Hogyan használja az Agilis eszközöket - Scrum & Kanban

Bemutató videó, #2, #3, #4
Áttekintés
Scrum/Kanban alkalmazása a projekten
Szerepkörök és engedélyek
Scrum tábla – új sprint indítása
Scrum tábla – projekt teendőlista kezelése
Scrum tábla – sprint kezelése
Scrum tábla – grafikonok
Kanban – projekt teendőlista kezelése
Kanban – Kanban tábla kezelése
Beállítások
Hogyan adja hozzá a modult a projekt áttekintő laphoz és a főoldalhoz
Feladatok felugró ablak nézete
Megjegyzések

 

Áttekintés

Az Easy Projectben az Agilis eszközök plugin támogatja az agilis módszertanok szerint (Scrum, Kanban) vezetett projekteket. Ebben követheti a sprinteket, teendőlistákat (backlog), a teendőlistában szereplő feladatokat és azok állapotait. A célja ennek a modulnak, hogy támogassa Önt az agilis menedzsmentben, vagy az agilis módszertan bevezetésében a cégénél.

A Scrum egy iteratív, fokozatos agilis szoftverfejlesztési keretrendszer, ami a termékfejlesztést támogatja. Meghatároz egy "rugalmas, holisztikus termékfejlesztési stratégiát, ahol a fejlesztői csapat egységként dolgozik a közös cél elérése érdekében", megkérdőjelezi a termékfejlesztés hagyományos, szekvenciális megközelítését és támogatja a csapatok önszervezését. Ennek eszközei, hogy a csapat fizikailag is egy helyen vagy nagyon szoros online együttműködés mellett dolgozik, és naponta vannak személyes/online egyeztetések a csapattagok és bevont szakemberek között. A Scrum módszertan egyik lényeges eleme az, hogy elismeri, hogy a termékfejlesztés során az ügyfelek meggondolhatják magukat azzal kapcsolatban, hogy mit akarnak és mire van szükségük (ezt a követelmények volatilitásának nevezik). Ezért az előre nem látható kihívások nem kezelhetők megfelelően a hagyományos prediktív vagy tervezett módon.

A Kanban a tudásintenzív folyamatokban különösen hasznos módszer, amely kiegyensúlyozza az igényeket és az elérhető munkakapacitást. A munkaelemeket úgy jeleníti meg, hogy a résztvevők átláthassák az előrehaladást és a folyamatot, a feladat meghatározásától kezdve a leszállításig. A csapattagok a munkát kapacitásuk szerint „húzzák magukra”, ahelyett, hogy a munkát „rájuk tolnák”. A szoftverfejlesztésben a Kanban vizuális folyamatkezelő rendszert biztosít, amely segíti a döntéshozókat abban, hogy mit, mikorra és mennyit tudnak fejleszteni. Habár a módszer (a Toyota gyártási rendszere és a lean gyártás ihlette) a szoftverfejlesztésből és az informatikából indult, alkalmazható minden olyan professzionális szolgáltatásra, amelynek eredménye szellemi, nem pedig fizikai.

 

Scrum/Kanban alkalmazása a projekten

Az agilis táblákat projekt szinten használhatja, ezért az adott projekten kell aktiválnia:

1. Nyissa meg az adott projektet, amit agilis módon akar kezelni.
2. Nyissa meg a Beállítások (fogaskerék) » Modulok menüt.
3. Válassza ki a Scrum tábla és/vagy Kanban tábla modulokat, majd mentse a módosításokat.
4. A Scrum tábla/Kanban lapfülek megjelennek a projekt felső menüsorában.

 

Szerepkörök és engedélyek

A Scrum és Kanban modul használatához szükséges jogosultságokat projektszinten a Több menü » Adminisztráció » Szerepkörök és engedélyek » Projekt jogosultságok » Scrum/Kanban tábla menüben adhatja meg. Ha a felhasználónak nem a megfelelő jogosultság van beállítva (pl. scrum/kanban tábla szerkesztése), akkor a felületen végzett módosításokat nem menti a rendszer az adatbázisba, az oldalfrissítés után elvesznek a módosítások.

 

Scrum tábla – új sprint indítása

A projekten belül kattintson a Scrum tábla lapfülre. Ezen a felületen hozhatja létre az első sprintet.

Töltse ki az összes kötelező mezőt:

• Sprint neve
• Sprint kezdő napja (ne adjon meg múltbeli dátumot)

Az alábbi választható mezőket töltheti még ki:

• Sprint célja

• Határidő (legyen a kezdődátum után, vagy hagyja üresen)

• Mérföldkő (a sprintben lévő összes feladatot ehhez a mérföldkőhöz fogja kötni)

• Feladatok megjelenítése az összes projektből (más projektekben lévő feladatokat is hozzáadhat ehhez a sprinthez)

• Lezárt feladatok megjelenítése: az elmúlt X napban (a Kész oszlopban ennyi ideig lesznek láthatóak a lezárt feladatok, a régebbieket elrejti a rendszer. Vegye figyelembe, hogy ez csak a Kész oszlop esetében működik, a többi oszlopban lévő lezárt feladatra nem).

• Ha az első sprintet létrehozta, hagyja bejelölve a „Ne helyezzen át feladatokat” opciót. Egyébként áthozhatja a feladatokat egy kiválasztott sprintből, vagy minden létező sprintből az új sprintbe.

 

Scrum tábla – projekt teendőlista kezelése

Az új sprint létrehozása után átlép a Projekt teendőlista felületére, ahol három oszlop szerepel. Feladatok a teendőlistába, Projekt teendőlista, Sprint teendőlista. Az első oszlopban minden olyan feladatot lát, amely megfelel az alapértelmezett szűrőnek vagy az egyedi szűrésének. Javasoljuk, hogy a gyakran használt szűréseket mentse el ezen a nézeten, így gyorsan betöltheti a feladatlistákat és kiválaszthatja azokat a feladatokat, amelyeket a projekt vagy sprint teendőlistához ad.

A „fogd-és-vidd” módszerrel egyszerűen áthúzhatja a feladatokat a Projekt vagy Sprint teendőlistába. A Projekt teendőlistát használja arra, hogy kiválassza és mentse azokat a feladatokat, amelyeket az agilis módszerrel a projektben kezelni kíván. A sorrend beállításával priorizálhatja, hogy mely feladatok kerüljenek hamarabb a sprintekbe. Használata nem kötelező, a feladatokat azonnal a Sprint teendőlistába is húzhatja. Azokat a feladatokat, amelyeket a Sprint teendőlistába húzott, azonnal összekapcsolja az adott sprinttel. Vegye figyelembe, hogy egy feladat csak egy sprinthez tartozhat.

 

Scrum tábla – sprint kezelése

A teendőlista összeállítása utána a Scrum táblára kattintva a kiválasztott sprint áttekintő lapját látja. (Az előző nézeten az Ugrás a sprinthez gombra kattintva is átléphet ide.) Bal oldalon a sprint teendőlistába választott feladatokat látja, a többi oszlop pedig a lehetséges állapotokat mutatja (pl. szakaszok). Alapértelmezetten az Új, Folyamatban, Jóváhagyásra vár és Kész oszlopok szerepelnek. Az állapotnevek mellett számokat is láthat (pl. 38/45) – ezek az adott állapotban lévő feladatok story pontjait mutatja (vagy a feladat más súlyozását) a sprint összes story pontjához képest. A súlyozást a sprint létrehozásakor adhatta meg a beállítások során.

A fogd-és-vidd módszerrel a megfelelő oszlopba húzhatja a feladatokat, amint a megvalósítás során a következő szakaszba lép. Ha az egeret a feladatkártyák fölé húzza további adatokat tud megjeleníteni (lásd az alábbi képen), így nem kell a feladatot minden esetben megnyitni. A jobb oldali menüben gyorsan létrehozhat új sprintet, válthat a megjelenített sprintek között vagy további beállítások, áttekintő lapok közül választhat. A felső sorban a sprint neve mellett három ikon közül választhat: sprint szerkesztése, lezárása, törlése.

A sprint nézet felső sorában találja az úszósávot, a lenyíló listából választhatja ki, hogy a feladatokat milyen szempont szerint akarja csoportosítani (szülőfeladat, felelős, prioritás, feladat típus, szerző, mérföldkő, kategória, sprint). Ha a feladatot az úszósávok között mozgatja, akkor az adott értékkel módosítja is a feladatot pl. más lesz a feladat felelőse, változtatja a prioritást vagy másik mérföldkőhöz rendeli a feladatot.

Ha egy feladatkártyára jobb egér gombbal kattint, akkor egy lenyíló menüsor jelenik meg, ahol a feladat főbb adatait tudja módosítani. Egyszerre több feladatot is ki tud választani, mozgatni és szerkeszteni, ehhez tartsa lenyomva a CTRL gombot és bal egér gombbal kattintva válassza ki a feladatokat. Ezután a fogd-és-vidd módszerrel mozgassa a feladatokat, vagy a lenyíló menüsorból válassza ki a megfelelő módosítást.

 

Scrum tábla – grafikonok

A burndown grafikon az idő függvényében mutatja a hátralévő munkát. A függőleges tengelyen a hátralévő munkát látja, a vízszintes tengelyen az időt. Így a sprint lefutása szerint látja, hogy mikor mennyi feladat volt még hátra, így meg tudja becsülni a hátralévő munka időigényét. A burndown grafikon a leggyakrabban használt módszerek között szerepel, amellyel az agilis folyamat során az előrehaladást követni lehet.

A jobb oldali menüsorban kattintson a Grafikonok gombra, a megjelenő diagramon 4 mutatót lát:

1. Ideális hátralévő munka (kék) mutatja, hogy melyik időpillanatban mennyi hátralévő munkának kéne ahhoz lennie, hogy a sprint feladatait a határidőn belül le lehessen zárni.
2. Tény hátralévő munka (narancs) mutatja, hogy ténylegesen mennyi munka maradt az ideálishoz képest.

3. Hátralévő feladatok (zöld) mutatja, hogy hány feladat maradt az adott napokra a sprintben a kezdő dátum, határidő és állapotok alapján.

4. Befejezett feladatok (piros) mutatja az idővonalon a befejezett feladatok számát.

A burndown grafikon így néz ki:

 

Kanban – projekt teendőlista kezelése

A kanban projekt teendőlista egyszerűbb, mint a scrum tábla esetében volt. Csak két oszlopa van: Feladatok a teendőlistába és Projekt teendőlista. Minden feladat, amit a projekt teendőlistához rendelt, megjelenik a kanban táblán. Ha feladatokat keres a teendőlistában, akkor használja az oldal tetején található „Keresés” mezőt vagy állítsa be a szűrést úgy, hogy a kívánt feladatok jelenjenek meg.

 

Kanban – Kanban tábla kezelése

A projekt felső menüsorában kattintson a Kanban lapfülre a megnyitáshoz. Az alábbi képhez hasonló nézet jelenik meg Önnek. A Scrum táblához hasonlóan itt is akárhány szakaszt/fázist létrehozhat, és hozzárendelheti ezekhez a különböző feladat állapotokat. A feladatokat balról jobbra mozgatja lépésenként az előrehaladás szerint, míg eléri az utolsó „Kész” oszlopot és lezárja a feladatot. Természetesen az úszósáv szerinti csoportosítás itt is elérhető, akárcsak a Scrum táblán. A feladatokat is hasonlóan szerkesztheti a lenyíló menü (jobb egér gomb) és a csoportos kijelölés (CTRL+bal egér gomb) segítségével.

 

Beállítások

A beállítások nagyon hasonlóak a Scrum és a Kanban táblák esetében, ezért ezeket összevontan mutatjuk be. A Beállításokat a jobb oldali menüsorban találja. Új állapotot (azaz szakaszt) hozhat létre a zöld gombra kattintva. A készültség állapota oszlopban adja meg a szakasz nevét. A sort törölni a jobb oldalon lévő Törlés gombra kattintva tudja. A „tartalmazza ezeket az állapotokat” szakasznál tudja megjelölni a szakaszhoz tartozó állapoto(ka)t, így automatikusan a megfelelő részhez kerülnek a feladatok. Például, ha a Visszavont állapotot is a Kész oszlopban jeleníti meg, akkor egy feladat frissítése és visszavonása után már a Kész oszlopban mutatja majd azt a tábla. Hasonlóképpen az Új állapotú feladat automatikusan az Új oszlopba kerül. Minden állapotot csak egy oszlophoz rendelhet, a többi oszlopnál már nem lesz aktív, így elkerülhetőek a hibák.

Arra is lehetősége van, hogy az oszlopok közötti mozgatással automatikusan változtasson a feladatok állapotán és/vagy felelősén is. Ehhez használja a fázishoz tartozó Feladat állapot és Felelős módosítása a következőre opciókat. Például így, ha egy feladatot az Ellenőrzés oszlopba húz, akkor a feladat állapotát is erre frissíti. Az Egyéb menüben személyre szabhatja, hogy milyen adatok jelenjenek meg a feladatkártyákon. A Felirat mezőnél kiválasztott adat a feladatok neve alatt jelenik meg. Az Érték info mezőben megadott számértéket a kártyák jobb felső sarkában jeleníti meg. Ezt az értéket használja a burndown grafikon is, tehát ha módosítja ezeket az értékeket, a grafikon is annak megfelelően fog változni.

A További beállítások menüben pedig az alábbi lehetőségek közül választhat: avatar megjelenítése a felelős/szerző stb. szerint, egy vagy több dátum megjelenítése a kártyán (pl. kezdő dátum, határidő, létrehozás ideje stb.) és felteheti a feladat típus ikonját is. A jobb oldali előnézet képen kiemelve láthatja, hogy az adott mező hol jelenik majd meg a kártyán. Végül bejelölheti a Workflow használata a kanbanon opciót. Ha a beállításokat megfelelően elvégezte és ennek megfelelően akarja alkalmazni, akkor a Státuszok újraszámítása gombra kattintson, így azonnal a megfelelő helyre kerülnek a kártyák. Végül a Szerkesztés gombra kattintva mentheti a módosításokat.

Az Érték info mezőben megadott értéket használja a burndown grafikon és az egyes fázisok esetében ez mutatja a munkamennyiséget. A scrum módszertan szerint a becsült időt vagy story pontot használja erre. A többi lehetőség csak speciális esetekben szükséges, normál használat mellett azok félrevezető eredményeket adhatnak. Ez különösen igaz a hátralévő idő megjelenítése esetén – ezért azok használatát nem javasoljuk.

 

Hogyan adja hozzá a modult a projekt áttekintő laphoz és a főoldalhoz

Az oldalakat könnyen szerkesztheti, kattintson a lap alján található „Oldal személyre szabása” gombra, majd válassza ki a megfelelő szekcióban a modul listából a Kanban/Scrum táblát vagy Sprint áttekintőt.

 

Feladatok felugró ablak nézete

A feladat részletes nézete felugró ablakként is elérhető, így nem kell az adatlapot új böngészőablakban megnyitnia, ha áttekintené vagy szerkesztené az értékeket. A felugró ablakban minden olyan információt megtalál, ami a részletes adatlapon a különböző szakaszokban és menükben elérhető. A legfontosabb előnye, hogy nagyon gyorsan és könnyen tudja frissíteni a feladatokat. Ennek megnyitásához csak kattintson a feladatkártyára.

A felugró ablakban a jobb oldalon szerepelnek az egyes szakaszok, amiket szerkeszthet. Ha rákattint, az adatlap megfelelő helyére ugrik a kép. Az alábbi lehetőségek közül választhat: részletek, leírás, hozzászólások, mellékletek, eltöltött idő, munkatárs, címkék, alfeladatok, szülőfeladatok és kapcsolódó feladatok.

Természetesen a nézeten az összes mező szerkeszthető, így gyorsan szerkesztheti az adatokat, vagy kiegészítheti a szöveges mezőket, csak kattintson a megfelelő mezőre.

 

Megjegyzések

• Ha először engedélyezte a „Feladatok megjelenítése az összes projektből” opciót és a sprinthez másik projektből is rendelt feladatot, majd visszavonta ezt a beállítást, a sprintben továbbra is benne marad az előzőleg hozzáadott feladat.

• A Feladatok szűrőből modul kanban megjelenítése esetén a kanban csoportosítás mezőt töltse ki.

• Ha egy projektben ki akarja kapcsolni a scrum modult, akkor előtte győződjön meg arról, hogy nincs nyitott sprint a projektben. Különben továbbra is megjelenne a nyitott sprint, de megnyitni, módosítani már nem tudná.

• A Kanban modul és a feladat szűrők kanban megjelenítése között az alábbi eltérés tapasztalható: A Kanban táblán nem tudja a feladatot olyan oszlopba helyezni, amit a workflow nem tesz lehetővé. A feladatok kanban nézetén ellenben a feladatot látszólag át tudja helyezni, de a rendszer nem menti a módosítást és az oldal frissítése után a feladat visszaugrik az eredeti helyére.

• A kártyák felirat mező értékei között szerepel olyan is, amelyeket bizonyos feladattípusok esetén akár ki is kapcsolhatott, így ilyen esetekben üresen jelenik meg a felirat.

• Ha a scrum/kanban táblán az úszósávban a projektek szerinti csoportosítást választotta, akkor minden projekt megjelenik az oldalon - tehát nem tud projektek szerint szűrni a nézeten.

• A teendőlista szűrésekor csak a Feladatok a teendőlistába és Projekt teendőlista oszlopok esetében működik a szűrés, a sprint teendőlista mindig megjeleníti a benne lévő összes feladatot.