Hogyan használja az Alerts - Emlékeztető rendszer modult

A modult a Több menüből éri el, itt adhat hozzá új értesítést, vagy szerkesztheti a már meglévő listát. Az emlékeztető rendszer segítségével időben kap figyelmeztetést a határidőkről és a költség vagy időráfordítás túllépésekről. Az eszköz segítségével időben közbeavatkozhat, elkerülheti a problémákat. Határozza meg az értesítési feltételeket, és a rendszer automatikus értesítést küld, ha talál egyezést.

Példák:

• Projekt mérföldkőhöz közeledik - X nappal a határidő előtt jelez a rendszer
• Projekt határidő közeledik
• Bizonyos feladatok határideje lejárt
• Van-e olyan nyitott feladat, amely bizonyos szűrési feltételeknek megfelel
• Van-e olyan felhasználó, aki előző nap az eltöltött idő bejegyzések alapján nem töltötte ki a munkaidejét
• és még sok egyéb eset is meghatározható...

Alap tulajdonságok:

• Emlékeztető kategóriák- riasztás, figyelmeztetés, emlékeztető
• Szűrésekben meghatározott/személyre szabott emlékeztetők
• Személyes/nyilvános emlékeztetők
• Egyedi beállítás, hogy kire értékelje ki a feltételeket a rendszer
• Vezetők vagy érintett felhasználók számára menjen ki az emlékeztető

Új emlékeztető létrehozásához kattintson a jobb felső sarokban lévő, zöld "Új emlékeztető" gombra. Adja meg az emlékeztető nevét, és hogy mit akar figyelni.

Az Egyéb beállításokban az alábbi lehetőségek közül választhat:

• Szerző - aki az emlékeztetőt létrehozta
• Az alábbi felhasználók adatai kerülnek kiértékelésre:
  • Csak az emlékeztető létrehozójának - a mentett szűrőben szereplő <<felhasználó>> vagy <<csoport>> helyére az emlékeztető szerzője kerül, és az ő eltöltött idejét figyeli a rendszer
  • Mind - a mentett szűrőben szereplő <<én>> vagy <<csoport>> helyére, minden felhasználót behelyettesíti a rendszer, és mindenki eltöltött idejét ellenőrzi
  • A csoport részére - a mentett szűrőben szereplő <<felhasználó>> vagy <<én>> helyére a kiválasztott csoport kerül, és a csoportban szereplők eltöltött idejét nézi a rendszer
• Emlékeztető küldése nekik:
  • Minden résztvevő (lásd fentebb) - az előző szakaszban beállított felhasználók számára küldi ki az e-mailt
  • Csak csoporttagok - a kiválasztott csoport tagjai kapják meg az emlékeztetőt
  • Egyedi e-mail címre - adja meg a szükséges e-mail címeket (több cím esetén vessző és szóköz legyen a címek között) ", ")
  • Feladatok felelőseinek - a Figyelés szakasznál kiválasztott feladatlisták, vagy mentett szűrések listái szerint a feladat(ok) felelőse(i) számára küldi ki a rendszer az e-mailt
  • Feladatok munkatársainak -  a Figyelés szakasznál kiválasztott feladatlisták, vagy mentett szűrések listái szerint a feladat(ok) munkatársa(i) számára küldi ki a rendszer az e-mailt

A Végrehajtási idő szakasznál adhatja meg, hogy a rendszer milyen gyakran értékelje ki a beállított feltételeket, és mikor küldje ki az e-mailt.

A beállításoknak megfelelően ezután a rendszer automatikusan küldi majd az emlékeztetőket. A levélben szerepelnek majd a linkek, így az adott feladatokat, adatokat azonnal meg tudja nyitni.

 

Emlékeztetők az elmentett lekérdezések esetében (=, =<, >=, >, <)

Az elmentett lekérdezések (mentett szűrések) esetében a rendszer figyeli, hogy az adott érték "nagyobb", "kisebb", "egyenlő vagy nagyobb", "egyenlő vagy kisebb", mint a feltételként megadott érték. Így például arról is kaphat értesítést, ha vannak olyan felhasználók, akikre nincs feladat osztva (=0), azaz a szűrt lista üres.

Műveletek:

>       Akkor küld emlékeztetőt, ha új feladat kerül a mentett szűrésbe, csak egyszer küld róla értesítést, a lista mindig az új feladatokat tartalmazza.

>=    Minden kiértékeléskor küld emlékeztetőt (a Több menü » Adminisztráció » Ütemezett feladatok áttekintése menüben nézheti meg a gyakoriságot). A megadott időközönként mindig küld a rendszer emlékeztetőt, amely a mentett szűrésben lévő összes feladatot tartalmazza.

<=    Mint az előző művelet

<       Mint az előző művelet

=     Ha például a szűrési eredmény = 0 értéket adja meg, akkor kap emlékeztetőt, ha egy feladat se felel meg a szűrésnek. Pl. egy feladatcsomag elkészült vagy adott felhasználónak nincs kiosztott feladata stb.

 

Megjegyzések

• A Partnertörzshöz kapcsolódó emlékeztetők (mindegy hogy a céges vagy személyes névjegykártya), nem tartalmaz személyes információt, mint például e-mail cím, közvetlenül a levélben. Így nem kerülhet harmadik kézbe személyes adat. A levélben szereplő linkkel megnyitható a partner adatlapja, amit a bejelentkezett, megfelelő jogosultsággal rendelkező felhasználó láthat csak.