a frissítések is ebbe a mappába kerülnek. Az Outlook 2010 és újabb verzióiban is működik az a telepítési lehetőség, hogy a jelenlegi felhasználó helyett mindenki fiókra telepít, így a bővítményt az aktuális gép összes felhasználójára telepítheti. Az Outlook 2007 esetében csak az aktuális felhasználóhoz telepítheti a bővítményt. Javasoljuk, hogy frissítse a legújabb .NET -keretrendszert, de a minimálisan szükséges verzió a .NET 4.5, amelyet a Windows XP nem támogat. Ha szüksége van az Outlook CalDAV Synchronizer pulginra a Windows XP rendszeren, akkor letölthet egy háttértárat a .NET 4.0 -ba innen.

Adattípusok a CalDAV szinkronizáláshoz

Az alábbi adattípusokat tudja szinkronizálni a CalDAV segítségével. A lista lehet, hogy nem teljes, mivel a rendelkezésre álló entitások száma a rendszer fejlődésével folyamatosan növekszik, és támogatja a CardDAV entitásokat is (például a névjegyeket), amelyek nem szerepelnek a táblázatban. Természetesen a ténylegesen elérhető adatok attól függnek, hogy milyen pluginokat használ az Easy Projectben (CRM, Jelenlét stb.).

Adattípus	Minta CalDAV cím	Megjegyzés
Értekezletek	https://yourdomain.easyproject.com/caldav/easy_meeting/	A jelenlegi funkció támogatja a CalDAV -kompatibilis ismétlődő értekezleteket lehetőségét
Jelenlét	https://yourdomain.easyproject.com/caldav/easy_attendances/	A helyi mappában nem tudja módosítani - a változtatás nem jelenik meg a szerveren.
Feladatok	https://yourdomain.easyproject.com/caldav/issues/	A feladat a kezdő dátum és határidő napjain jelenik meg. Ha a fogd-és-vidd (drag&drop) módszerrel módosítja a helyi naptárban, akkor frissíti a rendszerben is a határidőt. Minden feladatot egész napos értekezletként jelenít meg.
Mérföldkövek	https://yourdomain.easyproject.com/caldav/versions/	A helyi mappában nem tudja módosítani - a változtatás nem jelenik meg a szerveren.
CRM - következő lépés	https://yourdomain.easyproject.com/caldav/easy_crm_cases/	A következő lépés dátumát a helyi naptárból is tudja módosítani (fogd-és-vidd).
CRM - szerződés dátuma	https://yourdomain.easyproject.com/caldav/easy_crm_cases_contracts/	A szerződéskötés dátumát a helyi naptárból is tudja módosítani (fogd-és-vidd).
CRM - Értékesítési tevékenységek	https://yourdomain.easyproject.com/caldav/sales_activities/	Csak a még nem befejezett tevékenységeket mutatja. A tervezett tevékenység dátumát a helyi naptárból is tudja módosítani (fogd-és-vidd). - támogatja az óránkénti és/vagy egész napos eseményt is.

Az Outlook CalDAV Synchronizer programban elég csak az előre meghatározott URL-címet, például a https://sajatdomain.easyproject.com/caldav/ címet megadnia (a kiterjesztések nem kellenek), és az eszköz automatikusan megadja a szinkronizáláshoz rendelkezésre álló entitások teljes választékát. Ehhez kattintson a „Test or discover settings" (Beállítások tesztelése vagy felfedezése) gombra a szinkronizálási profilokban (az alábbiak szerint).

Hogyan konfigurálja a plugint

A plugin telepítése után az Outlook menüsorában egy új lapfül jelenik meg: "CalDAV Synchronizer", ahol az alábbi 6 opció található:

Synchronize now (Szinkronizálás most)
Synchronization Profiles (Szinktronizálási profilok)
General Options (Általános beállítások)
About (Leírás)
Reports (Riportok)
Status (Állapot)

Használja a „Synchronization Profiles” menüt a különböző profilok konfigurálására. Minden profil egy Outlook naptárt/feladatot vagy névjegyzék mappát szinkronizál egy távoli CalDAV/CardDAV szerver mappával.

Ha a "Test or discover settings" gombra kattint, akkor megnyílik egy lista azokkal az elemekkel, amelyeket szinkronizálhat a kiválasztott Outlook mappába (mint Inbox, naptár, feladatok stb.) Az alábbi ábrán a naptár típusra látja az elemeket. Minden elemnek egyedi színt adhat meg.

Ez pedig egy példa a névjegyzékre (partnerek, felhasználók, felhasználni csoportok és kapcsolódó szűrt listák).

A haladó konfigurációs beállítások a "Show advanced settings” gombra kattintva éri el, és a "Hide advanced settings" opcióval rejtheti el. Az alapértelmezett módot az a „General options” (általános beállítások) menüben adhatja meg.

A bal felső menüben az alábbi eszköztárt éri el:

Add new profile / Új profil hozzáadása - új üres profil adatlapot nyit meg
Add multiple profiles / Csoportos profil hozzáadás - egyszerre ad hozzá több profilt, és párosítja a mappákat a megfelelő adatokhoz, amit a szerveren elér (naptár, névjegyzék és feladatok)
Delete selected profile / Kiválaszott profil törlése - a jelenleg kiválasztott profilt törli
Copy selected profile / Kiválaszott profil másolása - a jelenleg kiválasztott profilt másolja egy újba
Move selected profile up / Kiválaszott profil mozgatása felfele - a megjelenítési sorrend módosítása (csak a haladó beállításokban érhető el)
Move selected profile down / Kiválaszott profil mozgatása lefele - a megjelenítési sorrend módosítása (csak a haladó beállításokban érhető el)
Open data directory of selected profile / Kiválasztott profil mappájának megnyitása - A hibakereséshez eléri a mappában a "cached relations file in explorer" adatot (csak a haladó beállításokban érhető el)
Clear cache /Gyorsítótár törtlése - törli az adatokat, és a következő szinkronizáláskor egy új kezdő szinkornizálást indít
Expand all nodes / Csoportok megnyitása - fastruktúrában megnyitja a sorokat, alapértelmezetten megjelenik, de az általános beállításokban módosíthaja (csak a haladó beállításokban érhető el)
Collapse all nodes / Csoportok összezárása - minden csoportot összezár (csak a haladó beállításokban érhető el)
Export Profiles to File / Profil exportálása fájlként
Import Profiles from File / Profil importálása fájlból

When adding a new profile you can choose between a generic CalDAV/CardDAV, a google profile to simplify the google profile creation and predefined CalDAV/CardDAV profiles for SOGo, Fruux, Posteo, Yandex, GMX, Sarenet and Landmarks, Cozy Cloud, and Nextcloud where the DAV Url for autodiscovery is already entered.

The following list includes all properties that can be configured for a new generic profile in advanced view (button "Show advanced settings"). However, most of them can be left unchanged as their predefined values are already optimized for a typical use.

Profile name: An arbitrary name for the profile, which will be displayed in the tree view.
- Outlook settings:
- Outlook Folder: Outlook folder that should be used for synchronization. You can choose a calendar, contact or task folder. Depending on the folder type, the matching server resource type in the server settings must be used.
- Synchronize items immediately after change Trigger a partial synchronization run immediately after an item is created, changed or deleted in Outlook (with a 10 seconds delay).
Server settings:
- DAV Url: URL of the remote CalDAV or CardDAV server. You should use an HTTPS connection here for security reason! The Url must end with a / e.g. https://myserver.com/
- If you only have a self-signed certificate, add the self-signed cert to the Local Computer Trusted Root Certification Authorities. You can import the cert by running the MMC as Administrator. If that fails, see section ‘Advanced options’
- Username: Username to connect to the CalDAV server
- Password: Password used for the connection. The password will be saved encrypted in the option config file.
- ** Use IMAP/POP3 Account Password** Instead of entering the password you can use the IMAP/Pop3 Password from the Outlook Account associated with the folder, the password is fetched from the Windows registry entry of the Outlook profile. (only in advanced settings)
- Email address: email address used as remote identity for the CalDAV server, necessary to synchronize the organizer. The email address can also be used for autodiscovery via DNS lookups, see section Autodiscovery.
- Create DAV resource You can add server DAV resources (calendars or addressbooks). You can configure the resource displayname and if the URL should be created with a random string or the displayname. For calendars, you can also change the server calendar color. (only in advanced settings)
Sync settings:
- Synchronization settings
  - Outlook -> Server (Replicate): synchronizes everything from Outlook to the server (one way)
  - Outlook <- Server (Replicate): synchronizes everything from the server to Outlook (one way)
  - Outlook -> Server (Merge): synchronizes everything from Outlook to the server but don’t change events created in on the server
  - Outlook <- Server (Merge): synchronizes everything from the server to Outlook but don’t change events created in Outlook
  - Outlook <-> Server (Two-Way): Two-Way synchronization between Outlook and the server with one of the following conflict resolution
- Conflict resolution (only used in Two-Way synchronization mode and only available in advanced settings)
  - Outlook Wins: If an event is modified in Outlook and in the server since last sync, use the Outlook version. If an event is modified in Outlook and deleted in the server since last sync, also use the Outlook version. If an event is deleted in Outlook and modified in the server, also delete it in the server.
  - Server Wins: If an event is modified in Outlook and in the server since last sync, use the server version. If an event is modified in Outlook and deleted in the server since last sync, also delete it in Outlook. If an event is deleted in Outlook and modified in the server, recreate it in Outlook.
  - Automatic: If event is modified in Outlook and in the server since last sync, use the last recent modified version. If an event is modified in Outlook and deleted in the server since last sync, delete it also in Outlook. If an event is deleted in Outlook and modified in the server, also delete it in the server
- Synchronization interval (minutes): Choose the interval for synchronization in minutes, if ‘Manual only’ is choosen, there is no automatic sync but you can use the ‘Synchronize now’ menu item.
- Perform synchronization in chunks and
- Chunk size perform CalDAV/CardDAV sync in chunks with configurable chunk size to avoid OutOfMemoryEceptions, disabled by default and should only be enabled for huge resources and low memory. (only in advanced settings)
- Use time range filter and
- Synchronization timespan past (days) and
- Synchronization timespan future (days) (only in advanced settings) For performance reasons it is useful to sync only a given timespan of a big calendar, especially past events are normally not necessary to sync after a given timespan. But be aware that Outlook and Google and some other CalDAV servers calculate the intersection with the time-range differently for recurring events which can cause doubled or deleted events, so it is recommended to select a time-range which is larger than the largest interval of your recurring events (e.g. 1 year for birthdays).

When everything is configured correctly, let's start the sync process by clicking on "Synchronize now" button and wait for the synchronization process to complete.

Don't forget you can assign different sources (like tasks, meetings, CRM cases, milestones, contacts, sales activities, attendance, etc.) to different folders and distinguish them by colors like on the below screen.

In order to make all the selected sources (folders) visible within a single calendar view, the overlay feature in Outlook must be enabled.

By drag and drop in Outlook or other calendars with CalDAV support, you can now change due date of tasks or milestones, replan your forecast (CRM contract date) or replan your sales activities. See details of tasks, milestones, and sales activities and get to Easy Project with one click.

The same data can be synchronized in Mozilla Thunderbird.

Általános opciók és SSL beállítások

In the General Options dialog, you can change settings which are used for all synchronization profiles:

Automatically check for newer versions set to false to disable checking for updates.
Check Internet connection before sync run checks if an interface is up and try DNS query to dns.msftncsi.com first and if that fails try to download http://www.msftncsi.com/ncsi.txt with the configured proxy before each sync run to avoid error reports if network is unavailable after hibernate for example. Disable this option if you are in a local network where DNS and that URL is blocked.
Store data in roaming folder set to true if you need to store state and profile data in the AppData\Roaming\ directory for roaming profiles in a AD domain for example. When changing this option, a restart of Outlook is required.
Include custom message classes in Outlook filter Disabled by default, enable only if you have custom forms with message_classes other than the default IPM.Appointment/Contact/Task. For better performance, Windows Search Service shouldn’t be deactivated if this option is enabled.
Use fast queries for Outlook folders Enabled by default, uses fast GetTable queries when accessing Outlook folders. Disable only if you get errors in GetVersions, when disabled every item needs to be requested which causes a performance penalty!
Trigger sync after Outlook Send/Receive and on Startup If checked a manual sync is triggered after the Outlook Send/Receive finishes and on Outlook startup.
Show advanced settings as default Show the advanced settings in synchronization profiles as default if enabled.
Expand all nodes in Synchronization profiles Enabled by default, expands all nodes in the synchronization profiles to see the suboptions for network settings and mapping configuration.
Enable Tray Icon Enabled by default, you can disable the tray icon in the Windows Taskbar if you don’t need it.
Fix invalid settings Fixes invalid settings automatically, when synchronization profiles are edited.
Accept invalid chars in server response If checked invalid characters in XML server responses are allowed. A typical invalid char, sent by some servers is Form feed (0x0C).
** Enable useUnsafeHeaderParsing** Enable, if the server sends invalid http headers, see common network errors. Needed for Yahoo and cPanel Horde servers for example. The general option overrides the setting in the app.config file.
CalDAV Connection Timeout (secs) For slow server connections you can increaste the timeout value (default 90 secs).

If you have problems with SSL/TLS and self-signed certificates, you can change the following settings at your own risk. The recommended way would be to add the self signed cert to the Local Computer Trusted Root Certification Authorities You can import the cert by running the MMC as Administrator.

Disable Certificate Validation set to true to disable SSL/TLS certificate validation, major security risk, use with caution!
Enable Client Certificates If enabled, the available client certificates from the Windows user certificate store will automatically be provided.
Enable Tls12 set to false to disable TLS12, not recommended
Enable Ssl3 set to true to enable deprecated SSLv3, major security risk, use with caution!

In the General Logging section, you can show or clear the log file and define the log level. Possible log levels are INFO and DEBUG.

Profil import/export

In the toolbar of the synchronization profiles, you can export all profiles to a file and import profiles from an earlier exported file. When exporting, you can choose a filename, the extension is *.cdsp and all options are saved in an xml format into this file. When importing the file, existing profiles are merged with the imported ones. If the selected Outlook folder for the profile doesn’t exist during import, you need to manually select a folder before you can save the options, they are not automatically created. You need also be aware of the fact, that saved profile passwords won’t work on other accounts or machines, since the encryption is dependant on the current user. But you can use the account password from the IMAP/POP3 account if available. General options are not saved in that file, but in the registry inHKEY_CURRENT_USER\Software\CalDAVSynchronizer.

Synchronization status and system tray icon with notifications

With the Status button in the CalDAV Synchronizer Ribbon or via double-click from the tray icon you can access the status of the active sync profiles with their last sync run shown in minutes ago and the status OK, error, or warning. When clicking on the profile name you get to the according to sync profile settings, when clicking the status icon, you can open the according to sync report. When a sync run has any errors or warnings you will get a notification from the CalDAV Synchronizer tray icon.

Troubleshooting

Options and state information is normally stored in the following folder:

C:\Users\<Your Username>\AppData\Local\CalDAVSychronizer

If you activated Store data in roaming folder the location is changed to the following folder:

C:\Users\<Your Username>\AppData\Roaming\CalDAVSychronizer

There is one options_<your outlook profile>.xml file which stores the options for each outlook profile. For each sync profile there is a subfolder with state information stored in a relations.xml file after the inital sync. If you delete that folder, a fresh inital sync is performed. In the Synchronization profiles dialog a context menu is available in each profile (right click), which allows to open the cache directory and read the relations.xml file.

Each synchronization attempt is logged in the log.txt file. There you can find information about sync duration and the amount of added, deleted or modified events. Errors and Exceptions are logged aswell. You can view and clear the log file in General Options. There you can also change the log level from INFO to DEBUG.

Common network problems

System.Net.Http.HttpRequestException: Response status code does not indicate success: ‘401’ (‘Unauthorized’).
- Wrong Username and/or Password provided.
System.Net.Http.HttpRequestException: An error occurred while sending the request. —> System.Net.WebException: The underlying connection was closed: A connection that was expected to be kept alive was closed by the server.
- The server has KeepAlive disabled. Use “Close connection after each request” in Network and proxy options.
System.Net.Http.HttpRequestException: An error occurred while sending the request. —> System.Net.WebException: The server committed a protocol violation. Section=ResponseStatusLine
- The server sends invalid headers. Enable the general option Enable useUnsafeHeaderParsing or the commented out option useUnsafeHeaderparsing in the app config file, see Debugging and more config options above.

Category filter and color

Don't change the default settings unless you are an expert or it's necessary. This can be configured only when advanced options in Synchronization profiles are displayed. If you want to sync multiple CalDAV calendars or task lists into one Outlook folder you can configure an Outlook category for filtering in the Mapping Configuration. You can choose a category from the drop-down list of all available Outlook categories or enter a new category name. For all events/tasks from the server the defined category is added in Outlook when syncing back from Outlook to the server only appointments/tasks with that category are considered but the filter category is removed. The category name must not contain any commas or semicolons! With the checkbox Sync also Appointments without any category also all appointments/tasks without a category are synced to the server. With the checkbox below you can alternatively negate the filter and sync all appointments/tasks except this category. For calendars, it is also possible to choose the color of the category or to fetch the calendar color from the server and map it to the nearest supported Outlook category color with the button Fetch Color. With Set DAV Color it is also possible to sync the chosen category color back to set the server calendar color accordingly. With Category Shortcut Key you can define the shortcut key of the selected category for easier access when creating appointments.

Megjegyzések

Thunderbird and Outlook 2016 rendszeren tesztelve.
Nincs támogatás az egyedi igényekre, kivételekre.
We support only the rules that are in our classic repeating.
When you configure two synchronization profiles with the same settings (such as syncing meetings from the same source into the same folder), the items are getting multiplied with each sync repetition launched. This may harm your calendar because of a need to delete redundant items then.
A repeating event in Google Calendar does not sync with Easy Project through iCal (not implemented).
Meetings synchronized from the Meeting Calendar into Outlook Calendar has the plain text format only, with no option for HTML format yet.