A Tudásbázis 2.0 bevezetése: a követendő legjobb praktikák

Mi a Tudásbázis 2.0?

Ez a tökéletes módja egy vállalat know-how-jának elérésének az Easy Projectbe integráltan, ami hatékony eszközkészletet biztosít a dokumentációk, kézikönyvek, folyamatok, minőségirányítás és egyéb szükségletek rendszerezéséhez és skálázásához a szervezeten belüli tudás fenntartásához.

Tudjon meg többet!

Hogyan hoztuk létre?

• Mi volt a kihívás: Az Easy Software-nél a belső tudás megosztására szolgáló meglévő megoldás már nem volt elegendő az információk egyre összetettebbé válása miatt. A cikkek kategorizálása nem volt elég.
• Amire szükségünk volt: Olyan speciális alkalmazást kerestünk, amely a lehető legszorosabban kötődik az Easy Projecthez. Mindenképpen nyílt forráskódúnak kellett lennie, mert mi támogatjuk ezt - maga az Easy Project is egy nyílt forráskódú szoftver.
• Melyik megoldást választottuk: A BlueSpice tökéletesen megfelelt követelményeinknek. Ez egy nyílt forráskódú wiki eszköz, amely adaptálhatósággal és zökkenőmentes integrációval rendelkezik az Easy Projecttel.

Hogyan zajlott a migráció?

A korábbi Tudásbázisunkban fontos adatok voltak, amelyeket át kellett vinni az új megoldásba. Olvasson tovább, és fedezze fel azt a hét lépést, melyet a zökkenőmentes megvalósításhoz alkalmaztunk:

1. Tegyen rendet az eredeti Tudásbázis adatai között – kezdje ezzel az integráció előtt! Javasoljuk, hogy rendszerezzen minden cikket az „utoljára frissített” dátum szerint, a legrégebbivel kezdve.

• Rá fog jönni, hogy a tetején szereplő legtöbb cikk egyszerűen törölhető.
• Másokat, amelyeket az „ellenőrzésre” nevezett speciális kategóriába sorol be – ezeket később frissíti majd
• Egyes cikkeket azonnal frissíthet
• A többi maradhat úgy, ahogy van

Két további tipp:

• Ha több ember fogja átnézni a cikkeket, jó ötlet lehet azokat valahogyan megjelölni vagy beállítani egy egyedi mezőt – például „Átnézve”.
• A cikkek címeit is ellenőrizze! Ha problémás szimbólumot tartalmaznak, azok gondokat okozhatnak a migráció során. Íme néhány tipp a mediawiki.org-ról az oldalcímeken és az engedélyezett címkarakterekről.

Tudjon meg többet!

2. Telepítse a Tudásbázis 2.0-t – a modul műszaki átadása. Mivel az Easy Felhőben van a rendszerünk, ez szinte teljesen automatikusan történt meg.

3. Végezzen néhány teszt migrációt – nem voltunk biztosan az eredményben, ezért teszt migrációt végeztünk.

• Ellenőriztük az oldalcímeket, a tartalomformázást (fejléc, bekezdések, linkek és képek), és a kategóriákat.
• Megnéztük, meddig tartana (több, mint 900 cikket kellett migrálnunk).
• Az eredeti Tudásbázis tartalmában a tesztmigráció során szerzett megállapításaink alapján elvégeztük a szükséges változtatásokat.
• „Frissítettük” a Tudásbázis 2.0 alkalmazást – töröltünk minden adatot.

4. Felhasználóink informálása

• Tájékoztattuk őket az éles környezet migrálásának dátumáról = ezután az elsődleges tudásbázisunk a Tudásbázis 2.0 lesz. Ezt követően a felhasználóknak már csak olvasási jogosultságuk lesz az eredeti cikkekhez (referenciaként és összehasonlítás céjára), azok korábbi és aktuális kinézetéhez.
• Tartottunk néhány kör felhasználói tréninget és admin továbbképzést.

5. Éles import

• Eljött a nap, amikor rákattintottunk a gombra, és elkezdődött a migráció.
• Kezdeti ellenőrzésünket követően csökkentettük minden szerepkör engedélyeit az eredeti Tudásbázishoz – kizárólag olvasási jogosultságra.

Tekintse meg a migrációs folyamatot

6. Belső támogatás

• Kijelöltünk néhány kollégát és egy csatornát a Microsoft Teams-ben, ahol a felhasználók kérdéseket tehetnek fel a Tudásbázis 2.0 működésével kapcsolatban.
• A migráció után néhány probléma derült ki az éles rendszerben. Mivel nálunk még az eredeti volt aktív, minden kérdést ennek megfelelően tudtunk megoldani.

7. Az eredeti Tudásbázis felfüggesztése

• Körülbelül 6 hét elteltével eltűnteka belső támogatási kérelmek.
• Letiltottuk az eredeti Tudásbázist Easy Project alkalmazásunkból.
• Javasoljuk, hogy a bővítmény eltávolítása előtt készítsen biztonsági másolatot.

Hogyan fogadta a változást a cég?

Egy szervezetben végbemenő minden változásnál időbe telik, mire teljes mértékben elfogadják. A kezdetek a legnehezebbek, éppen ezért folyamatosan emlékeztetnünk kell felhasználóinkat az új rendszer előnyeire.

A Tudásbázis 2.0 esetében nyilvánvaló, hogy ha valamit nem tud, először próbálja a keresést (villanykörte az oldalsávon). Az eredményeket nem csak a cikk címe formájában fogja látni (mint az eredeti Tudásbázisban), hanem első ránézésre az oldalak tényleges tartalmában is => jó eséllyel választ kap anélkül, hogy máshol kellene keresnie.

Amikor egy felhasználó egyszerűen és gyorsan megtalálja a kívánt tudást másoktól, hajlamosabb ő is megosztani velük a tudását, hogy viszonozza a szívességet és érzést.

Hogyan zajlott a megvalósítás?

Kategóriák

Az eredeti Tudásbázisból importáltuk ezeket, ami nagyszerű. A szerkezetet (kategóriák és alkategóriák) azonban technikailag nem lehetett importálni. Első dolgunk volt, hogy átnéztük a kategóriákat, amelyekbe az oldalak vannak rendszerezve.

A kategóriák 3 fő „dimenziójával” kezdtük:

• Közönség – akik számára a leghasznosabb az oldal – több opció is lehetséges, mint
• Értékesítés
• Fejlesztés
• Marketing
• Mindenki
• Dokumentumtípus – amilyen típusú tudás van megosztva benne. Végül minden típus saját sablont tartalmaz, így ezek mind egységesen néznek ki. A legjobb gyakorlat szerint minden egyes oldalnak egyetlen dokumentumtípusa lehet.
• Szabályzat
• Leírás
• Folyamat
• Előadás jegyzetek és felvételek
• Téma – amiről az oldal szól. Ez a struktúra mélyebb is lehet, hiszen számos téma létezik a cégben. Az oldal hozzáadása egy Téma kategóriához opcionális – nem szükséges, ha nem létezik megfelelő kategória.
• Termék
  
• Alapfunkciók
• Erőforrás menedzsment
• Helpdesk
• Agilis board
• Infrastruktúra
• Felhő
• Szerver
• Hibrid megoldás
• Belső IT
• Teams
• Outlook
• Hardver
• Megosztott HW
• Egyéni HW

Mivel minden szerkesztő tud új kategóriákat létrehozni, havi felülvizsgálatokat végzünk, hogy ne hozzunk létre túl sok tisztázatlan, egyszer használatos kategóriát. Úgymond rendbe tesszük a struktúrát, nehogy elvaduljon.

Navigációs oldalak

Nagyon fontos, hogy a felhasználók jól tudjanak navigálni az új alkalmazásban. A navigáció természetes eleme a főmenü, amely részben személyre szabható. Hasznos kiegészítő lehetőség a kezdőlap, amely üdvözli az olvasókat, átirányít a Tudásbázis 2.0 legjobb gyakorlatairól szóló cikkre, valamint a cégünk részlegeinek szentelt oldalakra.

Ha például a Marketingre kattint, a felhasználó a Marketing oldalak főoldalára kerül, ahol böngészhet. Ez további információkat is tartalmaz, amelyek kizárólag az adott részlegre vonatkoznak.

Azt fontolgatjuk, hogy navigációs oldalakat használunk más rendezési feltételekhez (például termék információkhoz vagy általános vállalati szabályzatokhoz).

Egyszerre csak egy lépést!

A kategóriák és a navigációs oldalak beállítását követően a felhasználók már dolgozhatnak is a rendszerben. Eleinte kissé zűrösnek tűnhet, ezért van néhány kijelölt Tudás adminisztrátorunk, akik felügyelik a rend betartását.

Már néhány hónapja használjuk a Tudásbázis 2.0-t, és még mindig csak az elején tartunk. Tisztában vagyunk vele, hogy messze vagyunk a tökéletesen szervezett és szabványosított wiki ideális állapotától, amelyet minden felhasználó (tapasztalattól függetlenül) fejből ismer.

Meggyőződésünk, hogy a Tudásbázis fokozatos, az elkötelezett felhasználók általi organikus növekedése végső soron jobb, mint ha hónapokat töltenénk egy olyan rendszer előkészítésével, amelyet felhasználóinknak alaposan tanulmányozniuk kellene, hogy megértsék.

Javasoljuk, hogy alaposan figyelje meg, hogyan használják a felhasználók, és apró lépésekben haladjon a precízebb szervezeti konfigurációk - például oldalsablonok, tipográfiai szabályok stb. - megvalósítása felé. Minden olyan lépést, amely csak kicsit bonyolít a Tudásbázis használatán a szervezet javára, csatolni kell annak magyarázatát arról, hogy az milyen előnyökkel jár az érintettek számára.

Konklúzió

Mi sikeresen befejeztük a migráció és a bevezetés folyamatát, és most Önön van a sor, hogy kövesse példánkat. A fenti tippek felhasználásával és ihletet merítve bármely vállalat megvalósíthatja a tudásbázis 2.0 egyedi verzióját, megőrizve annak értékes tudását.

Próbálja ki ingyen!